Verfügbare SEPA Checklisten können – aufgrund der Vielfalt und Individualität der erforderlichen Aktivitäten – prinzipiell nur abstrakt und bis auf wenige Ausnahmen nur Teile der SEPA Umstellungsspektrums abdecken.
Checkliste für Unternehmen |
» Auseinandersetzung mit den Spezifikation der SEPA Verfahren |
» Kontaktaufnahme zu/ Abstimmungen mit Hausbank(en) |
» Projektteam einrichten und Projektverantwortliche bestimmen |
» Budget planen/ beantragen |
» Analyse und Anpassung der betroffenen Systeme, Schnittstellen und Geschäftsprozesse |
» Integration neuer Funktionalitäten in Bestandssysteme |
» Neue Prozesse etablieren, in bestehende Strukturen, Organisationen, Prozesse einzubinden |
» Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (gegeben falls sukzessive) |
» IBAN und BIC auf Geschäftsbriefkommunikation aufnehmen |
» Umstellung der Stammdaten Bankverbindung auf IBAN und BIC |
» Schulungsmaßnahmen |
» Nutzung neuer Zahlungsverkehrsvordrucke (Überweisung) |
» Beantragung Gläubiger Identifikationsnummer bei Deutschen Bundesbank |
» Ausrichtung der Geschäftsprozesse an die Fristen der SEPA Lastschriftverfahren |
» Einrichtung Mandatsverwaltung für SEPA Lastschriften |
» Unterrichtung Geschäftspartner über Umstellung auf SEPA Lastschrift (bei Bestandskunden) |
» Wegfall Abbuchungsauftragsverfahren |
Checkliste Passive SEPA Fähigkeit |
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» Kontoauszugsverarbeitung |
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- Pflege Geschäftsvorfallcodes (GVCs) im Kontoauszug MT 940 (Customizing) - IBAN/ BIC in Bankenstamm- bzw. in Geschäftspartnersystemen pflegen - Auseinandersetzung mit Spezifikation des SEPA Verfahren |
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Checkliste Aktive SEPA Fähigkeit |
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» Stammdaten |
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- IBAN/ BIC in Bankenstamm- bzw. in Geschäftspartnersystemen pflegen - Anforderung und Pflege Gläubiger Identifikationsnummer |
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Checkliste Aktive SEPA Fähigkeit bei SEPA Überweisung |
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» Support Packages/ Updates einspielen (sofern erforderlich) |
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» Textfelder für Verwendungszweckinformationen anpassen |
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» Verwendungszweck erstellen/ändern |
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» Zahlweg (nach Länder, Buchungskreise) anlegen und entsprechende Kreditoren zuordnen |
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» Erstellen und zuordnen von Selektionsvarianten für die Dateierstellung |
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» SEPA Zahlweg im Zahllauf verwenden |
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Checkliste Aktive SEPA Fähigkeit bei Basislastschrift |
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» Support Packages/ Updates einspielen (sofern erforderlich) |
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» Mandatsverwaltung aktivieren, Änderbare Mandatsfelder festlegen |
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» Mandatsformular anpassen, Mandate ausdrucken und verschicken |
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» Textfelder für Verwendungszweckinformationen anpassen |
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» Verwendungszweck erstellen/ändern |
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» Zahlweg (nach Länder, Buchungskreise) anlegen und entsprechende Kreditoren zuordnen |
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» Erstellen und zuordnen von Selektionsvarianten für die Dateierstellung |
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» SEPA Zahlweg im Zahllauf verwenden |
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Checkliste Vorbereitungen Mandatsmanagement |
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» Generierung eindeutige Mandatsreferenz (max. 35 Stellen) |
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- Ausweis auf SEPA Mandat oder nachträgliche Mitteilung an Kunden |
» Prüfen der Optionen einer Mandatsverwaltung |
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- Physische Aufbewahrung vs. digitales scannen
- Definition der Prozessabläufe für die
Mandatsverwaltung |
» Erstellen von Mandatsformulare |
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- Festlegen Layout Druckoutput (Form und Textinhalt in der benötigten Mandatssprache) - Anstoß der Druckaufträge und Postversand |
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Checkliste Anforderungen Mandatsmanagement |
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» Beachtung aller inhaltlich vorgeschriebenen Elemente des SEPA Mandats |
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» Entscheidung, ob Mandat ein separates Formular oder Teil eines Dokumentes (z.B. Vertrag) |
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» Mitteilung der Mandatsnummer an den Zahlungspflichtigen vor 1. Lastschrifteinzug entweder auf dem SEPA Mandat oder nachträgliche Information |
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» Physische Aufbewahrung des SEPA Mandats |
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» Elektronische Speicherung des Mandatsinhalts |
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» Übermittlung erforderlicher Mandatsdaten mit jeder SEPA Lastschrift |
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» Überprüfung der Gültigkeit des SEPA Mandats vor der Lastschrifteinreichung |
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» Bereitstellung einer Mandatskopie auf Anfrage der Bank des Zahlungspflichtigen (sowohl beim Basislastschriftverfahren wie auch beim Firmenlastschriftverfahren) |
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Checkliste Organisatorische Umstellung auf IBAN & BIC |
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» Prüfen bestehender Alternativen zum Einholen von IBAN/BIC |
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- Direktes Kontaktieren der Kunden (Anschreiben) - Nutzung von Umstellungsservice- Dienstleistungsangeboten |
» Kommunikation der eigenen IBAN/BIC |
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- Wann / Wo soll diese Information angedruckt/ mitgeteilt/ publiziert werden - Beauftragung der Änderungen des Druckoutputs (z.B. Rechnungen) |
» Schulung interner Mitarbeiter auf mögliche Kundenanfragen wie auch durch SEPA bedingte interne Prozessveränderungen |
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Checkliste Technische Umstellung auf IBAN & BIC |
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» Identifizierung aller relevanten Systeme, die Kontonummern/ Bankleitzahlen haben |
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» Anpassung der Datenfeldlängen auf IBAN (und BIC) |
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» Festlegen, wie IBAN/BIC eingespielt werden können (Upload Datei vs. manuelle Erfassung) |
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» Festlegung von IBAN Plausibilitäts- und Prüfungsroutinen |
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Checkliste für Änderung im Verwendungszweck |
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» Prüfen der im DTA Verfahren genutzten maximalen Verwendungszwecklängen |
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» Anpassung von Länge und Inhalt auf maximal 140 Stellen und des erlaubten Zeichensatzes |
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» Nutzung von Referenzfeldern für bestimmte interne Prüfungen (z.B. Vertragsnummer) |
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Checkliste für End-to-End Referenz (Optional) |
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» Bestimmen, ob man dieses Feld genutzt werde soll
Wird vom Auftraggeber vergeben und im Falle von R-Transaktionen an den Auftraggeber zurückgegeben => Ermöglicht Automatisierung von Abstimmprozessen |
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» Definition des Feldinhalts (Maximal 35 Stellen) und des erlaubten Zeichensatzes |
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» Ausrichtung der internen Abstimmungsprozesse auf die End-to-End Referenz |
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Checkliste für Kontoinformationen MT940 |
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» Anpassen auf neue Geschäftsvorfallcodes (GVC) |
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» Darstellung von Purpose Codes über GVC |
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» Customizing SEPA Referenzen mit vorangestellten Präfixen |
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» Prüfen der automatischen Verarbeitbarkeit der übrigen Dateninhalte |
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» Sofern (zukünftig) erforderlich: Umstellung auf das Camt.053 Format vorbereiten |