Projekte - Projektdokumentation

Unter einer Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung mit dem Ziel, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen.

Bei den Objekten handelt es sich in der Regel um Dokumente mit einem Informationsgehalt, der mit Hilfe der Dokumentation systematisch verwertet werden soll.

Die Projektdokumentation ist nach DIN 69901 die "Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes."

Somit zählen Bezugskonfiguration, Projektberichte, Projektabschlussbericht und Pflichtenheft mindestens zur Projektdokumentation. Existiert ein Projekthandbuch (Projektbuch), so kann dieses direkt in die Projektdokumentation überführt werden

Projektdokumentation

Ablagestruktur

» Gliederung (ablaufbezogenen, ergebnisbezogenen)

» Server/Verzeichnis (eindeutige Struktur der Dateibenennung)

Berechtigungskonzept inkl. Zugriffsrechte

» Kopier-, Äderungs-, Speicherungs-, Lese- und Löschrechte

Projektordner

Ein Projektordner ist ein spezieller Dateiordner für die Aufnahme aller Projektdokumente. Der Zugriff (Schreib-/Lesezugriff) sollte für jeden Projektbeteiligt individuell geregelt werden.

Für die Archivierung von Dokumenten sollten die Ablagepfade und die Struktur von Dateibezeichnungen verbindlich festgelegt werden.

Unter einem Ablagepfad versteht man die Aneinanderreihung von Ordnernamen zur Lokalisierung eines Dokuments in einer Verzeichnisstruktur. Eine Datei ist ein strukturierter Bestand inhaltlich zusammengehöriger Daten, welche auf einem beliebigen Datenträger oder Speichermedium abgelegt bzw. gespeichert werden kann. Die in Dateinamen verwendbaren Zeichen sind abhängig von Dateisystem, Betriebssystem und gegebenenfalls Sprachoptionen.

Nutzen einer Vorgabe von Projektordnerstrukturen
»	Gute Übersichtlichkeit im Projektordner
»	Einheitlichkeit der Projektordner

Ein Projektverzeichnis sollte in der oberen Ebene für alle Projekte gleich aufgebaut sein, um sich auch projektübergreifend besser orientieren zu können.

Dokumentationsstandards

Eine Projektleiter sollte frühzeitig die Standards zu einem Projekt, wie z.B. Aufbau der Projektdokumente, Versionsführung, zulässiger Status, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Dokumentationen, zu nutzende Dokumentvorlagen inkl. Hyperlink, zu verwendende Tools, Namenskonventionen, Projektserverstruktur, Dokumentenkennzeichnung (Aufbau Kopf- und Fußzeile), Dokumentenschutz usw. verbindlich festlegen.

Anderenfalls würde eine nachträgliche Normung im Laufe eines Projektes einen hohen Arbeitsaufwand erfordern.

Dokumentenführung

Die Dokumentenführung dient einer geregelten und transparenten elektronischen Verwaltung des jeweiligen Status dieses Schriftgutes mit Benennung der Verantwortlichkeiten für dessen inhaltliche Erstellung, Ergänzung, Veränderung bzw. Modifizierung sowie Löschung. Die Ordnungsstrukturen der Dokumentenführung sind festzulegen.

Versionsverwaltung

Die einzelnen Versionen sollten in dem angegebenen Anlagepfad unter der jeweiligen Versionsnummer historisch mit einem „Zeitstempel“ abgelegt werden. Dadurch sind nach Änderungen an einem Dokument auch die ursprünglichen Inhalte wieder reproduzierbar. Folglich könnte hierdurch auf die Word-Funktion „Änderungsverfolgung“ verzichtet werden.

Die Versionsverwaltung dient somit auch der Protokollierung/ Archivierung von Änderungen.

Version	Datum	Autor	Änderung
0.1			Initiale Erstellung;
			…..
1.0			Abnahme

Die Vorgehensweise zur systematischen Verwaltung von Versionen verfolgt das Ziel einer Nachvollziehbarkeit von Änderungen eines (Entwicklungs-) Projektes sowie der Reproduzierbarkeit historischer Bearbeitungsstände.

Dokumentenstatus

Für den Ausweis eines Dokumentenstatus sind zulässige Werte zu definieren. Die möglichen Ausprägungen können beispielhaft wie folgt festgelegt werden:

Kürzel	Bedeutung
Offen
In Arbeit
Review
Qualitätssicherung
Abnahme
Erledigt

Diese Werte können auch einer jeweiligen Projektphase zugeordnet und auf (Haupt-) Arbeitspakete heruntergebrochen werden:

Projektphase	Arbeitspaket x	Arbeitspaket y
Auftragsklärung
Fachkonzeption
DV Konzeption
Realisierung
Test
Go Live/ Business Roll Out
Stabilisierung

Informationsquellen

Die Quellenangabe ist ein Verweis auf die Informationsquellen (Literaturangabe), auf die bei der Erstellung des Dokumentes zurückgegriffen wurde. Für eine Ausarbeitung dienliche Quellenangaben aus dem Internet und Intranet sollen nach Möglichkeit per Link dokumentiert werden, d.h.

» Hyperlinks auf Externe Quellen

» Hyperlinks auf Interne Quellen

» Hyperlinks auf Korrespondierende Dokumente

Nachweisdokumente

Nachweisdokumente sollten auf einem Projektlaufwerk mit gemeinsamen Zugriff (Lese- und/oder Schreibberechtigung) archiviert werden.

Hierunter zählen zum Beispiel:

Nachweisdokument	Zielgruppe
Review Unterlagen	Projektlenkungsausschuss und Projektteam
Prüfprotokolle	Projektleitung, Teilprojektleitung
Meilensteinbericht	Projektlenkungsausschuss und Projektteam
Abnahmeprotokolle	Projektlenkungsausschuss und Projektteam

Protokolle

Protokolle dokumentieren die Ergebnisse von Projektbesprechungen, ggf. auch ihren Verlauf. Während Berichte die Ergebnisse der laufenden Projektarbeit dokumentieren und somit in die Vergangenheit orientiert sind, enthalten Protokolle Entscheidungen und Aufgaben. Mängel in der Protokollführung führen daher auch unmittelbar zu Mängel bei der Steuerung eines Projektes.

Protokolle beschreiben somit die Zukunft eines Projektes.

Ein Protokoll sollte folgende Informationen enthalten:
»	Ort, Datum, Uhrzeit und Dauer der Besprechung
»	Teilnehmer (Namen und Organisationseinheiten) und ihre Funktion/ Rolle
»	Verteiler (Namen und Organisationseinheiten)
»	Anlass und Thema (z.B. "Jour Fixe")
»	Tagesordnung
»	Protokollnachlese (Protokoll des letzten Treffens)
»	Ergebnisse nach Tagesordnungspunkten gegliedert
»	Aufgabenliste (bzw. Liste der offenen Punkte)
»	Auflistung von Anlagen, Unterschriften und rechtliche Hinweise (Widerspruchsfristen)

Gelenkte Dokumente

Um jederzeit bei allen Beteiligten den gleichen Informationsstand zu gewährleisten, sollte in Projekten das Verfahren der sogenannte „gelenkte Dokumente“ zum Einsatz kommen. Darunter ist die Festlegung zu verstehen, zum welchen Terminen welche Dokumente an welchen Verteilerkreis zu versenden sind.

Anbei ein Beispiel:

Gelenktes Dokument	Verteilerkreis
Projekthandbuch	Projektlenkungsausschuss und Projektteam
Projektauftrag	Projektlenkungsausschuss und Projektteam
Fachkonzept	Projektlenkungsausschuss und Projektteam
DV Konzept	Projektlenkungsausschuss und Projektteam

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