Projekte - Projektphase Budgetallokation

Budgetaufteilung

Eine Projektbudgetierung umfasst die vollständige mengen- und wertmäßige Zusammenfassung der erwarteten und gewollten Entwicklung eines Projektvorhabens in einer auf die Zukunft ausgerichteten Planungsperiode und verfolgt folgende grundlegende Absichten:

» Prognosefunktion

» Überwachungsfunktion (Controlling)

» Motivationsfunktion (als Führungsinstrument)

Das Projektbudget umfasst alle für ein Projekt zur Verfügung gestellten monetären Mittel und beschäftigt sich vorrangig mit der Aufteilung des Budgets in sachlicher und zeitlicher Hinsicht.

Die Grundlage für die Berechnung des Projektbudgets bildet eine Aufwandsschätzung, die in der Regel durch einen Business Case bzw. durch das Programm-/Projekt- Management erstellt wird.

Für die Vorbereitung und Initiierung von Projekten sollte ein sogenanntes Projektdatenblatt erstellt werden, auf dessen Grundlage dann die Genehmigung eingeleitet wird.

Das Ziel der Projektphase Budgetallokation

» Genehmigung des Projektes

Grundsätzliche Struktur und Themen im Projektdatenblatt

Projektbezogene Aufgaben & Resultate	Formale Anforderungen	Projektstützende Aufgaben & Resultate
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Aufwandschätzung

Berichte über Projekte, die aufgrund von Fehlplanungen entweder vollständig gescheitert sind oder nur mit erheblichen Kosten- und Terminüberschreitungen abgeschlossen wurden, sind leider keine Seltenheit.

Der Nutzen einer Aufwandschätzung

» Aufwandplanung und Kostenplanung

Eine realistische Abschätzung des zu erwartenden Aufwandes ist eine entscheidende Grundlage für die erfolgreiche Durchführung von Projekten. Die Prognose des für ein vorgegebenes Ergebnis erforderlichen Aufwands bezeichnet man als Aufwandsschätzung.

Grundlegende zu berücksichtigende Elemente einer Aufwandschätzung

» Hardwarekosten

» Softwarekosten

» Kosten für Schulung (Eigen- und Fremdleistungen)

» Einführungskosten

» Migrationskosten

» Kosten für Erweiterungen

» Kosten für Schnittstellen

» Einführung des Standardprodukts

Aufgrund des innovativen Charakters von Projekten ist es (sehr) schwierig, bei der Planung die voraussichtlichen Kosten und Arbeitszeiten exakt zu bestimmen. Andererseits muss für die Erstellung eines Angebots oder eine Wirtschaftlichkeitsrechnung eine Aussage über die zu erwartenden Aufwendungen für die Erzielung des Projektergebnisses getroffen werden.

Risiken von Schätzmethoden

» Verfrühte Schätzung einer unvollständig beschriebenen Aufgabe

» Einmalige Schätzung

» Optimismus

» Betreten von Neuland

» Ungewissheit über Verlauf der Projektdurchführung

» Revision Schätzwerte (Rechenmodell Restaufwand = Gesamtaufwand – bisheriger Aufwand)

» Verfrühte Schätzung einer unvollständig beschriebenen Aufgabe

Zu optimistische Schätzungen des zu erwartenden Aufwandes führen nicht selten dazu, dass durch Abstriche bei Leistungsumfang und Produktqualität Aufwand von der Entwicklung in die Wartung verlagert wird, um vereinbarte Termine und Kosten einzuhalten. Diese Einsparungen wirken sich zwangsläufig auf die Wartungskosten aus, denn Fehler und Mängel eines Produktes können während der Wartung nur mit vergleichsweise hohem Aufwand behoben werden

Der hieraus resultierende Wunsch geeignete Methoden und Verfahren zur Aufwandschätzung anzuwenden, ist daher nur allzu verständlich. Die Aufgabe eines Projektmanagements ist es, dafür Sorge zu tragen, dass die vereinbarten Projektziele innerhalb der festgelegten Randbedingungen erreicht werden.

Wesentliche Inhalte einer Aufwandschätzung

» Detaillierungsgrad in Abhängigkeit von Projektgröße und Projektinhalt

» Aufwände: Personentage, Kosten, Nacharbeiten

» Aktualisierung mit Fertigstellung jedes Arbeitspaketes, Zielabgleich

Grundsätzlich muss in der Praxis hierbei immer versucht werden, eine Balance der relevanten Zeit der entstehenden Kosten und der vorgegebenen Qualitätsmerkmale unter Einsatz der vorhandenen Ressourcen zu erreichen.

Im Optimum werden maximale Leistung und Qualität bei einem minimalen Zeit- und Kostenaufwand erzielt.

Anforderungen an Schätzverfahren

Benutzerfreundlichkeit

» Schnell verfügbar

» Leicht erlernbar

» Geringer Zeitaufwand

» Transparent

Ergebnisqualität

» Genauigkeit der Schätzung

» Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse

» Bewertbarkeit

» Anpassbar bezüglich Einflussfaktoren

» Objektivität

Projektmanagement

» Frühzeitig einsetzbar

» strukturiert (einzelne Phasen)

» schrittweise, damit Schätzungen revidiert werden können

Schätzprozess

» Aufgaben strukturieren

» Aufwand schätzen

» Sollwerte den Mitarbeitern als Vorgabe bekannt geben

» Ist-Werte realistisch erfassen

» Ist-Werte analysieren

» Aufwandschätzung aufgrund bereinigter Ist-Werte aktualisieren

Einflussfaktoren für

den Aufwand

» Komplexität des Projektes

» Dokumentationsvorlagen

» Methoden, Techniken, Werkzeuge

» Quantifizierte Qualitätsmerkmale

» Organisationsform

» Personalproduktivität

Beispiel: Reifegrad einer Aufwandschätzung

Kosten/ Nutzen der Schätzung

Bedeutung/ Wert der Schätzung

Abweichung Min/ Max %

Aktion

Ergebnis

Kosten

Nutzen

Größenordnung

geschätzt

Maßnahmen-
steckbrief

Vorhaben stichpunktartig

beschrieben. Gesamtkosten

und Projektlaufzeit sind

durch Erfahrungswerte und

Vergleich mit ähnlichen

Projekten grob ermittelt.

Nutzeneffekte (Umsatz

und Kosten) sind in

Größenordnungen

geschätzt. Qualitative

Effekte sind grob

beschrieben.

Größenordnung

durch inhaltliche

Betrachtung

fundiert

Projekt-
steckbrief

Grobe
Geschäfts-
prozesse

Kernobjekte

Schnittstellen

Grobe Anforderungen und

einige Abhängigkeiten sind

bekannt. Sehr grobe

Aufgabenliste geschätzt.

Ressourcenbedarf

pauschal ermittelt.

Größenordnung der

Gesamtkosten und

Projektlaufzeit sind ermittelt

Nutzeneffekte unterteilt

in Bereiche Umsatz,

Kosten und Qualität

sind für Planungs-

zeitraum geschätzt.

Voruntersuchung

durchgeführt

Grobes
Fachkonzept

Grober
Projektplan

Business
Case

Anforderungen sind

Formuliert.

Abhängigkeiten sind bekannt.

Aufgabenliste mit Schätzung

eines Ressourcenbedarf für

Fachbereich und IT.

Gesamtkosten und

Projektlaufzeit sind grob

ermittelt und

nachvollziehbar

dokumentiert.

Wirtschaftlichen Effekte

(Umsatz, Kosten ohne

Projektkosten) sind

detailliert analysiert,

quantifiziert und im

Business Case

dokumentiert.

Eventuelle qualitative

Nutzeneffekte wurden

konkret beschrieben

und Messkriterien

(z.B. Fehlerquote)

benannt.

Spezifikation

erstellt

Detaillierte

Geschäfts-prozesse

Detail-Fachkonzept

Aufgabenliste mit Detailschätzung

(Personentage),

Ressourcenplanung für

Fachbereich und IT.

Nutzeneffekte sind

abschließend ermittelt.

Informationen an Gremien

Informationen an Betriebsrat

Die Unterrichtung von Betriebsräten soll vom Grundsatz her von einer vertrauensvollen Zusammenarbeit geprägt sein und sicherstellen, dass die Arbeitnehmervertreter in dem gesamten Projektablauf so eingebunden sind, dass diese zeitnah Anregungen und Bedenken äußern können.

Organisatorische Auswirkungen
» In welchen Abteilungen wird kurz- und mittelfristig produktiv eingesetzt?
» Wann wird produktiv eingesetzt?
» Werden organisatorische Strukturen verändert (wenn ja, welche)?
» Werden Arbeitsabläufe verändert (wenn ja, welche)?
» Werden Arbeitsinhalte verändert (wenn ja, welche)?
» Gibt es Produkt Know How im Fachbereich?
» Wie sieht das Betriebskonzept aus (Rechner-/Serverstandort, Module/ Programme)?
» Wie sieht das Nutzerkonzept aus (betroffene Bereiche/Geschäftsprozesse, Mitarbeiter)?
» Wie sieht das Berechtigungskonzept aus (Profile mit Mitarbeiterzuordnung)?
Personelle Auswirkungen
» Wie viele Personen sind betroffen?
» Werden beim Start Arbeitsplätze abgebaut?
» Werden zu einem späteren Zeitpunkt Arbeitsplätze abgebaut?
» Wenn Arbeitsplätze abgebaut werden, wo werden die Mitarbeiter eingesetzt?
» In welchem Umfang wird das heutige Arbeitsvolumen reduziert?
» Welchen Ersatz gibt es für ein reduziertes Arbeitsvolumen?
» Müssen die Mitarbeiter im Fachbereich und in den technischen Abteilungen geschult werden?
	Wenn ja:
		Welcher Mitarbeiterkreis wird geschult
		Art der Schulungen (Einzelschulungen, über Multiplikatoren, ...)
		Dauer der Schulungen je Mitarbeiter
		Wer schult die Mitarbeiter
		Ist Zeitbedarf eingeplant und wie wird die Abwesenheit im Produktionsbereich überbrückt
		Ablauf der Schulung auf der Zeitachse

Information an Datenschutzbeauftragten

Sofern innerhalb einer Projektarbeit datenschutzrelevante Maßnahmen notwendig sind ist ein im Unternehmen zuständiger Datenschutzbeauftragter einzubeziehen. Bei übergreifenden Maßnahmen sind alle betroffenen Datenschutzbeauftragten zu informieren.

Welche Maßnahmen im Einzelnen datenschutzrelevant sind, regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).Die Information zum Datenschutz hat zu erfolgen, sobald die notwendigen Maßnahmen und ihre Auswirkungen klar definiert werden können, in der Regel jedoch spätestens nach Abschluss des Fachkonzepts.

Ein Datenschutzbeauftragter prüft dann die vorgeschlagenen Maßnahmen und gibt diese – ggf. mit definieren Einschränkungen oder Auflagen – frei bzw. verbietet die vorgesehenen Maßnahmen als ein Verstoß gegen das BDSG.

Über eine Genehmigung eines Projektes sollte neben dem Betriebsrat auch der Datenschutzbeauftragte informiert werden, damit mit diesem bei Bedarf rechtzeitige Anregungen, Bedenken oder auch Abstimmungstermine vereinbart werden können.

Information an sachgebietsbezogene Gremien

Fachbereichsübergreifende Teams beschäftigen sich in der Regel mit übergreifenden Prozessen und betrachten Systeme oder Funktionalitäten daher erst in zweiter Linie. Sie sollten während eines Projektverlaufes laufend durch zuständige Projektmitarbeiter inhaltlich informiert werden, sofern diese von den Projekten betroffen sind.

Es bietet sich gegebenenfalls an ein Mitglied aus einem sogenannten fachlichen Gremium in die Projektorganisation einzubinden, um Gemeinsamkeiten zwischen den betroffenen Fachbereichen klarer herauszuarbeiten zu können sowie im Zuge dessen die Prozesse zu harmonisieren. Zu guter letzt wird in der Folge auch eine effizientere Nutzung des vorhandenen IT-Budgets ermöglicht.

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