Migrationsbrief an Zahlungspflichtigen

Wenn der Zahlungspflichtige als Kunde, Vertragspartner etc. dem Zahlungsempfänger eine schriftliche Einzugsermächtigung erteilt hat, die den Zahlungsempfänger ermächtigt, Zahlungen von seinem Konto mittels Lastschrift einziehen zu dürfen, kann der Zahlungsempfänger diese Willenserklärung auf das SEPA Lastschriftverfahren anwenden, sofern er den Zahlungspflichtigen über diese Umstellung rechtzeitig informiert.

Die Unterrichtung des Zahlungspflichtigen über den Wechsel muss vom Zahlungsempfänger rechtzeitig vor dem ersten Lastschrifteinzug im SEPA Basis Lastschriftverfahren unter Angabe von Gläubiger Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz in Textform erfolgen. Dieses ist in der Form eines Migrationsbriefes möglich. Auf Nachfrage der Hausbank muss der Zahlungsempfänger die Unterrichtung des Zahlungspflichtigen in einer geeigneten Weise nachzuweisen können.

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Möglichkeit

Vorteile

Nachteile

Verwendungs-

zweck

» Keine Portokosten

» Keine Postrückläufe

» Ein abweichender

Kontoinhaber wird

direkt informiert

» Aus rechtlicher Sicht zählt der

Verwendungszweck einer Überweisung

nicht zu den durch den Kunden

bereitgestellten Einrichtungen zur

Informationsentgegennahme

(wie z.B. Briefkasten, Anrufbeantworter)

» Verkürzung der Frist kann auf diese

Weise nicht vereinbart werden

Infoblatt

In der letzten

Rechnung

» Portokosten können

eingespart werden

» Vereinbarung einer

Fristverkürzung möglich

» Genaues Identifizieren der betroffenen

Verträge ist fachlich oft sehr aufwendig

» Wenn nur auf wenige Verträge anwendbar,

müssen die übrigen Kunden dennoch

über Migrationsbrief informiert werden

Separater Migrationsbrief

» Jeder Kunde wird erreicht

» Es können alle wichtigen

Informationen

(Mandatsreferenz, Datum

Umstellung auf SEPA)

mitgeteilt werden

» Vereinbarung einer

Fristverkürzung möglich

» Hohe Portokosten

» Voraussichtlich sehr geringe

Rückläuferquote

Beispiel Migrationsbrief – Direktes Kundenanschreiben (Mustertext) -

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Dem Kunden solle man in Rahmen der Zustellung des Migrationsbriefes die Gelegenheit zur Prüfung geben, ob die - in den meisten Fällen aus einer Konvertierung ermittelten Bankverbindungsdaten - tatsächlich korrekt sind.

Sollten die im Migrationsbrief angegebene Bankverbindungsdaten nicht korrekt sein oder der Kunde möchte seine Bankverbindung für künftige SEPA Lastschrifteinzüge ändern, so wäre es hilfreich, wenn dem Migrationsbrief für solche Fälle ein blanko SEPA Mandat zum Ausfüllen beigefügt wird.

Beispiel Migrationsbrief – Beiblatt zum Kundenanschreiben (Mustertext) -

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Hinweise

Jedes Unternehmen muss sich rechtzeitig positionieren, ob bzw. wie Kunden in die Versendung von Vorabinformationen einbezogen werden, die in den Systemen mit der Kennung „unbekannt verzogen“ hinterlegt sind.

Es müssen geeignete Vorkehrungen getroffen werden, damit alle Postrückläufer aus der Versendung von Migrationsbriefen erfasst und nachbearbeitet (ggf. Adressrecherche durch einen Drittdienstleister) werden können. Bei Bedarf sollte ein erneuter nachträglicher Versand an eine korrigierte Adresse erfolgen.

Bei der Entscheidungsfindung der Einschätzung von auslegbaren gesetzlichen Vorgaben sollte die Rechtsabteilung des jeweiligen Unternehmens (mit-) einbezogen werden. Letztendlich sollte hier neben der Verhältnismäßigkeit einer Maßnahme grundsätzlich auch ein Handeln im Kundeninteresse berücksichtigt werden.