SAP Geschäftspartner & SEPA

SAP Geschäftspartner (Business Partner, BP) ist ein zentrales Konzept in SAP-Systemen, das einen einheitlichen Rahmen für die Verwaltung von Daten zu Personen, Organisationen und Gruppen bietet, mit denen ein Unternehmen in Geschäftsbeziehung steht. Dieses Konzept ist in verschiedenen SAP-Modulen integriert, darunter SAP S/4HANA, SAP CRM (Customer Relationship Management) und SAP ERP. Die Verwendung des Geschäftspartner-Konzepts ermöglicht eine konsistente und übergreifende Datenpflege, die sämtliche Geschäftsprozesse unterstützt.

Kernfunktionalitäten von SAP Geschäftspartnern

Einheitliche Stammdatenverwaltung
SAP Geschäftspartner ermöglicht die zentrale Verwaltung von Stammdaten für alle Geschäftsbeziehungen. Dazu gehören Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und andere Geschäftspartner. Dieser einheitliche Ansatz vereinfacht die Datenpflege und -verwaltung erheblich.
Flexible Rollenkonzepte
Ein Geschäftspartner kann in SAP mehrere Rollen annehmen (z.B. Kunde und Lieferant gleichzeitig), wodurch die Komplexität der Datenmodelle reduziert und die Datenintegrität erhöht wird.
Umfassende Datenmodellierung
SAP Geschäftspartner unterstützt ein breite Palette von Datenattributen und Beziehungen, einschließlich Adressen, Kommunikationsdaten, Bankverbindungen und individuellen Attributen, die Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen und Szenarien unterstützen.
Integration in Geschäftsprozesse
Die Geschäftspartnerdaten sind nahtlos in Geschäftsprozesse innerhalb von SAP integriert, wie Vertrieb, Einkauf, Finanzwesen und Customer Relationship Management, wodurch eine konsistente Nutzung und Sichtbarkeit der Daten über alle Module hinweg gewährleistet wird.
Compliance und Governance
Das Geschäftspartner-Konzept unterstützt Compliance-Anforderungen, indem es die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und die Verwaltung von Zustimmungen innerhalb des Systems ermöglicht.

Im Zuge der Verwendung von Bankverbindungen im Zahlungsverkehr ist im SAP Geschäftspartner auch die Richtigkeit von SEPA Kontoverbindungsdaten sicher zu stellen.

SEPA Anforderungen an den SAP Geschäftspartner

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Künftige bankverbindungsdatenbezogene Änderungen, die die SEPA Teilnehmer betreffen, müssen – insbesondere wegen der Gültigkeit von SEPA Mandaten - systemtechnisch abgebildet und historisch versioniert nachvollzogen werden können

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Erforderliche Anpassungen bei der Umstellung auf SEPA:

- Generierung IBAN und BIC für den Bestand von vorhandener Bankverbindungen (Initialkonvertierung über geeigneten SEPA Konverter, Bereinigung von Fehlerhinweisen)

- Plausibilitätsprüfungen von IBAN und BIC beim Eingang über Importschnittstelle(n) und bei manueller Erfassungen im Dialog (Dialogdatenverarbeitung)

- Nachbearbeitung (Korrektur) von importierten Kontoverbindungsdaten aufgrund von Rechercheergebnissen und Mitteilungen durch den Kunden

- Erweiterung der Schnittstellen zur Verteilung von Geschäftspartnerdaten an die angeschlossenen Umsysteme (insbesondere Bankverbindung mit IBAN und BIC, Mandatsinformationen)

- Zuordnung Bank Identifier Code (BIC) zur ursprünglichen Kontoverbindung mit Bankleitzahl

Bankverbindungen im SAP Geschäftspartner

SEPA SAP Geschäftspartner www.hettwer-beratung.de

Grundsätzlich dient der Bankschlüssel in SAP zur Identifizierung eines Bankstammsatzes. Von daher konnte für die nationalen DTA Zahlungsverkehrsverfahren in der Inputverarbeitung die Bankleitzahl als Bankschlüssel übernommen werden. Mit der Einführung von SEPA muss der zu verwendete Bankschlüssel aus dem SWIFT Code (der Feldinhalt entspricht dem BIC) ermittelt werden. Diese gibt künftig an, unterwelchen Schlüssel die Bankdaten in dem jeweiligen Land geführt werden.

Die Herstellung einer 1:1 Beziehung zwischen Bankleitzahl und BIC ist oft nicht möglich, da zu einer Bankleitzahl es mehrere BIC gegeben kann. Es gibt aber auch wiederum Kreditinstitute, die für ihre Niederlassungen jeweils eine eigene Bankleitzahl führen.

Bei der Zuordnung einer BIC ist zwischen Hauptstelle (zu erkennen an den letzten 3 Ziffern der BIC = XXX) und den Niederlassungen des Kreditinstituts zu unterscheiden. Aus fachlicher Sicht dürfte es sich als Vorteilhaft erweisen, wenn jeder Bankleitzahl die BIC der Hauptstelle zugeordnet wird.

Vorgehensmodell Import/ Prüfung SEPA Kontoverbindungsdaten

Für die Einspielung und Prüfung von IBAN/BIC ist im SAP Geschäftspartner ein unternehmensintern abgestimmtes Vorgehensmodell mit Hinblick auf das Zusammenspiel der zur Verfügung stehenden unterschiedlichen Verzeichnisse notwendig.

SEPA SAP Kontoverbindungsdaten www.hettwer-beratung.de

Fachliche Anforderungen an eine Implementierung von technischen IBAN/BIC Prüfungsroutinen sollten verpflichtend eine Konsistenz der IBAN (z.B. nach SAP Modulo 97 Verfahren) sowie eine Prüfung der BIC gegen das SEPA SCL Verzeichnis der Deutschen Bundesbank vorsehen. Neben diesen Prüfungen besteht grundsätzlich selbstverständlich die Möglichkeit auch weitere Routinen für die Verwendung von SEPA Kontoverbindungsdaten durchzuführen.

Die bei den DTA Zahlungsverkehrsverfahren genutzten Bankleitzahlen, die z.B. aufgrund von Fusionen nicht mehr existieren, werden bei einer Transaktion von der Deutschen Bundesbank über eine sogenannte Leitwegsteuerung den gewollten Kreditinstitut zugeführt.

Von daher haben viel Unternehmen bei den hinterlegten Kontoverbindungsdaten von Bestandskunden prinzipiell auch noch ungültige Bankleitzahlen gespeichert, die aufgrund eines reibungslosen Zahlungsverkehrsablauf in der Vergangenheit nicht aufgefallen sind.

Für ungültige Bankleitzahlen gibt es im SEPA SCL Verzeichnis jedoch keine korrespondierende BIC.

Vor einer Gültigkeitsprüfung „BIC gegen das SEPA SCL Verzeichnis der Deutschen Bundesbank“ müssen ungültige Bankleitzahlen bereinigt werden, anderenfalls wird eine entsprechende Plausibilitätsprüfung fehlschlagen.

Nicht zuletzt ist die Bankleitzahl auch ein Bestandteil der IBAN und muss bei Ermittlung einer IBAN existent und korrekt hinterlegt sein.

Herausforderungen bei der IBAN/BIC Konvertierung

SEPA erfordert obligatorisch eine Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf die IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). Hierfür sind einige Hürden zu nehmen:

SEPA SAP Konvertierung Bankverbindung Neugeschäft und Bestandskunden www.hettwer-beratung.de

Eine Konvertierung von Kontoverbindungsdaten ist somit zwingend für den aktiven Bestand (Initialkonvertierung) sowie übergangsweise wohl auch im Tagesgeschäft bei Neukunden (idealerweise per Onlinekonvertierung), sofern diese nur eine Kontonummer und Bankleitzahl vorlegen können.

Mögliche Hinweismeldungen bei der Generierung von IBAN/BIC über SEPA Konverter
»	Bankleitzahl ist ungültig
»	Aufbau Kontonummer falsch, z.B. aufgrund der gemeldeten Prüfziffernrechnung
»	Bankleitzahl ist zur Löschung vorgemerkt und wurde gegen die Nachfolgebankleitzahl ausgetauscht
»	IBAN wurde auf Basis einer zur Löschung vorgemerkten Bankleitzahl ermittelt. Es liegt keine Nachfolgebankleitzahl vor.
»	BIC zur Bankleitzahl ist nicht in der Datenbank enthalten
»	Aufbau der IBAN ist ungültig
»	BIC ist formal falsch (z.B. kein DE an Stelle 5 und 6)
»	BIC ist formal richtig, kann aber nicht im Bankleitzahlband der Deutschen Bundesbank gefunden werden
»	Kontonummer ist kein Girokonto der Zahlstelle
»	IBAN Berechnung ist nicht möglich

Minimierung von Risiken aus einer Konvertierung

Es gibt diverse Maßnahmen, mit denen sich die Risiken aus der Konvertierung der IBAN reduzieren lassen. Eine Analyse, Bewertung und Umsetzung dieser Maßnahmen ist jedoch mit größerem Aufwand und mit einiger benötigter Zeit verbunden.

Lösungsansätze
Sichere und vollständige Konverter Lösung
»	Realisierung sobald marktseitig Anbieter eine 100%ige Garantie/Haftung für eine korrekte Konvertierung übernehmen
Längere Parallelphase von SEPA- und DTA- Überweisung
»	SEPA Überweisungen nur wenn IBAN/BIC vom Kunden mitgeteilt, ansonsten DTA Überweisung
Ergebnisabsicherung durch zusätzliche Konverter Lösung
»	Validierung der konvertierten Daten über einen anderen Konverter. Ausführung als SEPA Überweisung nur wenn beide Konverter zum gleichen Ergebnis kommen, ansonsten DTA Überweisung
Steuerung von Zahlungen
»	DTA Überweisung für Beträge > XXX TEUR, wenn IBAN nicht vom Kunden erhalten
Frühzeitiges Einholen IBAN und BIC von Geschäftskunden, beispielsweise in Rahmen eine SEPA Mandat Aktion
»	Nutzung der erhaltenen Kontoverbindungsdaten auch für SEPA Überweisung

Grundsätzlich sind die (finanziellen) Risiken auf Zahlungsausgänge (Exkasso), die möglicherweise auf ein falsches Konto eingehen könnten, zu beschränken.

Maßnahmen zum Handling der Risiken

Konvertierung Bestandgeschäft
»	Auswertung des bestehenden Datenbestandes angestoßen
»	Bereinigung des bestehenden Datenbestandes im Vorfeld der Konvertierung
»	Szenarien Analysen (inkl. Bewertung)

Konvertierung Neugeschäft
»	Schaffung einer technischen Möglichkeit für eine optionale Kundenangabe von IBAN/BIC inkl. Pflege eines Qualitätsstatus für die IBAN Quelle
»	Workarounds zur Lösung spezifischer Probleme Neugeschäftskonvertierung

Vorgehensweise
»	Abzug der Bankverbindungen (Kontonummer / Bankleitzahl) in eine externe Datei
»	Abzug der Bankverbindungen (Kontonummer / Bankleitzahl) in eine externe Datei
»	Verarbeitung der bereitgestellten, einzelnen Dateien durch den Konverter
»	Konverter erzeugt eine Ergebnisdatei, die neben den erzeugten IBAN auch Fehlercodes enthält
»	Auslesen der Ergebnisdatei

Mögliche Fehlerkonstellationen werden technisch geprüft/ manuell nachbearbeitet
»	Bankleitzahl ist nicht im nationalen Bankenband verzeichnet
»	BIC ist nicht im SCL Verzeichnis vorhanden
»	Zu einer Bankleitzahl sind mehrere BIC hinterlegt
»	etc.