Steuerrechtliche Aspekte im SEPA Kontext

SEPA Steuer Abgabenordnung (AO) www.hettwer-beratung.de

Während die handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind, ergibt sich die Verpflichtung zur steuerkonformen Aufbewahrung von Unterlagen hingegen aus der Abgabenordnung (AO).

Das vertragliche SEPA Lastschriftmandat unterliegt nach Ablauf der Gültigkeit im handelsrechtlichen Sinne einer 14-monatigen Aufbewahrungspflicht.

Steuerrechtlich könnte das SEPA Mandat von den Steuerbehörden ggf. auch als ein Buchungsbeleg gesehen werden.

In diesem Fall würde die Aufbewahrungspflicht nach Ablauf der Gültigkeit des Mandates 10 Jahren betragen.

Wird das SEPA Mandat hingegen als ein Geschäftsbrief angesehen, dann wäre eine steuerliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren zu beachten.

Da es hierzu noch keine Rechtsprechung gibt, können diesbezügliche Entscheidungen eines Finanzbeamten/ eines Betriebsprüfers - auch wenn der Umfang einer Betriebsprüfung in der Prüfungsanordnung geregelt ist - unterschiedlich ausfallen.

Werden also Kontoauszüge von Banken digital im CAMT 05x Format verschickt, so sind diese nur rechtlich verbindlich, wenn sie mit einer qualifizierten digitalen Signatur nach Signaturgesetz versehen sind. Anderenfalls benötigt der Bankkunde neben dem elektronischen Kontoauszug von seiner Bank zusätzlich auch auf Papier ausgedruckte Kontoauszüge.

Für in Deutschland steuerpflichtige Unternehmen ergibt sich hieraus die Anforderung, dass ein Archivierungskonzept den Zugriff (Lese- und Auswertungsmöglichkeit) auf elektronische Datenträger mit buchungsrelevanten Daten - die auf Basis von nicht mehr aktuellen SEPA Format-/und Feldstrukturen erstellt worden sind - bis zum Ablauf einer steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist lückenlos und recherchierbar aufrecht erhalten muss. Dieser Sachverhalt muss daher nicht nur bei Softwareupdates sondern auch bei Softwareablösungen und in Rahmen eines geplanten zahlungsdienstleistungsrelevanten Outsourcings beachtet werden.