SAP FI - Pre-notification & SEPA

Die SEPA Pre-notification ist eine wichtige Anforderung im Rahmen der SEPA-Lastschriftverfahren, die Unternehmen verpflichtet, ihre Kunden vor der Belastung eines Kontos mittels einer SEPA-Lastschrift zu informieren. Diese Vorabbenachrichtigung soll den Zahlungspflichtigen über den Betrag und das Datum der bevorstehenden Kontobelastung in Kenntnis setzen. SAP FI (Financial Accounting) unterstützt den Prozess der SEPA Pre-notification, um Unternehmen bei der Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen zu assistieren.

Schlüsselelemente der SEPA Pre-notification in SAP FI:

Erstellung und Versand
Die Pre-notification kann als Teil des Fakturierungs- oder Lastschriftgenerierungsprozesses in SAP FI erstellt werden. Unternehmen können Vorlagen für die Benachrichtigungen einrichten, die alle erforderlichen Informationen enthalten, wie den Namen des Zahlungsempfängers, den fälligen Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Mandatsreferenznummer. Diese Benachrichtigungen können dann über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Briefpost oder elektronische Bankauszüge versendet werden.
Fristen
Gemäß den SEPA-Regeln muss die Pre-notification den Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erreichen, sofern keine andere Frist mit dem Kunden vereinbart wurde. SAP FI ermöglicht die Einrichtung von Erinnerungsfunktionen und Zeitplänen, um sicherzustellen, dass die Pre-notification rechtzeitig versendet wird.
Anpassbarkeit
Die Gestaltung und der Inhalt der Pre-notification können in SAP FI angepasst werden, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens oder den Vereinbarungen mit seinen Kunden zu entsprechen. Dies ermöglicht eine flexible Kommunikation und trägt dazu bei, die Akzeptanz und Effizienz des Lastschriftverfahrens zu erhöhen.
Integration mit Debitorenmanagement
Die Verwaltung von SEPA Pre-notifications ist in SAP FI eng mit dem Debitorenmanagement verknüpft. Dies gewährleistet, dass alle relevanten Informationen zu offenen Posten und Mandaten effizient genutzt werden können, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Benachrichtigungen zu sichern.
Überwachung und Berichterstattung
SAP FI bietet umfassende Überwachungs- und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, den Status von Pre-notifications zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden. Dies umfasst auch die Möglichkeit, historische Daten zu analysieren und die Kommunikation mit Kunden zu optimieren.

SEPA-Prozess mit Lastschriftankündigungen im SAP FI
»	Ein Zahllauf für Lastschriftankündigungen reserviert die für die spätere Lastschrift selektierten Posten. Eine Lastschriftankündigung kann gelöscht werden, z.B. wenn der Kunde widerspricht.
»	In der Beleganzeige ist diese Reservierung durch den angezeigten Text Lastschriftankündigung zu erkennen.
»	Bei Löschen einer Lastschriftankündigung erfolgt keine Lastschrift. Einen Ausgleich oder Storno dieser Posten wird damit verhindert.
»	Einzelpostenanzeige mit Mandatsreferenz und Lastschriftsankündigungs- Indikator.
»	Sofern nach Ablauf der Wartefrist das zugehörige Programm - um die Zahlbelege zu buchen und die Zahlungsträger zu erstellen - gestartet wird, wird der Lastschriftankündigungslauf in einen endgültigen Zahllauf transferiert.
»	Zu einem Zahllauf für Lastschriftankündigungen können zwar die zugehörige Korrespondenz an den Zahler (Ankündigung) erstellt werden, aber keine Zahlungsträger
»	Die Lastschriftankündigung wird in der Verwendung des Mandats fortgeschrieben. Voraussetzungen:
		- Zahlweg verwendet keine Zahlungsanweisungen
		- Buchungskreis verwendet keine erweiterte Quellensteuer mit Aggregation.
		- Zahlungsfreigabeliste wird nicht verwendet (PRL)