SAP FI - Zahlung & SEPA

Im SAP FI (Financial Accounting) Modul stellt der Zahlungsfluss einen kritischen Prozess dar, der die Abwicklung, Überwachung und Buchung von Zahlungstransaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern (wie Kunden und Lieferanten) umfasst.

Der Zahlungsfluss in SAP FI ist integraler Bestandteil des Finanzmanagements und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Liquidität effizient zu verwalten und die Genauigkeit ihrer Finanzberichte sicherzustellen.

Überblick über den Zahlungsfluss in SAP FI, der die wichtigsten Schritte und Funktionen umfasst:

1. Rechnungseingang und -verarbeitung

• Debitorenrechnungen
  Erfassung und Buchung von Rechnungen, die an Kunden ausgestellt werden, im System. Dies schließt den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen ein.
  
  
• Kreditorenrechnungen
  Erfassung und Buchung von Rechnungen, die von Lieferanten erhalten werden, für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen.
  
  

2. Zahlungsausgangsverarbeitung

• Automatischer Zahlungslauf
  SAP FI ermöglicht die Automatisierung von Zahlungen an Lieferanten durch den automatischen Zahlungslauf. Dabei werden fällige Rechnungen ermittelt, Zahlungen gebündelt und Transaktionen elektronisch oder per Scheck ausgeführt.
  
  
• Manuelle Zahlungsverarbeitung
  Für spezielle Fälle oder wenn eine direkte Kontrolle erforderlich ist, können Zahlungen auch manuell erfasst und verarbeitet werden.
  
  

3. Zahlungseingangsverarbeitung

• Kundenzahlungen
  Erfassung und Zuordnung von Zahlungseingängen von Kunden. SAP FI unterstützt die Verarbeitung von verschiedenen Zahlungsmitteln und ermöglicht die automatische Zuordnung von Zahlungen zu den entsprechenden offenen Posten.
  
  
• Cash Management
  Überwachung und Verwaltung der Liquidität durch die Analyse von Zahlungsein- und -ausgängen.
  
  

4. Bankkommunikation

• Bankkontenabstimmung
  Automatische oder manuelle Abstimmung von Bankkontotransaktionen mit den entsprechenden Buchungen im SAP-System, um die Übereinstimmung zwischen Bankauszügen und Unternehmensaufzeichnungen zu gewährleisten.
  
  
• Elektronischer Datenaustausch (EDI)
  Integration mit Bankensystemen für den elektronischen Austausch von Zahlungsdaten, wie SEPA-Überweisungen oder -Lastschriften.
  
  

5. Berichtswesen und Analyse

• Liquiditätsberichte
  Erstellung von Berichten zur Analyse der aktuellen Liquiditätssituation und zur Planung zukünftiger Zahlungsströme
  
  
• Zahlungsverkehrsanalysen
  Detaillierte Auswertungen der Zahlungstransaktionen, um Trends, Risiken und Chancen im Zahlungsverhalten zu identifizieren.

Der Zahlungsfluss in SAP FI ist eng mit anderen SAP-Modulen verknüpft, wie SAP MM (Materialwirtschaft) für die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen oder SAP SD (Sales and Distribution) für die Verarbeitung von Debitorenrechnungen. Diese Integration sorgt für einen nahtlosen Informationsfluss und verbessert die Effizienz der Finanzprozesse.

Im Rahmen von SAP FI (Financial Accounting) ermöglicht der Prozess für ausgehende SEPA (Single Euro Payments Area) Zahlungen Unternehmen, ihre grenzüberschreitenden und inländischen Euro-Zahlungen zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Dieser Prozess nutzt das SEPA-Format für Überweisungen und Lastschriften, um eine effiziente, sichere und kostengünstige Abwicklung von Zahlungen innerhalb des Euro-Raums zu gewährleisten.

Schritt 1: Vorbereitung der Zahlungsaufträge

Unternehmen erfassen ihre Zahlungsaufträge in SAP FI, wobei sie relevante Informationen wie Betrag, Empfängerkontodaten und Verwendungszweck angeben. Diese Informationen müssen den SEPA-Anforderungen entsprechen, einschließlich der Nutzung von IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code).

Schritt 2: Erstellung von SEPA-Zahlungsdateien

SAP FI generiert aus den Zahlungsaufträgen eine SEPA-konforme XML-Datei. Diese Datei folgt dem einheitlichen SEPA-XML-Standardformat (ISO 20022), das für SEPA-Überweisungen (SCT - SEPA Credit Transfer) und SEPA-Lastschriften (SDD - SEPA Direct Debit) verwendet wird.

Schritt 3: Übermittlung an die Bank

Die erstellte SEPA-XML-Datei wird elektronisch an die Bank des Unternehmens übermittelt. Dies kann direkt über eine Schnittstelle erfolgen, die eine sichere Verbindung zwischen dem SAP-System und dem Bankensystem herstellt.

Schritt 4: Verarbeitung und Bestätigung

Die Bank verarbeitet die eingegangenen SEPA-Zahlungen und sendet eine Bestätigung zurück an das Unternehmen, oft in Form eines elektronischen Kontoauszugs. Dieser Kontoauszug kann dann in SAP FI automatisch oder manuell abgeglichen werden, um die Durchführung der Zahlungen zu bestätigen.

Schritt 5: Überwachung und Berichterstattung

Unternehmen können den Status ihrer SEPA-Zahlungen direkt in SAP FI überwachen. Das System bietet umfassende Berichtsfunktionen, die es ermöglichen, Zahlungsflüsse zu analysieren, Liquiditätsberichte zu erstellen und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Der Prozess für eingehende SEPA (Single Euro Payments Area) Zahlungen in SAP FI (Financial Accounting) ermöglicht Unternehmen die effiziente Verwaltung und Buchung von Zahlungseingängen in Euro, die sie von Kunden oder Partnern innerhalb des SEPA-Raums erhalten. Dieser Prozess nutzt das standardisierte SEPA-Format, um die Abwicklung von Transaktionen zu vereinheitlichen und zu beschleunigen.

Schritt 1: Empfang von SEPA-Zahlungsdaten

Unternehmen erhalten von ihrer Bank elektronische Kontoauszüge, die Informationen zu eingehenden SEPA-Zahlungen enthalten. Diese Daten werden typischerweise im CAMT-Format (Cash Management) oder im MT940-Format bereitgestellt und enthalten Details wie Betrag, Zahler, IBAN des Zahlers und Verwendungszweck.

Schritt 2: Import und Verarbeitung der Bankdaten

Die empfangenen Kontoauszugsdaten werden in das SAP FI-System importiert. SAP FI unterstützt den automatischen Import und die Verarbeitung dieser Daten, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert wird. Bei diesem Schritt werden die eingehenden Zahlungen den entsprechenden offenen Posten (Rechnungen) zugeordnet.

Schritt 3: Automatische Kontenabstimmung

SAP FI führt eine automatische Abstimmung der eingegangenen Zahlungen mit den offenen Posten durch, basierend auf den Informationen im Zahlungseingang. Die Zuordnung erfolgt über Abstimmungsregeln, die auf Kriterien wie Betrag, Verwendungszweck und Kundendaten basieren. Nicht zuzuordnende Zahlungen können manuell bearbeitet werden.

Schritt 4: Buchung der Zahlungseingänge

Nach erfolgreicher Zuordnung der Zahlungseingänge zu den offenen Posten bucht das System die Zahlungen automatisch auf den entsprechenden Debitorenkonten. Dies aktualisiert den Status der offenen Posten von "offen" zu "bezahlt" und reflektiert den Zahlungseingang in der Finanzbuchhaltung.

Schritt 5: Überwachung und Reporting

Das SAP FI-System bietet umfassende Überwachungs- und Berichtsfunktionen für eingehende Zahlungen. Unternehmen können den Status von Zahlungseingängen in Echtzeit verfolgen, Liquiditätsberichte erstellen und Analysen zur Zahlungsperformance durchführen. Dies unterstützt die Liquiditätsplanung und das Forderungsmanagement.

Schritt 6: Behandlung von Differenzen und Ausnahmen

Für Zahlungseingänge, die nicht automatisch zugeordnet werden können oder bei denen Differenzen auftreten (z.B. aufgrund von Gebühren oder Abweichungen im Zahlbetrag), bietet SAP FI Werkzeuge zur manuellen Bearbeitung und Klärung. Dies umfasst die Möglichkeit, Teilzahlungen zu buchen, Differenzen auf spezielle Differenzkonten zu buchen oder Kundenkonten entsprechend anzupassen.

Bankenstamm können grundsätzlich über ein um IBAN und BIC erweitertes Programm oder über eine Stammdatenschnittstelle gepflegt werden. Sofern der Bankschüssel auf eine externe Quelle parametrisiert wird, kann über die Stammdatenschnittstelle das zu verwendende und gültige BIC Verzeichnis pro SEPA Land eingelesen werden.

Die Zahllaufeinstellung in SAP FI (Financial Accounting) ist ein zentraler Bestandteil der Automatisierung des Zahlungsverkehrs innerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglicht es, wiederkehrende Zahlungsvorgänge an Lieferanten, Mitarbeiter oder andere Kreditoren effizient und fehlerfrei abzuwickeln. Der Zahllaufprozess in SAP FI reduziert manuelle Eingriffe, optimiert den Zahlungsfluss und gewährleistet die Einhaltung von Zahlungsfristen und -bedingungen

Für SEPA Überweisungen sowie auch für SEPA Lastschriften muss in SAP FI ein eigener SEPA Zahlweg eingerichtet werden. Für die Erstellung von XML Formate muss im Feld Zahlungsträger für die Hinterlegung des SAP Standardformates für SEPA SDD oder SEPA SCT die Option Payment Medium Workbench verwendet werden.

Die Zahlwegeinstellungen müssen nach Bedarf angepasst werden.

Die Bankenauswahl muss nach Bedarf angepasst werden.

Die Bankkonten müssen nach Bedarf angepasst werden.

Der Zahllauf wird über die Transaktion F110 durchgeführt. Über den Zahlungsvorschlag wird informiert, ob ein Mandat verwendet werden darf.

Über die Datenträgerübersicht (Transaktion FDTA) ist die XML Datei einsehbar bzw. kann heruntergeladen werden.

Anpassungen über die Payment Medium Workbench vornehmen [Transaktion OBPM4]

Variante für Programm SAPFPAYM anlegen und dem Zahlungsträger pro Buchungskreis zuordnen.