SAP FS-CD & SEPA

SAP for Insurance Inkasso und Exkasso (SAP FS-CD) hat in der Versicherungsbranche die Aufgabe, Prämien für laufende Policen einzuziehen sowie Leistungen auszuzahlen. Um SAP Policy Management jederzeit den Zahlstatus zu einer Police mitteilen zu können, müssen sämtliche Zahlungsströme pro Kunde auf einem Kontokorrentkonto gebucht werden.

Die Mitteilung von Zahlungseingängen ist insbesondere bei Vertragselementen notwendig, bei denen der Kunde die Höhe und den Zeitpunkt der Prämienzahlungen selbst bestimmen kann. Erst dadurch lässt sich die Versicherungsleistung ableiten.

Mit diesem SAP Inkasso-/Exkasso System können spartenübergreifend Aufgaben wie Kontokorrentbuchführung, Zahlungsabwicklung, Geldeingangsverarbeitung, Korrespondenz und Mahnwesen ausgeführt sowie die Abrechnung über Makler und das Mitversicherungsgeschäft abgebildet werden.

Die Versicherungsnehmer (Prämienzahler) werden pro Versicherungsobjekt in den Stammdaten angelegt.

In SAP FS-CD erfolgen alle Auszahlungen maschinell. Die Auszahlungen werden vom so genannten Zahlprogramm bzw. Zahllauf durchgeführt (Transaktion FPY1).Bei Ausführung des SAP FS-CD Zahllaufs wird in einem ersten Schritt der Saldo aller offenen, fälligen und nicht gesperrten Posten zu einem Zahlweg ermittelt und sortiert.

Fällig bedeutet im Sinne von SAP FS-CD, dass das in den Belegen eingetragene Nettofälligkeitsdatum oder Stundungsdatum kleiner als das im Zahllauf vorgegebene Stichtagsdatum ist. Weist das Vertragskonto einen Saldo zugunsten des Versicherungsnehmers auf, so wird dieser exkassiert.

Unter einem Bankverrechnungskonto ist ein Sachkonto zu verstehen, welches zur Abstimmung mit dem Bankkonto gebucht wird. Für jede Bankverbindung, zu der in SAP FS CD Zahlungseingänge gebucht werden, wird ein Bankverrechnungskonto hinterlegt.

Die Zahlungseingänge werden von einem Kreditinstitut an SAP FS CD geliefert und durch den Report RFEBKA00 in der SAP FI Komponente Cash Management in den Bankdatenspeicher eingelesen. Voraussetzung hierfür ist, dass die einzelnen Kreditinstitute als Hausbanken in SAP FI definiert sind und denen entsprechende Bankverrechnungskonten (Sachkonten) eindeutig zugewiesen sind. Auch in SAP FS-CD müssen für diese Bankverbindungen Bankverrechnungskonten hinterlegt werden.

Für jede Bankverbindung muss das hinterlegte Bankverrechnungskonto SAP FI und SAP FS-CD identisch sein. Dies ist erforderlich, um Zahlungseingänge in SAP FS-CD mit dem Hauptbuch abstimmen zu können. So kann die Summe der Zahlungseingangs Einzelpositionen (SAP FS-CD) und die Summenbuchung in SAP FI auf dem gleichen Bankverrechnungskonto abgestimmt werden. Im Idealfall ist das Bankverrechnungskonto ausgeglichen.

Pro Belegart erfolgt die Verarbeitung über einen Zahlstapellauf. Um Auswertungen über Einzelposten (z.B. in der Kontostand Anzeige) zu ermöglichen, wird der Ausgleichsgrund (z.B. Eingangszahlung) als Information zu der ausgeglichenen Belegpositionen gespeichert.

In SAP FS-CD werden Zahlungseingänge den entsprechenden Versicherungsobjekten (Versicherungsschein-, Provisionsnummern) zugeordnet und letztendlich auf diesen gebucht.

Bei der Übernahme von Zahlungseingängen in SAP FS-CD erfolgt eine Interpretation der kundenseitig mitangegebenen Verwendungszwecke. Aufgrund dieser Interpretation sollen die Zahlungseingänge in SAP FS-CD den entsprechenden Versicherungsobjekten maschinell zugeordnet und auf diesen gebucht werden können.

Zahlungseingänge, die maschinell keinem Versicherungsobjekt zugeordnet werden können, werden auf ein Klärungskonto gebucht, müssen mittels einer Klärungsbearbeitung manuell abgearbeitet und nach erfolgter Klärung dem jeweiligen Versicherungsobjekt zugeordnet werden [Beispiel: Zahlungseingänge, die mehrere Verträge betreffen, so dass im Verwendungszweck mehrere Versicherungsscheinnummern angegeben werden].

Für die SAP FS-CD Verwendungszweckinterpretation müssen Kriterien und Schlüsselbegriffe für die einzelnen in SAP FS-CD abgebildeten Bereiche definiert werden, anhand derer eine eindeutige Zuordnung der Zahlungseingänge zu den entsprechenden Versicherungsobjekten ermöglicht wird.

In SAP FS-CD besteht die Möglichkeit, eine Interpretation des Verwendungszweckes über Customizing sowie über die Ausprägung von Funktionsbausteinen abzubilden.

Mittels Customizing Einstellungen können einfache Interpretationsregeln abgebildet werden. Mit der Ausprägung von Funktionsbausteinen kann auf komplexere kundenspezifische Anforderungen bzw. Besonderheiten eingegangen werden.

Im Bereich des Customizing werden die Parameter bzw. Einstellungen beschrieben, anhand derer die Zahlungseingangsverarbeitung und die Zahlungsausgangsverarbeitung in SAP FS-CD gesteuert wird, insbesondere auch eine Definition von Vorgaben für die Übernahme des Elektronischen Kontoauszuges (MT 940).

Maschinell gebuchte Zahlungseingänge werden letztendlich anhand eines Sektionstyps einem Versicherungsobjekt zugeordnet und auf diesem gebucht.

Der Bankdatenspeicher ist ein Bestandteil der Komponente Cash Management. Im Bankdatenspeicher werden u. a. andere Inkassodateien (Kontoauszüge) abgelegt und verwaltet, die zuvor über den Elektronischen Kontoauszug eingelesen worden sind. Mit dem Report RFKKKA00 werden aus den im Bankdatenspeicher abgelegten Kontoauszügen Zahlstapel erstellt.

Ein elektronischer Kontoauszug wird von Kreditinstituten in der Form einer Datei im MT940-Format geliefert. Aus den gelieferten Daten erstellt der Report RFEBKA00 u. a. Einträge in folgende Tabellen erzeugt:

Die SEPA-Daten IBAN und BIC werden im bestehenden MT940-Format geliefert und in die Tabelle FEBEP eingetragen.

Die mit dem Einlesen des elektronischen Kontoauszuges erzeugten Datensätze werden vom Report RFKKKA00 ins SAP FS-CD übernommen. Dies bedeutet auch, dass Zahlungs- und Rückläuferstapel angelegt und gebucht werden. Ebenso werden die entsprechenden Hauptbuchbuchungen initiiert.

In den Zahlungs- bzw. Rückläuferstapelpositionen werden die Bankleitzahl und die Kontonummer des Auftraggebers aus dem MT940 hinterlegt. Für die Angaben BIC und IBAN muss die Tabelle DFKKZP (Zahlungsstapel: Daten zur Zahlung) um die Felder IBAN und SWIFT erweitert werden.

Um die Bankreferenznummer in die Zahlungs- bzw. Rückläuferstapelpositionen zu übernehmen, sind die Zeitpunkte 0953 und 0963 anzupassen.

Ein Zahlstapel stellt eine Bündelung von Einzelzahlungen dar. In einem Zahlstapel werden pro Tag die Daten zu Zahlungen abgelegt, die einen gemeinsamen Ursprung (Kreditinstitut) haben oder die gemeinsam verarbeitet werden sollen.

Ein Zahlstapel besteht aus einem Stapelkopf und einzelnen Zahlstapelpositionen. Der Zahlstapelkopf entspricht den Angaben aus dem Kontoauszug. Diese allgemeinen Informationen, wie beispielsweise das Buchungsdatum, die Belegart, der Abstimmschlüssel, das Bankverrechnungskonto und der Buchungskreis, gelten für den gesamten Zahlstapel.

Die Zahlstapelpositionen entsprechen den Inhalten der einzelnen Positionen der von der Hausbank(en) gelieferten Datei. Hierunter fallen Informationen wie Zahlbetrag, Währung und die Zahlungsverwendung gemäß den Verwendungszweckangaben.

Der Report RFKKKA00 selektiert Zahlungen, die bei der Verarbeitung elektronischer Kontoauszüge der Komponente Cash Management in den Bankdatenspeicher eingelesen wurden. Er dient somit der Übernahme und der Buchung von Daten aus dem Elektronischen Kontoauszug. Aus diesen Datensätzen werden in SAP FS-CD Zahlstapel erstellt, die anschließend gebucht werden.

Welche Zahlungspositionen bzw. Datensätze aus dem Bankdatenspeicher in Zahlstapel zu übernehmen sind, entscheidet das System anhand der Textschlüssel bzw. Geschäftsvorfallcode (GVC) und des Betragsvorzeichens.

Die Differenzierung, ob eine Zahlung bzw. ein Datensatz einem Zahlstapel zugeordnet wird, erfolgt anhand der Textschlüssel bzw. Geschäftsvorfallcode (GVC). Die in der Komponente Cash Management definierten Textschlüssel müssen in SAP FS-CD der Kategorie Zahlstapel zugeordnet werden. Alle in Cash Management zu einem Vorgangstyp zugeordneten Textschlüssel müssen auch in FS-CD gepflegt bzw. der Kategorie Zahlstapel zugeordnet sein.

Zahlungen, deren Textschlüssel in SAP FS-CD nicht gepflegt bzw. der Kategorie Zahlstapel nicht zugeordnet sind, können nicht gebucht werden.

Mittels der Klärungsbearbeitung können einem Versicherungsobjekt maschinell nicht zuordenbare Zahlungseingänge systematisch abgearbeitet und den jeweiligen Verträgen zugeordnet werden.

Die maschinelle Buchung nicht zuordenbarer Zahlungseingänge erfolgt zunächst nur auf einem Hauptbuchkonto (sogenanntes Klärkonto). Nach einer manuellen Zuordnung zu den jeweiligen Versicherungsobjekten (Versicherungsscheinnummern, Provisionsnummern) in SAP FS-CD kann eine entsprechende manuelle Umbuchung erfolgen. Anderenfalls erfolgt wird eine Rückzahlung an den ursprünglichen Auftraggeber angewiesen. Nach erfolgter Klärung erscheint der Klärungsfall nicht mehr in einer elektronischen Liste.

Von der Klärungsbearbeitung ist in SAP FS-CD die sogenannte Guthabenklärung zu unterscheiden. In diesem Fall befinden sich aufgrund diverser Geschäftsvorfälle die Zahlungseingänge / Guthaben bereits auf einem Versicherungsobjekt, als eine sogenannte A-Kontobuchungen. Dieses bedeutet, dass noch keine Verrechnung der Zahlungseingänge mit anderen sich auf dem Versicherungsobjekt befindlichen Sollstellungen stattgefunden hat.

Über eine Guthabenliste können die zuständigen Sachbearbeiter auf diese Guthaben aufmerksam gemacht werden. Für die Fälle, dass diese Zahlungseingänge/ Guthaben sich nicht auf dem korrekten Versicherungsobjekt (VS-Nummer, Provisionsnummer) befinden, müssen sie manuell auf das jeweilige Versicherungsobjekt umgebucht werden.

Von Kunden werden oftmals auch schon Zahlungen zu gestellten Anträgen, aber noch nicht policierten Verträgen, getätigt. Bei noch nicht policierten Verträgen sind in SAP FS-CS noch keine Stammdaten, eine Grundvoraussetzung für maschinelle Buchungen von Zahlungseingängen auf den jeweiligen Versicherungsobjekten sind, hinterlegt.

Diese Zahlungen werden aufgrund einer Nichtzuordenbarkeit zu Versicherungsobjekten der Klärungsbearbeitung zugeführt. Dies bedeutet, dass diese Zahlungseingänge auf ein Klärungskonto (Hauptbuchkonto) gebucht werden. Erst nach Policierung der Verträge und infolgedessen Vorhandensein der Stammdaten in SAP FS-CD können diese Zahlungseingänge auf das jeweilige Versicherungsobjekt umgebucht werden.

Zahlungseingänge, die im SAP FS-CD gebucht, jedoch in ein anderes System gehören, oder Zahlungseingänge, die im einen anderen System gebucht jedoch in das SAP FS-CD gehören, werden über ein Überleitungskonto in das jeweils korrekte System umgebucht.

(1)  Zahlungseingang, welcher fälschlicherweise in SAP FS-CD gebucht worden ist.

(2)  Umbuchung aus der SAP FS-CD Klärungsbearbeitung auf das Überleitungskonto. Die Umbuchungspositionen werden auf das Konto im Hauptbuch einzeln gebucht.

(3)  Hauptbuchüberleitung

(4)  Manuelle Buchung des Zahlungseinganges vom Überleitungskonto (NICHT SAP FS-CD) – anstatt vom Bankverrechnungskonto - an ein Forderungskonto Versicherungsnehmer.

Die Bankbuchung Bank an Bankverrechnungskonto wird in SAP FI vorgenommen.

In der folgenden Darstellung wird die Buchungslogik für Zahlungseingänge nach dem Buchen des Zahlstapels in SAP FS-CD bzw. im Hauptbuch SAP FI dargestellt und die Abhängigkeit zum Bankverrechnungskonto verdeutlicht.

Die Buchungen eine Zahlungseinganges auf dem Versicherungsobjekt in SAP FS-CD bewirkt Buchungen im Hauptbuch auf dem Bankverrechnungskonto Zahlungseingang und dem Forderungskonto Versicherungsnehmer (1). Diese Buchung wird in das Hauptbuch SAP FI übernommen. Im Hauptbuch SAP FI wird bei Zahlungseingang die Buchung am Bankkonto xyz und jene auf dem Bankverrechnungskonto Zahlungseingang durchgeführt (2).

In Abhängigkeit davon, von welcher Bank die Zahlungseingänge kommen, werden einerseits unterschiedliche Bankkonten und andererseits unterschiedliche Bankverrechnungskonten gebucht

Mit der Einführung von SEPA werden im SAP FS-CD Datenmodell diverse Strukturerweiterungen erforderlich. Nachfolgend werden nur die wesentlichsten, vordergründigen Tabellen aufgelistet, die für den Zahlungsverkehr eine tragende Rolle spielen.

Die Abhängigkeiten beim SEPA Lastschrifteinzug zwischen dem Fälligkeitsdatum der Lastschrift, der Vorlagefrist bei der Bank des Zahlungsempfängers wie auch ein rechtzeitiges Versenden einer Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen lassen sich zum Teil über die Grunddaten (Buchungsdatum, Nettofälligkeit, Stundung bis) dieser Maske steuern.

Eine Vorabinformation kann über die Bestandssysteme oder auch aus SAP FS-CD erstellt werden. Sofern die Versendung der Vorabinformation über die Bestandssysteme ausgelöst wird, müssen die an SAP FS-CD übermittelten Bewegungsdaten ein entsprechendes Kennzeichen, z.B. „durch Vorsystem angekündigt“ enthalten. Die Steuerung einer eventuell verkürzten Vorabinformationsfrist kann über Stammdaten erfolgen.

Der erforderliche Testumfang für die Umsetzung einer SEPA Mandatsverwaltung im System SAP FS-CD muss von jedem Unternehmen – in Abhängigkeit der jeweiligen Anpassungserfordernissen - individuell bewertet und festgelegt werden.