SEPA Checklisten für Privatkunden / Firmenkunden

Checkliste für Unternehmen

» Auseinandersetzung mit den Spezifikation der SEPA Verfahren

» Kontaktaufnahme zu/ Abstimmungen mit Hausbank(en)

» Projektteam einrichten und Projektverantwortliche bestimmen

» Budget planen/ beantragen

» Analyse und Anpassung der betroffenen Systeme, Schnittstellen und Geschäftsprozesse

» Integration neuer Funktionalitäten in Bestandssysteme

» Neue Prozesse etablieren, in bestehende Strukturen, Organisationen, Prozesse einzubinden

» Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (gegeben falls sukzessive)

» IBAN und BIC auf Geschäftsbriefkommunikation aufnehmen

» Umstellung der Stammdaten Bankverbindung auf IBAN und BIC

» Schulungsmaßnahmen

» Nutzung neuer Zahlungsverkehrsvordrucke (Überweisung)

» Beantragung Gläubiger Identifikationsnummer bei Deutschen Bundesbank

» Ausrichtung der Geschäftsprozesse an die Fristen der SEPA Lastschriftverfahren

» Einrichtung Mandatsverwaltung für SEPA Lastschriften

» Unterrichtung Geschäftspartner über Umstellung auf SEPA Lastschrift (bei Bestandskunden)

» Wegfall Abbuchungsauftragsverfahren

Checkliste Passive SEPA Fähigkeit

» Kontoauszugsverarbeitung

- Pflege Geschäftsvorfallcodes (GVCs) im Kontoauszug MT 940 (Customizing)

- IBAN/ BIC in Bankenstamm- bzw. in Geschäftspartnersystemen pflegen

- Auseinandersetzung mit Spezifikation des SEPA Verfahren

Checkliste Aktive SEPA Fähigkeit

» Stammdaten

- IBAN/ BIC in Bankenstamm- bzw. in Geschäftspartnersystemen pflegen

- Anforderung und Pflege Gläubiger Identifikationsnummer

Checkliste Aktive SEPA Fähigkeit bei SEPA Überweisung

» Support Packages/ Updates einspielen (sofern erforderlich)

» Textfelder für Verwendungszweckinformationen anpassen

» Verwendungszweck erstellen/ändern

» Zahlweg (nach Länder, Buchungskreise) anlegen und entsprechende Kreditoren zuordnen

» Erstellen und zuordnen von Selektionsvarianten für die Dateierstellung

» SEPA Zahlweg im Zahllauf verwenden

Checkliste Aktive SEPA Fähigkeit bei Basislastschrift

» Support Packages/ Updates einspielen (sofern erforderlich)

» Mandatsverwaltung aktivieren, Änderbare Mandatsfelder festlegen

» Mandatsformular anpassen, Mandate ausdrucken und verschicken

» Textfelder für Verwendungszweckinformationen anpassen

» Verwendungszweck erstellen/ändern

» Zahlweg (nach Länder, Buchungskreise) anlegen und entsprechende Kreditoren zuordnen

» Erstellen und zuordnen von Selektionsvarianten für die Dateierstellung

» SEPA Zahlweg im Zahllauf verwenden

Checkliste Vorbereitungen Mandatsmanagement

» Generierung eindeutige Mandatsreferenz (max. 35 Stellen)

- Ausweis auf SEPA Mandat oder nachträgliche Mitteilung an Kunden

» Prüfen der Optionen einer Mandatsverwaltung

- Physische Aufbewahrung vs. digitales scannen
- Elektronische Speicherung der Mandatsdaten in einer Datenbank

- Definition der Prozessabläufe für die Mandatsverwaltung
- Prüfen, ob eine Outsourcing der Mandatsverwaltung eine gangbare Alternative ist

» Erstellen von Mandatsformulare

- Festlegen Layout Druckoutput (Form und Textinhalt in der benötigten Mandatssprache)

- Anstoß der Druckaufträge und Postversand

Checkliste Anforderungen Mandatsmanagement

» Beachtung aller inhaltlich vorgeschriebenen Elemente des SEPA Mandats

» Entscheidung, ob Mandat ein separates Formular oder Teil eines Dokumentes (z.B. Vertrag)

» Mitteilung der Mandatsnummer an den Zahlungspflichtigen vor 1. Lastschrifteinzug

   entweder auf dem SEPA Mandat oder nachträgliche Information

» Physische Aufbewahrung des SEPA Mandats

» Elektronische Speicherung des Mandatsinhalts

» Übermittlung erforderlicher Mandatsdaten mit jeder SEPA Lastschrift

» Überprüfung der Gültigkeit des SEPA Mandats vor der Lastschrifteinreichung

» Bereitstellung einer Mandatskopie auf Anfrage der Bank des Zahlungspflichtigen

   (sowohl beim Basislastschriftverfahren wie auch beim Firmenlastschriftverfahren)

Checkliste Organisatorische Umstellung auf IBAN & BIC

» Prüfen bestehender Alternativen zum Einholen von IBAN/BIC

- Direktes Kontaktieren der Kunden (Anschreiben)

- Nutzung von Umstellungsservice- Dienstleistungsangeboten

» Kommunikation der eigenen IBAN/BIC

- Wann / Wo soll diese Information angedruckt/ mitgeteilt/ publiziert werden

- Beauftragung der Änderungen des Druckoutputs (z.B. Rechnungen)

» Schulung interner Mitarbeiter auf mögliche Kundenanfragen wie auch durch SEPA

   bedingte interne Prozessveränderungen

Checkliste Technische Umstellung auf IBAN & BIC

» Identifizierung aller relevanten Systeme, die Kontonummern/ Bankleitzahlen haben

» Anpassung der Datenfeldlängen auf IBAN (und BIC)

» Festlegen, wie IBAN/BIC eingespielt werden können (Upload Datei vs. manuelle Erfassung)

» Festlegung von IBAN Plausibilitäts- und Prüfungsroutinen

Checkliste für Änderung im Verwendungszweck

» Prüfen der im DTA Verfahren genutzten maximalen Verwendungszwecklängen

» Anpassung von Länge und Inhalt auf maximal 140 Stellen und des erlaubten Zeichensatzes

» Nutzung von Referenzfeldern für bestimmte interne Prüfungen (z.B. Vertragsnummer)

Checkliste für End-to-End Referenz (Optional)

» Bestimmen, ob man dieses Feld genutzt werde soll

Wird vom Auftraggeber vergeben und im Falle von R-Transaktionen an den Auftraggeber zurückgegeben => Ermöglicht Automatisierung von Abstimmprozessen

» Definition des Feldinhalts (Maximal 35 Stellen) und des erlaubten Zeichensatzes

» Ausrichtung der internen Abstimmungsprozesse auf die End-to-End Referenz

Checkliste für Kontoinformationen MT940

» Anpassen auf neue Geschäftsvorfallcodes (GVC)

» Darstellung von Purpose Codes über GVC

» Customizing SEPA Referenzen mit vorangestellten Präfixen

» Prüfen der automatischen Verarbeitbarkeit der übrigen Dateninhalte

» Sofern (zukünftig) erforderlich: Umstellung auf das Camt.053 Format vorbereiten