Management Skill - Projekt Management

1. Aufgabe, ein Projekt zu leiten.

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Die DIN 69901 setzt Projektmanagement mit der Führung der Projektabwicklung gleich. Sie zählt als zum Projektmanagement gehörig somit auf: "Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel".

Führung: "Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf die Projektziele.", oder "Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen.".

2. Gesamtheit des Fachwissens und der Methoden zur Abwicklung von Projekten

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Während die Qualifikation einer Person für "Management" bzw. "Führung" meist in ihrer Sozialkompetenz gesehen wird, steht "Projektmanagement" zugleich für das Fach- und Methodenwissen

3. Handlungs- und Führungsmodell, sog. "Management by Projects".

4. Lehre über die Leitung von Projekten

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In zunehmendem Maße wird an Hochschulen und Fachhochschulen Projektmanagement auch als eigenständige Disziplin innerhalb der Betriebswirtschaftslehre behandelt. Allerdings wird Projektmanagement bis jetzt ausschließlich als Aufbau- oder Ergänzungsausbildung gelehrt.

Grundsätzliche Vorgehensweisen im Projekt

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Vorstudie: Rahmenkonzept, Mengengerüst Wertgerüst

- Datenerhebung für Soll-Konzeption

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Organisationsuntersuchung: Kosten-/Nutzenschätzung
- Schwachstellen ermittelt, Datenerhebung zur Priorisierung Konzepte

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Systemkonzeption: Aufstellung einzelner Lösungssätze

- Auswahl des zu realisierenden Konzepts

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Detailfestlegung: Festlegen div. Spezifikationen, Auswirkung Systemkonzept auf Struktur, Mitarbeiter, Prozesse

- Freigabe zur endgültigen Realisierung Bereitstellung der Ressourcen

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Programmierung: Umsetzung in die Abwicklung

- Funktionsfähige Programme

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Systemtest: Systemtest + Abnahme

- Sichergestellte Bedienerzufriedenheit, Effizienz, Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit

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GO- LIVE (Inbetriebnahme): Schulung der Beteiligten Effiziente Einführung

- Beendetes Projekt Abgenommenes System

Projektplanung

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Angepasste Planungstiefe

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Planungswahrheit (Pufferzeiten für Risikozuschläge sind offen ausweisen)

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Planung muss ständig aktualisiert und nach dem Arbeitsfortschritt präzisiert werden

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Abstimmung mit allen Beteiligten erhöht die Erfolgschance auf effiziente Umsetzung

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Alle relevanten Planungsgegenstände sind zu erfassen

Projektorganisation aufstellen

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Rollen und Aufgaben im Projekt

Projektstrukturplan

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Hierarchische und ergebnisorientierte Gliederung darstellen

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Herunterbrechen Gesamtprojektes auf beherrschbare Teilprojekte/ Arbeitspakete

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Transparente Schnittstellen sicherstellen

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Grundlage für eine Termin- und Kostenplanung schaffen

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Zuordnung von Mitarbeitern und Verantwortlichen ermöglichen

Projektinfrastruktur bereitstellen

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Dokumentationsstandards (Dokumentenarten, zu beschreibende Inhalte, Dokumentenkennzeichnung, Formatvorlagen, Archivierung)

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Organisatorischen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse (Berichtswesen, Termine/ Turnus für Projekt-Meetings, Verhalten bei Konflikten)

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Projekt Kick-off Meeting mit Projektbeteiligten durchführen

Ablauf- und Terminplan

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Anordnung der Arbeitsabläufe von Arbeitspaketen und Dauer

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Visualisierung der Ablauf- Terminplans ist mittels eines Balkenterminplans (Abhängigkeiten in der Ablauffolge verdeutlichen)

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Kritische Pfade können farblich hervorgehoben werden

Mitarbeitereinsatzplan

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Zuordnung der Einzelaktivitäten der Terminplanung den Projektbeteiligten (Soll-Arbeitszeit vs. tatsächliche Verfügbarkeit von max. 80% kalkuliert)

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Kostenplan für Projektbudget (Aufwandschätzungen, Dauer und Mitarbeiterbesetzungen aller Arbeitspakete und Aktivitäten)

- Top-down (freie Mittelverteilung im verfügbaren Rahmen)

- Bottum-up (Kostenhochrechnung nach vorkalkulierten Kostenträgern)

Hauptsächlich relevant sind Personalkosten (PT x Euro/je P/pro T) und sonstige Kosten (Material-, Reise-, Finanzierungskosten)

Planoptimierung

Prüfung Faktor Zeit

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Sind zeitlogische Abhängigkeiten unbedingt notwendig?

Können Teilaktivitäten durch Splitting parallel durchgeführt werden?

Sind Zeitvorteile durch andere Anordnung der Aktivitäten erzielbar?

Gibt es Vorgänge, wo durch weniger beteiligte Personen der Abstimmaufwand reduziert werden würde?

Können Mitarbeiter von nicht kritischen Aufgaben zu Aktivitäten auf den kritischen Pfad verlagert werden?

Ist eine stufenweise Realisierung des Projekts, d.h. um die wichtigsten Projektteile früher abliefern zu können, möglich und sinnvoll?

Prüfung Faktor Ressourcen

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Ist ein Ausgleich der Ressourcenauslastung durch verschieben von nicht kritischen Aktivitäten möglich?

Prüfung Faktor Projekt- und Leistungsumfang

Prüfung Faktor Personen und Geld

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Wie kann eine durchgängig konstant hohe Arbeitsbelastung im ganzen Team sichergestellt werden?

Arbeitspakete erstellen

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Beschreibung der Inhalte (Aufgaben) und erwartete Ergebnisse

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Abhängigkeiten/ Schnittstellen zu anderen Komponenten

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Zeitplanung und Kostenplanung

Aufwende schätzen

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Je detaillierter die Arbeitspaketbeschreibung, ums so genauer können die benötigten Aufwende in PT (Personentagen) geschätzt werden

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Die Aufwende für übergeordnete Strukturen ergeben sich aus der Zuordnung entsprechend dem Projektstrukturplan

Kick Off Veranstaltung

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Vorstellung des Projektteams

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Erläuterung des Projektauftrages

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Darstellung der Projektinfrastruktur

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Abstimmung des zeitlichen Ablaufs

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Bestimmung des Qualifikationsbedarfs für die Projektmitarbeiter

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Ermittlung der Erwartung und Motivation der Projektbeteiligten

Aufgaben Projektstart

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Projektauftrag prüfen (insb. Zeit-, Ressourcen- und Leistungsumfang passen zusammen)

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Übereinstimmende Klarheit über den Projektauftrag bei allen Projektverantwortlichen und -beteiligten herstellen

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Mögliche offene Fragen soweit wie möglich klären

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Entwicklung von Steuerungsmaßahmen durch Festlegung von Prioritäten und kritischen Erfolgsfaktoren mit Auftraggeber

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Projektrisiken (Dimension Tragweite vs. Eintrittswahrscheinlichkeit) identifizieren, klassifizieren und dokumentieren (Risikotabelle) zusammengestellt werden, aus der dann beispielsweise die definierten kritischen Erfolgsfaktoren zu entnehmen sind.

Projektüberwachung und -steuerung

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Grundlage für Meilensteintrendanalyse