Dokumentationen - Benutzerhandbuch

Die Erstellung eines Benutzerhandbuchs, das auf dem Fachkonzept eines Projekts basiert und während der gesamten Lebensdauer des Produkts – einschließlich Folgeprojekten sowie Wartungs- und Weiterentwicklungsaufgaben – kontinuierlich aktualisiert wird, stellt eine zentrale Herausforderung in der technischen Dokumentation dar.

Ziel ist es, den Fachanwender in die Lage zu versetzen, ohne weitere Unterstützung mit dem technischen Produkt umzugehen.

Ein solches Benutzerhandbuch dient nicht nur als Anleitung zur Bedienung des Produkts aus Sicht des Anwenders, sondern fungiert auch als Brücke zwischen dem technischen Produkt und dessen praktischer Anwendung im Fachbereich.

Nutzen eines effizienten Benutzerhandbuchs

Ein effizientes Benutzerhandbuch ermöglicht es, komplexe Produkte zugänglich zu machen, indem es anwendungsspezifische Handlungen durch verständnisorientierte Kommunikation vermittelt. Dies beinhaltet die systematische Übertragung von Prinzipien von einer Handlung auf die nächste und baut auf bereits erlerntem Wissen auf. Ziel ist eine ergebnisorientierte Kommunikation, die dem Anwender erlaubt, Anweisungen unmittelbar in Handlungen umzusetzen und bei Bedarf auf weiterführende Informationen zuzugreifen.

Nutzen eines Benutzerhandbuches (Benutzerdokumentationen)

» Bedienung im Fachbereich ist ohne weitere Unterstützung möglich

Grundlegende Struktur und Themen eines Benutzerhandbuchs

Beschreibung des Produktes
Zu Beginn sollte das Produkt mit seinem Ziel und Zweck umfassend beschrieben werden. Dies umfasst die Entstehung des Produkts, die von ihm berührten Prozesse, Inhalte und die Zielgruppe. Eine solche Einleitung schafft den notwendigen Kontext für die anschließende detaillierte Anleitung.
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
Die klare Darstellung von Ansprechpartnern bei Nachfragen oder Problemen ist essenziell. Dies schließt Informationen zu Verantwortlichkeiten und Berechtigungen ein, um den Anwender im Fehlerfall zu unterstützen.
Übersicht und Struktur des Produkts
Eine Übersicht über die Anbindung des Produkts in der IT-Landschaft sowie eine detaillierte Beschreibung des Produktaufbaus, einschließlich Berechnungsgrundlagen und Prüfungen, bildet das Fundament für das Verständnis der Anwendung. Produktvarianten und -formen sollten ebenso erläutert werden.
Aufbau und Ablauf der Anwendung des Produkts
Der Kern des Benutzerhandbuchs besteht aus der detaillierten Beschreibung des Aufbaus und des Ablaufs der Produktanwendung. Dies beinhaltet visuelle Darstellungen, Erläuterungen der Eingangs- und Ausgangsprozesse, Produktinhalte, die Beschreibung unterschiedlicher Produktvarianten und die Darstellung relevanter Schnittstellen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der visuellen Darstellung des Ablaufs, um den Umgang mit dem Produkt zu veranschaulichen.
Ablage der Produktunterlagen und Anhang
Die Dokumentation, wo und wie die Produktunterlagen abgelegt sind, erleichtert den Zugang zu zusätzlichen Ressourcen. Der Anhang kann Glossare, FAQs und andere unterstützende Dokumente enthalten, die dem Anwender bei der Anwendung des Produkts helfen.

Beschreibung des Produktes

Ziel und Zweck des Produktes (Entstehung des Produkts, welche Prozesse werden wie von dem Produkt inhaltlich berührt, Inhalte des Produkts, Zielgruppe)

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Ansprechpartner bei Nachfragen oder Problemen mit dem Produkt / Prozess oder im Fehlerfall

Übersicht

Anbindung des Produkts in der IT Landschaft, Verantwortlichkeiten/ Berechtigungen

Struktur des Produkts

Produktaufbau, Erläuterung der zum Produkt genutzten Berechnungsgrundlagen und Prüfungen, Produktformen (z.B. Anwendungen, Grafiken, Prospekte, etc.)

Aufbau und Ablauf der Anwendung des Produkts

Aufbau des Produkts (inkl. Darstellung mit Grafiken), Eingangs- und Ausgangsprozesse, Produktinhalte, Beschreibung der unterschiedlichen Produktvarianten, Visuelle Darstellung des Ablaufes zum Umgang mit dem Produkt (möglichst in der gängigen Reihenfolge, Erläuterung der Hilfestellungen und Prüfpunkte), Schnittstellen (zu Anwendungen, Abteilungen, Prozessen), Berechtigungskonzept

Ablage der Produktunterlagen

Anhang

Erweiterung um Schulungsunterlagen und Arbeitsanweisungen

Die Integration von Schulungsunterlagen und spezifischen Arbeitsanweisungen in das Benutzerhandbuch verstärkt dessen Nutzen, indem es eine direkte Anleitung für die praktische Anwendung bietet und den Anwender in die Lage versetzt, das Produkt effektiv zu nutzen. Die Schulungsunterlagen dienen dabei der Vermittlung tiefergehender Produktkenntnisse, während die Arbeitsanweisungen konkrete Handlungsanleitungen für spezifische Anwendungsfälle bereitstellen.

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