Projekte - Kommunikationsverhalten

Eine Kommunikation umfasst wischen den Kommunizierenden nicht nur die Sachebene, sondern stets - in mehr oder weniger ausgeprägter Form - auch die Beziehungsebene.

Zur Beziehungsebene zählen Aspekte der Selbstoffenbarung (was hält jemand für wichtig) und der Appellation (was wird vom Anderen erwartet).

Das Vorschieben technischer Argumente (Sachebene) um die Anliegen Anderer zu verhindern (Beziehungsebene) ist ein weit verbreitetes Vorgehen, welches das unweigerlich zu Konflikten führt.

Neben der verbalen Kommunikation (mündlich und schriftlich) gibt oft die nonverbale Kommunikation (Körperhaltung, Augenkontakt, Tonfall, äußere Form, Reaktionsgeschwindigkeit usw.) wesentliche Informationen über die Beziehungsebene oder die wahren Absichten weiter.

Nach wie vor ersetzen daher die technischen Medien nicht die persönlichen Begegnungen, bei denen die Kommunizierenden sich ganzheitlich wahrnehmen können.

Kulturelle Unterschiede schließlich können ebenfalls erhebliche Kommunikationsschwierigkeiten bewirken, was insbesondere bei internationalen Projekten zu berücksichtigen ist.

Der Kommunikationsauftrag beginnt mit der Ausarbeitung eines Konzeptes, für welches eine Auftragsklärung, eine Analyse und eine Zieldefinition die Grundlage bilden.

Eine grundlegende Fragestellung ist von daher, welche Ziele das Projekt verfolgt und welche sollen wie kommuniziert werden?

Sollen die Mitarbeiter lediglich informiert oder auch zum aktiven Mitmachen motiviert werden?

Wird die Kommunikation zum Dialog, muss das Projekt die nötige Kommunikationsinfrastruktur zur Verfügung stellen. Auch die Zielgruppen sollten klar eingegrenzt und genau definiert werden. Denn selbstverständlich müssen alle betroffenen Mitarbeiter informiert werden.

Betrifft das vorgesehene Projekt alle Mitarbeiter im Betrieb? Gelten für bestimmte Gruppen (z.B. Führungskräfte) besondere Bedingungen? Aber auch indirekt betroffene Personen können als Zielgruppe in Betracht kommen.

Generell gilt, dass jede Zielgruppe die geeignete Kommunikationsmaßnahme und ihre spezifische Ansprache braucht. Um den Aufwand dafür möglichst gering zu halten, helfen oftmals schon eine konsequente Selektion der Informationsinhalte und ein modularer Aufbau im Kommunikationskonzept.

Ein Informationssystem eines Projektes muss alle projektinternen und –externen Berichte und Informationen umfassen und diese regelmäßig oder sporadisch weitergeben. Neben formellen Informationssystemen spielt die sog. "informelle Kommunikation" eine besondere Rolle. Sie hat großen Einfluss auf die Teamatmosphäre und die Projektkultur.

Grundsätzliche Fragen für eine projektrelevante Informationsbeziehung:

» Warum soll der Empfänger informiert werden?

» Welche Inhalte sollen übermittelt werden?

» Wie, in welcher Form sollen die Informationen weitergeleitet werden?

» Wie viel Informationen benötigt der Empfänger?

» Wann soll er die Informationen erhalten?

» Wo wird die Information bereitgestellt?

» Wer trägt die Verantwortung für Erstellung, Ablage, Freigabe, Verteilung, Rückmeldung?

Kommunikationsplan

Beispiel Kommunikationsplan

	Führungsteam	Jour Fixe	Projekt - Meeting
Teilnehmer	Mitglieder des Führungsteams	Projekt- und Teilprojektleiter	Kernteam
Turnus	quartalsweise und bei Bedarf	monatlich	wöchentlich
Termin	Individuell	Dienstags	Donnerstags
Zeitraum/ Dauer	Individuell/ ca. 15 Min	09:00-10:00/ ca. 60 Min.	15:00-16:00 60 bis max. 90 Minuten
Ort	Individuell	Raum gem. Reservierung	Raum gem. Reservierung
Ausstattung	N/A	Beamer & Notebook	Beamer & Notebook
Aufgabe / Ziel	Management Summary	Information/ Abstimmung	Information über Fortschritt Ziele/ Aktuelles
Vorlagen/ Informationen	Präsentation zur Entscheidungsvorlage	Meilensteinplan Budgetübersicht Statusbericht Akt./ Ergebnisse Risiken/Maßnahme	Projekt Planung Online-Protokoll Aktuelles, Ergebnisse, Risiken u. Maßnahmen 14-tägig Statusbericht
Ergebnisse	Schriftliches Protokoll bei Bedarf und Eintrag	Online Protokoll	Online Protokoll

Teilnehmer	Info/ Rolle	Vertretung	Sonstiges

Informationsinhalte / Kommunikationskonzept

Berichtspflichten werden häufig als lästig und überflüssig empfunden. Dennoch darf ihr Nutzen für die Informationspolitik im Unternehmens und der Projektarbeit nicht unterschätzt werden.

Der Nutzen eines Kommunikationskonzeptes

» Termingerechte und angemessene Informationsweitergabe

In Projekten gibt es verschiedenen Möglichkeiten zu kommunizieren. Die Form der Kommunikation die gewählt wird, hängt entscheidend von der Informationsweitergabe ab, die sich in Häufigkeit, formalen Anforderungen (z.B. Aktualität, Umfang) und schließlich in das Übertragungsmedium (z.B. Workshops, E-Mail) unterscheiden lässt.

Wesentliche Inhalte eines Kommunikationskonzeptes

» Beschreibung erforderliche Berichte und Empfänger (Inhalte, Umfang, Zeitpunkte)

» Kommunikationskonzept: intern und extern

Für die erfolgreiche Projektarbeit ist ein schneller und sicherer Zugriff auf benötigte Informationen für alle Beteiligten wesentlich. Von daher ist ein effizientes und effektives Informationsmanagement ein Schlüssel zum Erfolg. Für übergreifende Berichte sollten von daher Standardvorlagen entworfen bzw. genutzt werden.

Grundlegende Punkte für die Entwicklung eines Kommunikationskonzepts

» Festlegung der benötigten Informationen/ Arbeitsabläufe zur Informationsbeschaffung

» Festlegung der betrieblichen Informationsinhalte

» Festlegung der Informationsinhalte Betriebsrat

» Festlegung sonstiger Informationsinhalte

» Benennung von Verantwortlichen für Richtigkeit und Aktualität der Informationsinhalte

» Entwicklung eines Nutzungskonzepts für eine Verbesserung des Kommunikationswesens

Beispiel Kommunikationskonzept

Information	Zuständig	Empfänger	Art	Technik	Ergebnis
Projektstatus	Projektleiter	Projektlenkungs- ausschuss	Regelmäßig, Termin alle 2 KW	Meeting inkl. Präsentation	Protokoll
Phasen- / Projekt-Abschluss	Projektleiter	Projektlenkungs- ausschuss	Ergebnis gesteuert	Meeting inkl. Präsentation	Protokoll
Eskalation	Projektleiter	Projektlenkungs- ausschuss	Ereignis gesteuert	Meeting inkl. Präsentation, Lösungs- vorschläge	Protokoll
Projektstatus	Projektteam Mitglieder	Teil- projektleiter	Täglich	Meeting	Protokoll
Projektstatus	Teil- projektleiter	Projektleiter	Wöchentlich	Nachricht	E-Mail
Entscheidungen	Projektleiter	Projektteam	Ereignis gesteuert	Nachricht	E-Mail

Exkurs Projektumfeldanalyse

Eine Projektumfeldanalyse beschäftigt sich mit der Ermittlung und Dokumentation der nicht direkt in das Projekt eingebundenen und zu informierende bzw. zu schulende oder mit einzubindende Stellen und/oder Personen. Des Weiteren wird die Art der Einbindung und Information (zyklisch oder bei bestimmten Ereignissen festgelegt und es erfolgt ein entsprechender Eintrag in das Kommunikationskonzept sowie in das Kommunikationsdiagramm.

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