Projekte - Projektorganisation

Die Projektorganisation bezieht sich auf die Struktur, die Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen innerhalb eines Projekts. Sie legt fest, wie das Projektteam organisiert ist und wie die Kommunikation, Entscheidungsfindung und Koordination erfolgen. Eine effektive Projektorganisation trägt wesentlich zum Erfolg des Projekts bei und schafft klare Zuständigkeiten und eine effiziente Arbeitsweise.

Die Projektorganisation kann je nach Größe und Komplexität des Projekts variieren, aber typischerweise umfasst sie die folgenden Elemente:

• Projektleitung
  Die Projektleitung hat die übergeordnete Verantwortung für das Projekt und die Koordination aller Projektaktivitäten. Sie stellt sicher, dass das Projekt im Einklang mit den definierten Zielen und Anforderungen bleibt, Ressourcen bereitgestellt werden und die Termine eingehalten werden.
  
  
• Projektmanager/in
  Der/die Projektmanager/in ist für die direkte Leitung und Steuerung des Projekts verantwortlich. Sie überwachen den Projektfortschritt, koordinieren die Aktivitäten der Teammitglieder, stellen sicher, dass Meilensteine erreicht werden, und berichten regelmäßig über den Projektstatus.
  
  
• Projektteam
  Das Projektteam besteht aus den Personen, die direkt an der Durchführung des Projekts beteiligt sind. Die Mitglieder des Teams werden entsprechend ihrer Fachkenntnisse und Fähigkeiten ausgewählt und haben spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Projekts.
  
  
• Stakeholder
  Die Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben oder von dessen Ergebnissen betroffen sind. Dazu können Auftraggeber, Kunden, Benutzer, Lieferanten oder andere relevante Parteien gehören. Die Kommunikation und Interaktion mit den Stakeholdern ist wichtig, um ihre Erwartungen zu verstehen und sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden.
  
  
• Lenkungsausschuss
  Bei größeren Projekten kann ein Lenkungsausschuss eingerichtet werden, der aus Vertretern der obersten Führungsebene besteht. Der Lenkungsausschuss trifft wichtige strategische Entscheidungen, genehmigt den Projektauftrag, stellt Ressourcen bereit und überwacht den Fortschritt des Projekts.

Die genaue Projektorganisation wird in einem Organigramm oder einer Projektstruktur visualisiert, in dem die Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen innerhalb des Projekts dargestellt werden. Es ist wichtig, dass die Projektorganisation klar definiert und allen Beteiligten bekannt ist, um eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation sicherzustellen.

Die Projektorganisation kann während des Projekts angepasst werden, um auf veränderte Anforderungen oder neue Herausforderungen zu reagieren. Eine klare Kommunikation und regelmäßige Abstimmung zwischen den Teammitgliedern und den Stakeholdern ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und das Projekt erfolgreich voranschreitet.

Eine Kommunikationsmatrix ist ein nützliches Werkzeug, um die Kommunikation innerhalb eines Projekts zu planen, zu organisieren und zu überwachen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergegeben werden.

Eine Kommunikationsmatrix kann folgende Elemente enthalten:

• Stakeholder
  Liste der relevanten Stakeholder, einschließlich interner und externer Parteien, die von oder zum Projekt kommunizieren müssen.
  
  
• Kommunikationsziele
  Die Ziele der Kommunikation für jeden Stakeholder werden festgelegt. Dies kann informieren, konsultieren, entscheiden oder andere Ziele umfassen.
  
  
• Kommunikationsarten
  Die verschiedenen Kommunikationsarten werden identifiziert, z. B. Meetings, E-Mails, Berichte, Präsentationen, Telefonate, Workshops usw.
  
  
• Kommunikationsmittel
  Die spezifischen Mittel oder Kanäle, die für jede Kommunikationsart verwendet werden, werden festgelegt. Dies kann beispielsweise das Intranet, E-Mail-Verteilerlisten, Videokonferenztools oder andere Kommunikationstools umfassen.
  
  
• Frequenz
  Die Häufigkeit der Kommunikation mit jedem Stakeholder oder für jede Kommunikationsart wird angegeben. Dies kann täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf erfolgen.
  
  
• Verantwortliche Person
  Der/die verantwortliche Ansprechpartner oder das Teammitglied wird benannt, das für die Kommunikation mit jedem Stakeholder zuständig ist
  
  
• Bemerkungen
  Zusätzliche Informationen, Anmerkungen oder besondere Anforderungen zur Kommunikation werden festgehalten.

Eine Kommunikationsmatrix kann in Form einer Tabelle erstellt werden, in der die oben genannten Informationen strukturiert dargestellt werden. Jeder Stakeholder wird in den Zeilen aufgeführt, während die Kommunikationsarten, -mittel, -frequenzen und verantwortlichen Personen in den Spalten angegeben werden. So entsteht eine klare Übersicht über die geplanten Kommunikationsaktivitäten im Projekt.

Es ist wichtig, die Kommunikationsmatrix regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, da sich die Kommunikationsanforderungen im Laufe des Projekts ändern können. Eine effektive Kommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg und trägt dazu bei, dass alle Beteiligten gut informiert sind, Herausforderungen frühzeitig erkannt werden und Entscheidungen auf der Grundlage relevanter Informationen getroffen werden können.

1. Darstellung einer Kommunikations- und Einbindungsmatrix
   (Kommunikationsbeziehungen, -medien, -rituale)
   
   • Standardmeetings wer wird wann durch wenn informiert
   • Statusreporting wer liefert wann, wie in welcher Form (projektintern, Projektausschuss)
   • Medien: Notes-Mails, Notes-Datenbanken, Projektlaufwerke
   • Hinweis auf Bereitstellung von Templates für das Statusreporting