Fachwissen Zahlungsverkehr - Meldewesen

Die ZAGMonAwV regelt die monatliche Berichterstattung von Zahlungsdienstleistern an die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und stellt sicher, dass die Aufsichtsbehörde regelmäßig über die Geschäftstätigkeit und die finanzielle Situation der regulierten Unternehmen informiert wird. Die ZAGAnzV definiert Anzeigepflichten, beispielsweise bei Änderungen der Geschäftsleitung oder der Eigentümerstruktur. Die ZIEV legt die Eigenmittelanforderungen für Zahlungsdienstleister fest, um eine angemessene Risikovorsorge und Kapitalausstattung zu gewährleisten.

Die Kernelemente des aufsichtsrechtlichen Meldewesens sind von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und die Gewährleistung der Integrität des Finanzsystems. Sie bilden das Fundament für eine effektive Überwachung und Steuerung der Risiken innerhalb des Finanzsektors. Hierzu gehören:

• Termingerechte Einreichung und Formvorschriften
  Alle Meldungen müssen fristgerecht und in der vorgeschriebenen Form an die zuständigen Aufsichtsbehörden übermittelt werden. Dies gewährleistet, dass die Aufsichtsbehörden stets über aktuelle und korrekte Daten verfügen, um ihre Überwachungsaufgaben effektiv wahrnehmen zu können.
  
  
• Periodisch wiederkehrende Anzeige- und Meldepflichten
  Regelmäßig wiederkehrende Meldungen, wie zum Beispiel Monats- oder Quartalsberichte, müssen unter Einhaltung der spezifizierten Anforderungen erstellt und eingereicht werden. Dies erfordert eine kontinuierliche Überprüfung und ggf. Anpassung interner Prozesse, um die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen.
  
  
• Anlassbezogene Anzeige- und Meldepflichten
  Zusätzlich zu den periodischen Meldungen müssen bestimmte Ereignisse, wie beispielsweise wesentliche Änderungen in der Geschäftsleitung oder in der Geschäftsstruktur, unverzüglich gemeldet werden. Dies stellt sicher, dass die Aufsichtsbehörden über relevante Veränderungen informiert sind und diese in ihrer Risikobewertung berücksichtigen können.
  
  
• Einhaltung der detaillierten Anforderungen
  Die genaue Einhaltung der Vorgaben bezüglich des Meldeverfahrens und der zu stellenden Anzeigen ist unerlässlich. Dies umfasst die Verwendung der korrekten Formulare, das Ausfüllen gemäß den Anleitungen und die Beachtung spezifischer Formatvorgaben.
  
  
• Anpassungen und Neuerungen
  Änderungen in den gesetzlichen Rahmenbedingungen, neue Verordnungen oder Anpassungen der Formulare und Formate müssen zeitnah im Meldewesen berücksichtigt und umgesetzt werden. Dies erfordert eine agile Organisation und Prozesse, die eine schnelle Reaktion auf solche Änderungen ermöglichen.

Unternehmen, die eine Erlaubnis für das Erbringen von Zahlungsdiensten gemäß des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erhalten haben, sind zur Einhaltung zahlreicher aufsichtsrechtlicher Meldepflichten verpflichtet. Die Anforderungen und Inhalte dieser Anzeige- und Meldevorschriften sind insbesondere im ZAG, der ZAG-Monatsausweisverordnung (ZAGMonAwV), der ZAG-Anzeigenverordnung (ZAGAnzV), der ZAG-Instituts-Eigenmittelverordnung (ZIEV) sowie der Zahlungsinstituts-Rechnungslegungsverordnung (RechZahlV) festgelegt.

Zur Überprüfung und Erfüllung dieser aufsichtsrechtlichen Anzeige- und Meldevorschriften orientieren sich Zahlungsinstitute häufig an den offiziellen Übersichten und Richtlinien der Deutschen Bundesbank oder der zuständigen Aufsichtsbehörde. Diese Übersichten klassifizieren die Institute je nach ihrer spezifischen Tätigkeit und legen die damit verbundenen Berichtspflichten fest.

Die aufsichtsrechtlichen Anzeige- und Meldevorschriften umfassen sowohl anlassbezogene als auch periodisch wiederkehrende Pflichten. Periodisch wiederkehrende Pflichten beinhalten beispielsweise regelmäßige Berichterstattungen über die finanzielle Lage, die Geschäftstätigkeit und andere relevante Aspekte des Instituts. Anlassbezogene Pflichten hingegen treten in spezifischen Situationen auf, wie etwa bei wesentlichen Änderungen in der Geschäftsstruktur oder bei der Einführung neuer Produkte.

Zur Sicherstellung der Einhaltung dieser Vorschriften ergreifen die Institute spezifische Maßnahmen. Dazu gehören unter anderem die Implementierung von Überwachungssystemen, die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen und die Einrichtung interner Prozesse zur fristgerechten und korrekten Erstellung der erforderlichen Berichte und Anzeigen.

Nach § 22 Abs. 1 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) in Verbindung mit § 6 der ZAG-Anzeigenverordnung (ZAGAnzV) sind Institute verpflichtet, ihren Jahresabschluss innerhalb der ersten drei Monate des Geschäftsjahres für das vorangegangene Geschäftsjahr zu erstellen und diesen, zusammen mit dem Lagebericht, unverzüglich sowohl der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als auch der Deutschen Bundesbank vorzulegen. Der Jahresabschluss ist zudem mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers oder, falls eine Bestätigung versagt wurde, mit einem entsprechenden Vermerk zu versehen. Darüber hinaus ist der Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses (Prüfungsbericht) unmittelbar nach Abschluss der Prüfung ebenfalls beiden Behörden zu übermitteln.

Zur Erfüllung dieser spezifischen Anforderungen werden in den Instituten gezielte Maßnahmen ergriffen. Die Abteilung für Rechnungswesen (Accounting) spielt hierbei eine zentrale Rolle, indem sie die inhaltliche Vorbereitung und Durchführung der Aufstellung des Jahresabschlusses übernimmt. Dies beinhaltet unter anderem die Koordination der Zusammenarbeit mit den Abschlussprüfern. Nachdem der Jahresabschluss fertiggestellt wurde, wird er dem Bereich Finanzen (Finance) vorgelegt, welcher diesen wiederum zur Unterschrift an die Geschäftsführung weiterleitet. Der von den Wirtschaftsprüfern erstellte Prüfungsbericht wird direkt bei der Deutschen Bundesbank eingereicht, während die Abteilung Rechnungswesen den bestätigten Jahresabschluss an die Bundesbank weiterleitet.

Nach Erhalt der Erlaubnis zum Erbringen von Zahlungsdiensten gemäß § 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) müssen Zahlungsinstitute zahlreiche aufsichtsrechtliche Meldepflichten erfüllen. Die Anforderungen und der Inhalt der Anzeige- und Meldevorschriften ergeben sich aus dem ZAG, der ZAG-Monatsausweisverordnung (ZAGMonAwV), der ZAG-Anzeigenverordnung (ZAGAnzV), der ZAG-Instituts-Eigenmittelverordnung (ZIEV) sowie der Zahlungsinstituts-Rechnungslegungsverordnung (RechZahlV).

Zur Überprüfung und Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Anzeige- und Meldevorschriften nutzen Zahlungsinstitute häufig die offiziellen Übersichten und Leitlinien der Deutschen Bundesbank. Diese stellen eine detaillierte Einteilung und Klassifizierung der Anzeige- und Meldevorschriften zur Verfügung und erleichtern damit die Einordnung und die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.

Zahlungsinstitute müssen sowohl anlassbezogene als auch periodisch wiederkehrende Meldepflichten beachten und erfüllen. Dies umfasst die Vorbereitung und Einreichung von Jahresabschlüssen, Lageberichten, und gegebenenfalls Prüfungsberichten, sowie die regelmäßige Erstellung von Monatsausweisen und anderen erforderlichen Berichten gemäß den Vorschriften.

Die periodisch wiederkehrenden sowie anlassbezogenen Meldevorschriften erfordern eine sorgfältige Planung und Koordination innerhalb der Organisation. Spezifische Maßnahmen, die zur Erfüllung dieser Pflichten ergriffen werden, umfassen unter anderem die termingerechte Erstellung von Unterlagen, die Koordination mit Abschlussprüfern und die sicherheitskonforme Übermittlung der erforderlichen Dokumente an die zuständigen Aufsichtsbehörden.

Institute sind verpflichtet, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und der Deutschen Bundesbank vierteljährlich die für die Überprüfung der angemessenen Eigenmittelausstattung erforderlichen Angaben gemäß den gesetzlichen Vorgaben einzureichen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den Bestimmungen zur angemessenen Eigenmittelausstattung und zur Absicherung für den Haftungsfall von Instituten im Rahmen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG).

Die Berechnung der notwendigen Eigenmittelanforderungen erfolgt nach festgelegten Methoden, die in den relevanten Verordnungen wie der ZIEV (Verordnung über die angemessene Eigenmittelausstattung) detailliert beschrieben sind. Die konkrete Durchführung der Anzeige ist in den entsprechenden Paragraphen der ZIEV geregelt, und die Anforderungen sind öffentlich zugänglich und einsehbar.

Sollte eine Nichteinhaltung der Eigenmittelanforderungen zwischen den Meldestichtagen auftreten, ist dies unverzüglich und schriftlich der BaFin und der Deutschen Bundesbank zu melden.

Zur Erfüllung dieser aufsichtsrechtlichen Anforderungen müssen die Institute die erforderlichen Angaben präzise und fristgerecht, typischerweise bis zum 20. Geschäftstag des auf den Meldestichtag folgenden Monats, mit dem vorgeschriebenen Formular einreichen. Die Einreichung erfolgt auf Basis der am Meldestichtag vorhandenen Daten und unter Beachtung der vorgeschriebenen Verfahren und Formate.

Gemäß der Richtlinie zur Zahlungsverkehrsstatistik, die von der Deutschen Bundesbank herausgegeben wird, sind alle relevanten Daten zum Zahlungsverkehr regelmäßig, speziell viertel- und halbjährlich, durch die zuständigen Abteilungen der Institute zu melden. Die Datenübermittlung an die Bundesbank erfolgt dabei über das Extranet in einem spezifischen Format, dem YMW-XML.

Für die Einhaltung dieser Meldepflichten sind spezifische Verfahrensweisen festgelegt. Die Institute müssen entsprechend der Vorgaben Fehlanzeigen auf quartalsweiser Basis erstellen. Zusätzlich ist halbjährlich eine detaillierte Meldung zu verschiedenen Transaktionsarten erforderlich, welche in einem vorgegebenen Formular zu erfassen und zu übermitteln sind. Um die Korrektheit und Vollständigkeit der übermittelten Daten sicherzustellen, ist innerhalb der zuständigen Abteilungen eine gründliche Prüfung der Daten vor deren Übermittlung vorzunehmen. Hierbei wird üblicherweise das Vier-Augen-Prinzip angewandt, um Fehler oder Unstimmigkeiten effektiv zu identifizieren und zu korrigieren, bevor die Informationen an die Bundesbank weitergeleitet werden.

Gemäß den Vorgaben des §11 des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) in Verbindung mit § 67 Abs. 1 Nr. 1 und 2 der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) sind Transaktionen, die zwischen Gebietsansässigen und Gebietsfremden stattfinden, entsprechend zu melden. Dies umfasst sowohl Zahlungen von Gebietsfremden an Gebietsansässige als auch Zahlungen von Gebietsansässigen an Gebietsfremde.

Um diesen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen die betreffenden Institute systematisch Fehlanzeigen auf quartalsweiser Basis erstellen. Des Weiteren ist es notwendig, halbjährlich spezifische Meldungen durchzuführen, die detaillierte Angaben zu den getätigten Transaktionen beinhalten. Diese Meldungen sind in einem vorgeschriebenen Formular zu erfassen.

Zur Sicherstellung der Genauigkeit und der vollständigen Erfassung der erforderlichen Daten ist vor der Übermittlung an die zuständige Behörde eine sorgfältige Überprüfung vorzunehmen. Dabei wird in der Regel das Vier-Augen-Prinzip angewendet, um mögliche Fehlerquellen oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Gemäß § 21 Abs. 4 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) sind Institute dazu verpflichtet, im Falle einer Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung sowie bei drohender Zahlungsunfähigkeit dies unverzüglich und mit beiliegenden aussagekräftigen Unterlagen der Aufsichtsbehörde anzuzeigen. Dies beinhaltet, dass die Geschäftsleitung aktiv werden muss, sobald erkennbar ist, dass das Institut seinen Zahlungspflichten nicht fristgerecht nachkommen kann.

Zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderung arbeiten die Abteilungen Accounting und Finanzcontrolling eng zusammen, um alle relevanten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu überwachen und eine potenzielle finanzielle Schieflage frühzeitig zu erkennen. Diese beiden Abteilungen haben die Aufgabe, in Absprache mit der Finanzleitung die notwendigen Schritte zur Vorbereitung der Anzeige an die Aufsichtsbehörde einzuleiten.

Nachdem die erforderlichen Dokumente und Analysen erstellt und von der Geschäftsleitung genehmigt wurden, wird die Anzeige formal an die zuständige Bundesanstalt übermittelt.

Gemäß § 23 Abs. 1 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) sind Institute verpflichtet, die Bestellung eines Abschlussprüfers oder Konzernabschlussprüfers unverzüglich nach dessen Bestellung der zuständigen Aufsichtsbehörde und der Deutschen Bundesbank anzuzeigen. Dieser Schritt ist von zentraler Bedeutung, um die Transparenz und Integrität des Prüfprozesses zu gewährleisten und sicherzustellen, dass der gewählte Prüfer die Anforderungen der Aufsichtsbehörden erfüllt.

Die Aufsichtsbehörde hat das Recht, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anzeige die Bestellung eines anderen Prüfers zu verlangen, falls dies für die Erreichung des Prüfzwecks notwendig ist. Diese Regelung soll die Unabhängigkeit und fachliche Eignung des Prüfers sicherstellen und mögliche Interessenkonflikte vermeiden.

Zur Erfüllung dieser gesetzlichen Verpflichtung liegt die Verantwortung für die Vorbereitung und Übermittlung der Anzeige bei der Abteilung Accounting. Diese Abteilung koordiniert die erforderlichen Schritte, um die Anzeige fristgerecht und in der geforderten Form zu erstellen und sowohl an die Bundesanstalt als auch an die Deutsche Bundesbank zu senden.

Gemäß § 28 Abs. 2 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) in Verbindung mit § 14 der ZAG-Anzeigenverordnung (ZAGAnzV) ist es für ein Institut obligatorisch, der zuständigen Aufsichtsbehörde und der Deutschen Bundesbank im Voraus über jede wesentliche Änderung der Maßnahmen zur Sicherung von Geldbeträgen gemäß § 17 ZAG oder der Absicherung im Haftungsfall gemäß § 16 ZAG oder § 36 ZAG zu informieren. Diese Regelung zielt darauf ab, die Aufsichtsbehörden stets über die aktuellen Sicherheitsmaßnahmen und deren Änderungen zu informieren, um ein hohes Schutzniveau für die Kundenmittel zu gewährleisten.

Die Notwendigkeit, im Voraus über wesentliche Änderungen der Sicherungsmaßnahmen oder der Absicherung im Haftungsfall zu berichten, trägt dazu bei, dass die Aufsichtsbehörden die Risiken, die mit der Verwaltung und Sicherung der Kundenmittel verbunden sind, angemessen beurteilen und bei Bedarf eingreifen können.

Die Verantwortung für die Vorbereitung und Einreichung dieser Anzeigen liegt bei der Abteilung Accounting, die eng mit dem Head of Finance zusammenarbeitet. Dies umfasst die inhaltliche Vorbereitung der Anzeige und deren Einreichung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde sowie der Deutschen Bundesbank, nachdem die Geschäftsführung die Freigabe erteilt hat.

Gemäß § 28 Abs. 3 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) in Verbindung mit § 15 der ZAG-Anzeigenverordnung (ZAGAnzV) sind Geschäftsleiter, verantwortliche Personen der Geschäftsleitung eines Instituts und, sofern ein Institut neben Zahlungsdiensten weitere Geschäftsaktivitäten betreibt, auch die für das Zahlungsdienstgeschäft verantwortlichen Personen, verpflichtet, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und der Deutschen Bundesbank wichtige personelle Veränderungen anzuzeigen. Dazu gehören die Aufnahme und Beendigung einer Tätigkeit als Geschäftsleiter oder Mitglied des Aufsichts- oder Verwaltungsrats eines anderen Unternehmens sowie die Übernahme und Aufgabe einer unmittelbaren Beteiligung an einem Unternehmen, einschließlich Veränderungen in der Höhe der Beteiligung.

Zur Erfüllung dieser Anzeigepflicht ist die Abteilung Accounting in Abstimmung mit dem Head of Finance zuständig. Die Abteilung wird von der Geschäftsführung über anzeigepflichtige Sachverhalte informiert. Nach einer internen Prüfung und Freigabe durch die Geschäftsführung erfolgt die Übermittlung der Anzeige in einfacher Ausführung sowohl an die BaFin als auch an die entsprechende Hauptverwaltung der Deutschen Bundesbank.

Für die Abgabe von Kreditanzeigen nach § 14 Abs. 1 des Kreditwesengesetzes (KWG) sind Institute dazu verpflichtet, der Deutschen Bundesbank quartalsweise die Kreditnehmer zu melden, deren Kreditvolumen die Schwelle von 1 Million Euro überschreitet. Obwohl einige Unternehmen, die unter das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) fallen, primär keine Institute im Sinne des KWG darstellen und sich hauptsächlich auf Zahlungsdienste konzentrieren, können spezifische Geschäftsbereiche wie das Factoring dennoch unter bestimmte KWG-Anforderungen fallen. In solchen Fällen müssen diese Unternehmen, sobald der relevante Schwellenwert erreicht ist, ebenfalls die entsprechenden Kreditanzeigen gemäß § 14 KWG abgeben.

Die konkreten Anforderungen für die Abgabe dieser Kreditanzeigen und die Bestimmung der Kreditnehmer, die als Millionenkreditnehmer gelten, werden durch die Großkredit- und Millionenkreditverordnung (GroMiKV) näher definiert. Ergänzend dazu stellen die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und die Deutsche Bundesbank weitere Rundschreiben und Merkblätter bereit, die detaillierte Hinweise zur Meldung und zu den zu berücksichtigenden Kreditarten und -beträgen enthalten.

Für die Erfüllung dieser spezifischen Meldepflichten ist es entscheidend, dass die verantwortlichen Abteilungen innerhalb der Unternehmen, wie die Buchhaltung oder das Finanzcontrolling, die Anzeigen sorgfältig vorbereiten. Diese Vorbereitung beinhaltet in der Regel eine gründliche Analyse und Dokumentation der entsprechenden Kreditvolumina, die Einholung rechtlicher Beratung bei Bedarf und die Koordination mit relevanten internen und externen Prüfern.

Gemäß § 30 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) sind Zahlungsinstitute zu einer umfassenden Archivierung verpflichtet, um aufsichtsrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Archivierungspflichten verlangen, dass alle relevanten Unterlagen, unabhängig von anderen gesetzlichen Bestimmungen, für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren aufbewahrt werden. Hierbei finden die Regelungen des § 157 Absätze 3 und 5 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie des § 147 Absätze 5 und 6 der Abgabenordnung (AO) entsprechende Anwendung. Zudem bleibt § 257 Absatz 4 des HGB, der die Aufbewahrung von Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Lageberichten, Konzernabschlüssen und Konzernlageberichten sowie der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen und weiterer Dokumente regelt, von dieser Vorschrift unberührt.

Diese Archivierungsvorgaben sind essentiell, um eine nachträgliche Überprüfung der Geschäftstätigkeiten durch Aufsichtsbehörden zu ermöglichen und somit die Transparenz und Verlässlichkeit im Finanzsektor zu stärken. Die sorgfältige und systematische Aufbewahrung dieser Unterlagen dient nicht nur der Einhaltung rechtlicher Anforderungen, sondern unterstützt auch die interne und externe Revision, fördert das Risikomanagement und schützt letztlich die Integrität des Zahlungsdienstleisters.