Ein Projektauftrag ist ein formelles Dokument, das den Start eines Projekts autorisiert und die Rahmenbedingungen, Ziele, Umfang, Ressourcen und Verantwortlichkeiten für das Projekt festlegt.
Der Projektauftrag wird normalerweise von einer höheren Ebene im Unternehmen, wie dem Projektsponsor oder der Projektleitung, erstellt und genehmigt.
Der Projektauftrag setzt als Rahmendokument auf die Ergebnisse des Portfolioprozesses auf und detailliert somit einen Projektantrag.
Ein Projektauftrag umfasst in der Regel folgende Informationen:
Der Projektauftrag dient als Referenzdokument für alle Projektbeteiligten und bildet die Grundlage für die weitere Planung, Durchführung und Überwachung des Projekts. Er bietet eine gemeinsame Ausgangsbasis, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Projektziele, des Umfangs und der Erwartungen haben.
Informationen, die im Projektauftrag enthalten sein können: |
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Projektnummer, Projektbezeichnung, Projektlogo |
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Projektzweck (Ausgangslage, Kurzbeschreibung Problem, Anforderung und Umfeld) |
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Projektbeschreibung/ Leistungsumfang des Auftragsgebers und Auftragnehmers |
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Messbare Projektziele (funktionale, technische, qualitative) |
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Projektabgrenzung (Nicht Ziele) |
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Projektplanung (inkl. Terminierung) und Durchführung |
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Kontextdiagramm (Darstellung des fachlichen Kontexts) |
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(optional) Lösungsalternativen (inkl. der Bewertung, Empfehlung und Entscheidung) |
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Projekthandbuch (inkl. Projektorganigramm, Projektstrukturplan, Aufwandschätzung, Änderungsverfahren, Beschreibung des Berichtswesens, Restriktionen und Risiken, etc.) |
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Qualitätssicherung/ Abnahme (Tests/Verfahren, Abnahmekriterien) |
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Preis / Kosten (Abrechnungs- und Zahlungsmodalitäten) |
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Bemerkungen (Verweis auf geltende Rahmenverträge, Haftungs- oder Garantieleistungen) |
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Zusatzvereinbarungen (Zeichnungsberechtigungen, Außenvertretung, der Projektleiter, organisatorische Einbindung der Projektleiter, Kriterien zur Leistungsbewertung für die Projektleiter, Räumlichkeiten und sonstige Infrastruktur, die für das Projekt benötigt werden |
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Unterschriften (Auftragnehmer, Auftraggeber) |
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Anlagen |
Der Nutzen eines Projektauftrages |
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Vertragscharakter – Verbindlichkeit für Auftraggeber und Auftragnehmer |
Möglicher erforderlicher Leistungsumfang eines Auftraggebers |
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Beratung durch qualifizierte Ansprechpartner |
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Bereitstellung von Unterlagen |
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Bereitstellung von Hardware/Software |
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Notwendige Aktivitäten, die nicht vom Auftragnehmer abgedeckt werden |
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Umsetzung von Prozessänderungen |
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Information der Gremien (Betriebsrat, Datenschutz, Cluster/Championat), Abnahmen) |
Projektbeschreibung/ Projektdefinition |
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Projektzweck |
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Schilderung der Ausgangslage, Kurzbeschreibung des Problems bzw. der Anforderung, Beschreibung was mit dem Projekt erreicht werden soll, sowie Kurzbeschreibung des Umfeldes |
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Ziele |
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Messbare Zielvorgaben des Auftragsgebers, technische Ziele des Projektes [z.B. Homogenisierung der Systemlandschaft, Standardisierung, Anwenderzahl, Reduzierung externer Dienstleister], qualitative Ziele [z.B. Antwortzeitverhalten, Systemverfügbarkeit], projektinterne Ziele |
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Nicht-Ziele |
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Abgrenzung: Was ist nicht Inhalt dieses Projektes, welche Ziele werden nicht verfolgt |
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Leistungsumfänge Auftragnehmer |
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Beschreibung der zu erstellenden Phasenergebnisse, zusätzliche Beschreibung der durchzuführenden Aktivitäten, Detaillierung der Ergebnisse und Aktivitäten [Umfang/ Anzahl/ Sprache, Systemdokumente, Benutzerdokumente, Schulung/Einweisung, Implementierung, Installation, Wartung], Definition von Stufen bei stufenweise Realisierung des funktionalen Umfangs |
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Leistungsumfänge Auftraggeber |
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Beratung durch qualifizierte Ansprechpartner, Bereitstellung von Unterlagen, Bereitstellung von Hardware/Software, notwendige Aktivitäten die nicht vom Auftragnehmer abgedeckt werden können, Umsetzung von Prozessänderungen, Information der Gremien (Betriebsrat, Datenschutz), Abnahmen |
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Kontextdiagramm |
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Organisatorische Einbettung in die Prozesslandschaft, welche Prozesse sind vom Projekt betroffen |
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Lösungsalternativen |
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Verbale Beschreibung der einzelnen Lösungsalternativen sowie von Auswirkungen auf beteiligte Bereiche, grobes Datenmodell, grobes Prozessmodell, Umfang des DV-Systems, Teilsysteme und Stufen, Bewertung der Lösungsalternativen anhand der Zieldefinitionen und Restriktionen und Empfehlung einer Alternative, Erläuterung der Entscheidung, Verweis auf Protokolle
Anmerkung: Wenn es keine Lösungsalternativen gibt, ist dieses zu begründen |
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Projektplanung und -durchführung |
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Projekthandbuch |
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Verweis / Hyperlink auf ein Projekthandbuch |
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Zeit- und Terminplan |
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Verweis / Hyperlink auf ein Projektplan |
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Qualitätssicherung |
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Abnahme |
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Abnahmekriterien (Teil-) Produktabnahmen/-freigaben |
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Durchführung und Dokumentation nach festgelegten Freigabeverfahren |
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Preis / Kosten |
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Art des Preises, Material, Reisekosten, Preis, Zahlungsmodalitäten, Link auf den Projektantrag |
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Bemerkungen |
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Verfahren/ Methode für die Projektabwicklung |
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Verweis auf geltende Rahmenverträge, Haftungs- oder Garantieleistungen |
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Zusatzvereinbarungen |
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Kapazitätsvereinbarung für die Projektleiter |
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Organisatorische Einbindung der Projektleiter |
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Zeichnungsberechtigungen |
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Aufgaben und Pflichten des Projektleiters, Kapazitätsvereinbarung für den Projektleiter, Zeichnungsberechtigung, Außenvertretung des Projektleiters, organisatorische Anbindung des Projektleiters, Kriterien zur Leistungsbewertung für den Projektleiter, benötigte Räumlichkeiten und sonstige Infrastruktur |
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Unterschriften |
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Auftragnehmer (Datum, Name in Klarschrift, eigenhändige Unterschrift) |
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Auftraggeber (Datum, Name in Klarschrift, eigenhändige Unterschrift) |
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Anlagen |
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Sonstiges, wie z.B. Begriffsdefinitionen |