Eine Projektsteuerung hat die Aufgabe ein Projekt planmäßig durchzuführen und - im Falle von Abweichungen - durch geeignete Maßnahmen dafür Sorge zu tragen, dass die Ist-Situation sich wieder an die Planwerte annähert.
Ein Controlling dient der Überwachung, Unterstützung und Steuerung des Projekts. Unter bestimmten Bedingungen müssen auch die Planwerte im Sinne der Projektzielsetzung neu festgelegt werden. Hierfür müssen Informationen erfasst, aufbereitet und rechtzeitig in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden.
Benötigte Angaben für Termin-/ Kosten- und Ressourcensteuerung |
» Zeitpunkt der Erstellung |
» Genutzte Tools |
» Ablauf zu Entscheidungen über Abweichungen im Projektplan |
» Tätigkeitsnachweise |
» Entscheidungsinstanzen |
» Regeln zu Entscheidungen (in welchen Fällen durch wen). |
1. Informationsquellen |
Regelmäßig stattfindende Projektsitzungen sind eine gute Möglichkeit zum Informationsaustausch. Des Weiteren können interne Fortschrittsberichte, Aufwandsmeldungen (Zeit/ Kosten) als IST Daten herangezogen werden. |
2. SOLL/ Ist- Vergleich |
Eventuelle Abweichungen beim Abgleich der IST Daten mit den Planwerten (SOLL Daten) sind in Bezug auf Ergebnisse, Termine sowie Kosten- und Leistungsumfange sollten historisch dokumentiert werden. |
3. Projektstatusbericht |
Die Ergebnisse sollten zusammengefasst in einer abgestimmten Berichtsfrequenz dem Auftraggeber mit den erforderlichen Angaben zur Verfügung gestellt werden. |
» Sachkosten und Budget je Teilprojekt |
» Schätzung des Fertigstellungsgrades |
» Ausblick auf die geplanten Ergebnisse |
» Meilenstein- / Kostentrendanalyse |
» Angabe zu Change Request |
» Risikoanalyse |
4. Meilensteintrendanalyse |
Eine methodische Visualisierung (Vertikal: Meilensteine; Horizontal: Berichtszeitpunkte) der Projektentwicklung erlaubt eine Vorschau auf das Projektende.
Exkurs Kostentrendanalyse: Analog zur Meilensteinanalyse werden die zu erwarteten Kosten für das Projekt geschätzt. |
5. Change-Management Verfahren |
Nicht planbare Änderungswünsche sollen geordnet ins Projekt laufen und die Vorgaben des Auftrages beachten. Die Entscheidung Change vs. Ablehnung obliegt dem Entscheidungsgremium.. |
6. Change Request (CR) |
Ändert sich die Auftragsgrundlage durch einen sogenannten Change Request (= Antrag auf Änderung), muss der Projektauftrag bei Bedarf aktualisiert werden. |
» Darstellung Sachverhalt/ Änderungswunsch/ Ursache/ Anlass |
» Durchführung einer Auswirkungsanalyse |
» Darstellung konkreter Lösungsansätze (Umsetzungs-/ Lösungsalternativen) |
» Höhe des Zusatzaufwands für genehmigte Änderung sollte dokumentiert werden |
Projektbezeichnung |
Beschreibung der Abhängigkeit |
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Projekt übergreifend |
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Projekt XYZ |
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… |
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Projekt intern |
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Teilprojekt XYZ |
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Arbeitspaket XYZ |
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… |
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Beschreibung eines Projektsteuerungsmodells, z. B. |
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Ebene 1 |
Managementebene |
Ebene 2 |
Planungs- und Simulationsebene |
Ebene 3 |
Steuerungsebene |
Eine Ab- und ggf. Anwesenheit sollte nicht ausschließlich über einen Projektkalender erfolgen, sondern auch im persönlichen Kalender im E-Mail Account (z.B. in MS Outlook) hinterlegt werden.
Controlling ist als ein eigenständiger Begriff anzusehen, für den es keinen genau entsprechenden deutschen Ausdruck gibt.