Projekte - Projektabschluss

DIN 69905 terminiert den Vorgang des Projektabschlusses als formales Projektende, welches regulär durch die Fertigstellung aller anstehenden Arbeiten erfolgen aber auch durch einen Projektabbruch erzwungen werden kann.

Der Projektabschluss umfasst in der Regel folgende Schritte:

1. Überprüfung der Projektziele
   Es wird überprüft, ob alle in der Projektinitiierung definierten Ziele erreicht wurden. Die Ergebnisse werden mit den ursprünglichen Projektzielen verglichen und bewertet.
   
   
2. Bewertung des Projektfortschritts
   Der Projektfortschritt und die erzielten Ergebnisse werden bewertet und dokumentiert. Es wird überprüft, ob alle geplanten Meilensteine erreicht wurden und ob das Projekt im vereinbarten Zeitplan und Budget durchgeführt wurde.
   
   
3. Abschlussdokumentation
   Eine umfassende Dokumentation des gesamten Projektverlaufs, einschließlich aller Aktivitäten, Entscheidungen, Änderungen und Ergebnisse, wird erstellt. Dies umfasst auch die Zusammenstellung aller relevanten Dokumente, Protokolle und Berichte.
   
   
4. Lessons Learned
   Eine ausführliche Auswertung des Projekts wird durchgeführt, um Lehren und Erfahrungen aus dem Projekt zu ziehen. Dies beinhaltet die Identifizierung von Best Practices, Erfolgsfaktoren, Herausforderungen und Verbesserungspotenzialen. Die gewonnenen Erkenntnisse können in zukünftige Projekte einfließen.
   
   
5. Übergabe und Schließung
   Es werden alle offenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten geklärt und abgeschlossen. Das Projektteam wird formal entlassen und Ressourcen werden freigegeben. Kunden, Stakeholder und andere relevante Parteien werden über den Abschluss des Projekts informiert.
   
   
6. Projektbewertung
   Eine Bewertung der Projektergebnisse und der Kundenzufriedenheit wird durchgeführt. Es werden Feedback und Bewertungen von Stakeholdern eingeholt, um die Qualität des Projekts und die Erfüllung der Erwartungen zu bewerten.
   
   
7. Feier des Projektabschlusses
   Ein formeller Abschluss des Projekts wird gefeiert, um die Leistungen des Projektteams anzuerkennen und die Zusammenarbeit zu würdigen. Dies kann in Form einer Abschlussveranstaltung oder eines kleinen Team-Events erfolgen.

Der Projektabschluss ist auch die Gelegenheit, um Projektdokumentationen, Werkzeuge und andere projektbezogene Ressourcen zu archivieren oder zu aktualisieren, sodass sie für zukünftige Referenzen und Projekte zur Verfügung stehen.

• Projektübersicht
• • Projektname, Projektteam, Projektleitung
  • Projektziele und inwieweit diese erreicht wurden
  • Zeitrahmen des Projekts und die tatsächliche Dauer
• Leistungsumfang und Ergebnis
• • Endprodukt(e) oder Dienstleistung(en), die das Projekt hervorgebracht hat
  • Abgleich von geplanten zu tatsächlich erbrachten Leistungen
• Budget
• • Geplantes Budget vs. tatsächlich aufgewendete Kosten
  • Kostenaufstellung und Analyse der Abweichungen
• Qualitätsmanagement
• • Bewertung der Qualität der Projektergebnisse
  • Angewandte Qualitätsstandards und Methoden
• Risiko- und Issue-Management
• • Welche Risiken traten auf und wie wurden diese bewältigt
  • Welche Issues wurden identifiziert und wie wurden sie gelöst
• Projektabschlussanalyse
• • Was hat gut funktioniert und sollte beibehalten werden
  • Was hat nicht gut funktioniert und wie könnte es verbessert werden
• Empfehlungen für zukünftige Projekte
• • Auf Basis der Erfahrungen Vorschläge für Anpassungen zukünftiger Projektpläne
• Anhänge
• • Dokumentierte Änderungsanfragen
  • Statusberichte
  • Protokolle wichtiger Meetings
  • Vertragsdokumente
  • Technische Dokumentationen

Ein gut durchgeführter Projektabschluss sorgt für einen geordneten und zielgerichteten Projektabschluss und ermöglicht es dem Projektteam und den Stakeholdern, das Erreichte zu würdigen und sich auf neue Herausforderungen vorzubereiten.

1. Sammeln von Daten
   • Zusammenführen aller relevanten Projektinformationen aus den genannten Bereichen.
     
     
2. Auswertung und Analyse
   • Bewertung der gesammelten Daten und Erstellung einer zusammenfassenden Analyse.
     
     
3. Dokumentation von Lessons Learned
   • Durchführung von Workshops oder Interviews mit dem Projektteam und Stakeholdern, um Erfahrungen zu sammeln.
     
     
4. Verfassen der Dokumentation
   • Aus den Analysen und gesammelten Daten wird das Abschlussdokument erstellt.
     
     
5. Überprüfung und Freigabe
   • Überprüfung der Dokumentation durch die Projektleitung und ggf. durch das höhere Management. Anschließende Freigabe.
     
     
6. Verteilung und Archivierung
   • Verteilung des Dokuments an alle Stakeholder und Archivierung für zukünftigen Gebrauch.
     
     
7. Abschlusspräsentation
   • Optional kann eine Präsentation der Ergebnisse für das Team und die Stakeholder durchgeführt werden.

Das Projektergebnis ist das in einem Projekt Erreichte. Es sollte mit den Projektzielen übereinstimmen, kann aber auch abweichen, wenn das Projekt nicht in allen Punkten erfolgreich war.

Die Auflösung einer Organisation kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen, in der Regel aber spätestens wenn ein Projekt (erfolgreich) abgeschlossen wird.