Fachwissen Wertpapiere - Geschäftsabstimmungen

Im Rahmen einer Börsengeschäftsabwicklung werden für alle Orderausführungen Schlussnoten (Regulierungsdateien) generiert, die untertägig an das jeweilige Wertpapierdienstleistungsunternehmen übertragen werden.

Die Abstimmung Order gegen Schlussnote erfolgt bei einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen anhand von vordefinierten Matching Kriterien (z.B. Gattung in ISIN oder WKN, Stücke oder Nominale, Geschäftsart Kauf oder Verkauf, Matching Schlüssel zwischen Ausführungsanzeige und Schlussnote d.h. „bankinterne Ordernummer vs. Schlussnotenreferenznummer“) i.d.R. soweit wie möglich automatisiert.

Die Abstimmung Order gegen Schlussnote erfolgt bei einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen anhand von vordefinierten Matching Kriterien (z.B. Gattung in ISIN oder WKN, Stücke oder Nominale, Geschäftsart Kauf oder Verkauf, Matching Schlüssel zwischen Ausführungsanzeige und Schlussnote d.h. „bankinterne Ordernummer vs. Schlussnotenreferenznummer“) i.d.R. soweit wie möglich automatisiert.

Mögliche Ursachen für Differenzen können fehlende Ausführungen oder Geschäftsbestätigungen sowie Abweichungen bei Kommissionsbeträgen (z.B. Kursrundungsdifferenzen, Valutendifferenzen, vom Makler einbehaltene Courtagebeträge, fehlende Nachkommastellen, zum Zeitpunkt der Abstimmung fehlende Schlussnoten vom Intraday Handel, auf Zuführung von Zwischengewinnen oder Stückzinsen wartende Order, mehrere zusammengehörige Order müssen mit mehreren Schlussnoten gematcht werden, Systemfehler und Übertragungsfehler) sein.

Mit der manuellen Abstimmung eines Fehlerprotokolls wird - sofern möglich - das Ziel verfolgt, die bislang nicht gematchte Order den passenden Schlussnoten manuell zu zuzuordnen und anschließend in einem Nachlauf der maschinellen Verarbeitung zuzuführen.

Auf der Grundlage von Geschäftsbestätigungen finden die dazugehörigen Regulierungen statt. Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen trägt daher im Falle einer nicht rechtzeitig durchgeführten Geschäftsabstimmung das Risiko, eventuell entstehende Schäden selbst tragen zu müssen.

Technische Daten aus einer Order gegen Schlussnote Abstimmung können auch für die Erstellung von täglich erforderlichen §9 WpHG Meldungen verwendet werden.

Auf einem Kommissionsdepot werden alle Wertpapiertransaktionen gebucht, die in Kommission für einen Kunden durchführt werden. Das Kommissionsdepot bildet in Rahmen der Ausführung einer Kundenorder zur Buchung auf dem Kundendepot die entsprechende Gegenbuchung ab.

In Folge der Weiterleitung der Kundenorder an den Kontrahenten und dem Erhalt einer Geschäftsbestätigung bzw. einer in Schlussnoten erhaltenden Gegenrechnung wird das Kommissionsdepot wieder ausgeglichen.

Die Abstimmung eines Kommissionsdepots verfolgt das Ziel einer Überwachung und ggf. einer erforderlich werdenden Klärung, dass alle Geschäftevorfälle ordnungsgemäß bestätigt werden, damit das Kommissionsdepot soweit wie möglich ausgeglichen gehalten werden kann.

Da eine Kundenorder „Lieferung gegen Zahlung“ auch eine geldseitige Buchung auslöst, erfolgt die Buchung der Zahlungstransaktion über das Kommissionskonto. Ein Kommissionskonto muss also somit die Zahlungsbewegungen in der exakten Betragshöhe zu den zugehörigen Buchungsposten auf dem Kommissionsdepots ausweisen. Der Geldwert der auf dem Kommissionsdepot gebuchten Geschäftsvorfälle muss in einer gegenseitigen Abstimmung sich auch auf dem Kommissionskonto befinden.

Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen ist dem §9 WpHG nach verpflichtet, jedes Kundengeschäft spätestens an dem auf den Tag des Geschäftsabschlusses folgenden Geschäftstag zu melden.

Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen trägt des Weiteren das Risiko einer ordnungsgemäßen Geschäftsabstimmung und muss bei verschuldeten Abstimmungsfehlern den entstandenen Schaden eventuell selbst tragen. Beispielsweise wenn auf Grund der nicht rechtzeitig erfolgten Prüfung einer sich als fehlerhaft erweisenden Geschäftsbestätigung eine Stornierung und Neuabrechnung des Geschäftes gegenüber einem Kontrahenten nicht mehr möglich ist, da fehlerhafte Schlussnoten bei einem Kontrahenten nur bis 15.00 Uhr des folgenden Geschäftstages reklamiert werden können.

Alle Orderausführungen werden bei der Abstimmung eines Kommissionsdepots gegen alle Schlussnoten geprüft. Bei Übereinstimmung einer Orderausführung mit einer Schlussnote werden diese beiden Positionen miteinander als zusammengehörig gepaart (matching).

Unter einer Lagerstellenabstimmung ist beim Wertpapierdienstleistungsunternehmen ein Bestandsabgleich zu verstehen, bei dem die Wertpapierbestände auf den intern geführten Depots mit den tatsächlichen externen Lagerstellenbestandsdaten von Zentralverwahrern (CSDs) in regelmäßigen Abständen (soweit wie möglich maschinell via Reconciliation Tool) abgeglichen werden.

Letztendlich müssen nach Abschluss der jeweiligen Regulierung die Depots bei einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen die tatsächlichen Bestände der Lagerstellen widerspiegeln.

Für den auszuführenden Prozess der Lagerstellenabstimmung ist es erforderlich, dass die jeweilige Lagerstelle eine technische Unterstützung anbietet, die ein Abholen von Lagerstellenbestandsdaten ermöglicht. Seitens der Lagerstelle Clearstream Frankfurt (CBF) wird dieser Service über das Abwicklungssystem CASCADE, welches von der Deutschen Börse für girosammelverwahrte Wertpapiere angeboten wird, abgebildet.

Das Ziel einer Lagerstellenabstimmung ist es, anhand von etwaig zu erstellenden Differenzenlisten mögliche Abweichungen in Stücken und in Gattung zu erkennen, deren Ursachen zeitnah zu analisieren und zu klären sowie geeignete Maßnahmen zur Behebung der aufgetretenen Differenzen einzuleiten.

Anderenfalls können ungeklärte Bestandsdifferenzen zu Regressionsansprüchen führen; beispielsweise dann, wenn ein Depotkunde der seine Stücke nicht rechtzeitig erhält daran gehindert wird, diese zu dem von ihm gewünschten Zeitpunkt wieder veräußern zu können. Fehlende Stücke im Depot können zudem auch dazu führen, dass Kapitalmaßnahmen erst zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden.

Bestandsdifferenzen sind prinzipiell auf noch nicht ausgeführte und/ oder auf nicht ordnungsgemäß erfolgte Depotbuchungen zurückzuführen.

Geschäftsvorfälle, die zu Bestandsdifferenzen führen können, sind beispielsweise Regulierungen gegen Zahlung, Regulierungen frei von Zahlung, Regulierungen von Wertpapierleihen, Kapitalmaßnahmen sowie Lagerstellenumlegungen mit fehlende Regulierungsnoten, mit Bestandsperren auf Grund von Kapitalmaßnahmen, mit unbekannten ISIN/ WKN/ Common Code (Luxemburg) oder mit sonstigen technisch oder menschlich veranlassten Ursachen.

Mit dem operativen Geschäft der Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen gehen oftmals auch gleichzeitig geldseitige Buchungen einher, deren Buchungslogik über sogenannte Zwischenkonten (z.B. Konto Geldeingang/-ausgang Deutsche Bundesbank, Wertpapierkommissionskonto, Dividendenverrechnungskonto, Fonds-Ertragsausschüttungskonto, Konto für den Bezug von Kapitalmaßnahmen und Spitzenausgleich) – die auch als CPD Konten (Conto pro Diverse) bezeichnet werden – gesteuert wird.

Diese für die Verrechung der Zahlungstransaktionen genutzten Zwischenkonten sind i.d.R. täglich abzustimmen, d.h. die elektronisch erstellten Kontoauszüge werden auf deren Korrektheit kontrolliert. Abweichungen bei den CPD Kontoabstimmungen können sich aus diversen Gründen ergeben, möglicherweise können z.B. Buchungsdatensätze bei schwebenden Kontoeröffnungen nicht durchgängig bis zum Kundenkonto gebucht werden. Selbiges gilt dafür, wenn die Zuordnung von Cash-Umsätzen noch zu klären ist oder das Konto einer angegeben IBAN bereits zuvor geschlossen wurde.

Derartige Sachverhalte werden – nach Möglichkeit so kurz wie möglich - auf CPD Konten zwischengelagert. Sofern ein CPD Konto keine offene Posten enthält, stimmen die Summen des Soll und Haben Saldos exakt überein.

Verrechnungskonten, die für andere Kreditinstitute (oftmals auch in unterschiedlichen Währungen) oder Zentralverwahrer/ Lagerstellen geführt werden und bestehende Forderungen oder Verbindlichkeiten ausweisen, werden als Nostrokonto bezeichnet. Nostrokonten können beispielsweise auch für (Bar-) Sicherheiten geführt werden und sind ebenfalls i.d.R. täglich, unter Umständen auch wöchentlich oder ggf. nur bei Bewegungen (= hinzukommende neue Buchungsposten) abzustimmen.

Anlog zu der Verfahrensweise bei den CPD Konten werden auch wertpapierseitig CPD Depots benötigt, die in regelmäßigen Zyklen abzustimmen sind.

Unter den Begriff eine CPD Depots fallen lagerstellenabhängige Zwischendepots, die wegen Umtausch/ Split geführt oder für externe Depotüberträge benötigt werden oder auch das bereits erwähnte Kommissionsdepot.

Werden Kommissionsdepots (Stücke) in Fremdwährung geführt, wird für eine konsistente Abstimmbarkeit von Wertpapiergeschäftsvorfällen in der jeweiligen Währung auch die Führung eines zugehörigen Kommissionskontos (Geld) erforderlich.