Richtlinien zur Geldwäschebekämpfung

Wenn ein Kreditinstitut weiß oder nachvollziehbar annehmen kann, dass das Konto vertretungsweise von einem Mittelsmann (Vermittler, Makler, Advokaten) für einen einzigen Dritten eröffnet werden soll, ist zwingend auch der für dieses Konto wirtschaftliche Berechtigte zu identifizieren.

Auf den Kunden bezogene Sorgfaltspflichten, die einem Kreditinstitut nach §§ 3 Abs. 1 und 6 Abs. 2 GwG auferlegt werden, beziehen sich im Wesentlichen auf die Identifizierung und Erfassung des Kunden und seine eventuell gewollten Vertretungsberechtigten samt Klärung des wirtschaftlich Berechtigten der Geschäftsbeziehung.

Selbiges gilt - sofern nicht offensichtlich auch - für die Ermittlung des Geschäftszweckes und für die laufende geldwäscherelevante Überwachung der Geschäftsbeziehung. Im Bedarfsfall ist auch zu klären, ob der Kunde als eine politisch einflussreiche Persönlichkeit einzustufen ist.

Jedes Kreditinstitut wird nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet mittels eines geeigneten risikobasierenden Ansatzes eine sorgfältige und risikoorientierte Maßnamenvorbeugung zur Abwehr von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu ergreifen. Diese jährlich zu aktualisierende sogenannte Gefährdungsanalyse ist vom Umfang her auf die jeweiligen geschäftlichen Gegebenheiten auszurichten.

Die den Kreditinstituten damit obliegende Sorgfaltspflicht bezieht sich sowohl auf die grundsätzliche Geschäftsbeziehung mit den Kunden (= Vertragspartner) als auch auf die einzelnen Transaktionen.

Unter einer Transaktion im Sinne des §§ 1 Abs.4, 3 Abs. 2 GwG ist eine gewollte Vermögensbewegung - z.B. durch Bargeldeinzahlung, Überweisung, Kreditrückführung - zu verstehen. Die einzuhaltenden Sorgfaltspflichten sind im §§ 3, 5 und 6 GwG (sowie §§ 25d und 25f KWG) geregelt.

Als Vertragspartner gilt jede natürliche oder juristische Person, mit der eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird oder mit der außerhalb einer Geschäftsbeziehung einmalig eine Transaktion durchgeführt werden soll. Die Identifizierung des Vertragspartners muss in dem erforderlichen (Pflicht-) Umfang abgeschlossen sein, bevor eine Verfugung bzw. Transaktion ausgeführt werden darf.

Die einem Kreditinstitut obliegende Identifizierungspflicht erstreckt sich nicht nur auf den Zeitpunkt der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung sondern beispielsweise auch dann, wenn dieses Zweifel an der Richtigkeit der Angaben zur Identität des Vertragspartners bzw. wirtschaftlich Berechtigten hegt; stets jedoch bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.

Für gelegentliche Transaktionen, die nicht über eine bestehende Kontoverbindung abgewickelt werden, ist in Bezug auf die Identifizierungspflicht im GwOptG ein Schwellenwert in Höhe von 1.000,00 EUR geregelt. Bei nicht über ein Konto abgewickelten Sortengeschäften liegt der Schwellenwert bei einem Gegenwert von 2.500,00 EUR.

In den Fällen, in denen ein geringes Risiko (Kreditinstitute, Drittstaaten mit gleichwertigen Standards zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Anderkonten von Notaren und Rechtsanwälten) vorliegt, kann der Umfang der Identitätsprüfung nach § 5 GwG bzw. §25d KWG reduziert werden, wobei die nach § 154 AO geforderten Identifizierungspflichten stets einzuhalten sind.

Hingegen wird nach § 6 GwG das Risiko bei Annahmen von Bargeld außerhalb von bestehenden Geschäftsbeziehungen als hoch angesehen, was wiederum betragsunabhängig stets die Identifizierung der Identität des Vertragspartners abverlangt. Selbige gilt für natürliche Personen mit Wohnsitz im Inland oder Ausland, die herausragende öffentliche Ämter innehaben bzw. hatten und deren unmittelbaren Familienmitglieder (§ 6 Abs. 2 GwG).

Aber auch den Geschäftsbeziehungen von Kreditinstituten zu außerhalb der EU ansässigen Korrespondenzbanken obliegt in Bezug auf deren Geschäftsstruktur bereits vor Begründung der Geschäftsbeziehung eine höher zu beachtende Sorgfaltspflicht zur Einholung von ausreichenden Informationen und anschließend eine Dokumentation von regelmäßig zu durchführenden Kontrollen.

Beobachtungen von auffälligen Geschäftsverbindungen sind in einer sog. „Watch-List“ bis zur endgültigen Klärung fortzuführen.

Ein Kreditinstitut muss beim Abschluss eines Geschäftsvertrags, der auf eine „dauerhafte“ Geschäftsbeziehung (betrifft die Führung von Konten sowie die in § 154 Abs. 2 AO sonstige genannten Geschäfte) ausgerichtet ist, seinen Geschäftspartner identifizieren. Die Anforderungen an eine Legitimationsprüfung nach § 154 AO sehen eine Prüfung von Ausweispapieren nicht nur auf deren Gültigkeit sondern auch auf deren Echtheit vor.

Eine Identifizierung kann auch anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur (siehe § 2 Nr. 3 Signaturgesetzes) erfolgen.

Anmerkung:

Ein Kreditinstitut kann bei der Eröffnung von Mitarbeiterkonten auf die Legitimations- und Identitätsprüfung verzichten.

Selbiges gilt wenn ein Kunde bei einer früheren Konto-/Depoteröffnung nach dem (damals) gültigem Recht identifiziert worden ist, sofern auf diese Identifizierung nebst Aufzeichnungen (z.B. ein Beifügen von Kopien) zurückgegriffen werden kann. Sofern hier rechtlich zwischenzeitlich eine Erfassung von Daten gefordert wird, die zuvor nicht benötigt wurden, sollten diese Informationen - wenn möglich- ergänzend mit aufgenommen werden.

Für natürliche Personen müssen zur Identitätsfeststellung folgende Daten aufgezeichnet werden:

• Nachname und Vorname

• Geburtsdatum und Geburtsort

• Adresse (Wohnanschrift)

• Staatsangehörigkeit

• Zulässiges Legitimationsdokument (Art, Nummer und ausstellende deutsche Behörde - auch eines vorläufig ausgestellten - Personalausweises bzw. Reisepasses; ausländischer Reisepass, Diplomatenpass, Bescheinigung über Aufenthaltstitel nach § 48 AufenthG oder über Aufenthaltsgestattung nach § 63 AsylG; bei Minderjährigen ist bis zum 16. Lebensjahr neben dem Kinderausweis auch eine Geburtsurkunde ausreichend)

Ausnahme: Bei einem Betreuungskonto kann statt des Betreuten der Betreuer mit Betreuerausweis und seinem Legitimationsdokument identifiziert werden.

Für natürliche Personen müssen zur Identitätsfeststellung folgende Daten aufgezeichnet werden:

• Name (Bezeichnung der Firma)

• Adresse (Hauptniederlassung der Firma)

• Rechtsform der Firma

• Registernummer (sofern vorhanden)

• Nachname und Vornahme der gesetzlichen Vertreter (ggf. eines juristischen Vertretungsorgan zuzüglich die obig genannten Daten dieses Vertretungsorgans)

Diese erhaltenen Angaben lassen sich anhand von Registerauszüge, Gründungsdokumente und ggf. auch durch weitere gleichwertig beweiskräftige Unterlagen nachweisen.

Erleichterung: Von einer geldwäscherelevanten Identifizierung der gesetzlichen Vertreter einer juristischer Personen kann nach § 154 AO i. V. m. Ziffer 7 h bis k AEAO (Anwendungserlass zur Abgabenordnung) abgesehen werden, wenn es sich hierbei um juristische Personen des öffentlichen Rechts bzw. im öffentlichen Register eingetragene juristische Personen (z.B. Gebietskörperschaften, Handwerkskammern Universitäten, Rundfunkanstalten) , juristische Personen von Kreditinstituten oder juristische Personen von Versicherungsunternehmen handelt.

Prüfung von erforderlichen Unterlagen zum Zwecke einer Legitimation:

Aus wichtigem Grund dürfen für die ordnungsgemäße Feststellung der Identität eines neuen Kunden auch zuverlässige Dritte beauftragt werden. Als zuverlässige Dritte gelten beispielsweise Notare, Konsulate und Botschaften von EU Staaten, Drittbanken, Lebensversicherungen und die Deutsche Post (beim PostIdent Verfahren).

Im Falle der Auslagerung von derartigen Geschäftsvorfällen (sog. Outsourcing) muss sich das Kreditinstitut mit dem Beginn der Beauftragung von der Eignung und Zuverlässigkeit der in der zuständigen Stelle eingesetzten Mitarbeiter und Systeme nachvollziehbar überzeugen sowie dafür Sorge zu tragen, dass der Dritte über die an ihn zu stellende Anforderungen stets rechtzeitig und in dem erforderlichen Maß unterrichtet wird.

Des Weiteren muss der Dritte sicherstellen, dass seine Aufzeichnungen über erfolgte Identifizierungen dem Kreditinstitut unmittelbar übermittelt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Aufzeichnungen obliegt somit weiterhin dem Kreditinstitut.

Das Kreditinstitut muss sich anhand der erhaltenen Identifizierungsunterlagen über eine ordnungsgemäß durchgeführte Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten samt vorgenommener Aufzeichnungen kontrollierend vergewissern. Fälle, die begründete Zweifel an der Zuverlässigkeit des Dritten entstehen lassen, sind als Gefährdung der Fortführung dieses Geschäftsmodells zu bewerten.

Exkurs: PostIdent Verfahren

Die Legitimations- und Identitätsprüfung eines von einem Kreditinstitut an einen künftigen Vertragspartner ausgehändigten Kontoeröffnungsantrags kann im PostIdent Verfahren durchgeführt werden.

Die Nutzung des PostIdent Verfahrens setzt voraus, dass das Kreditinstitut mit der Deutsche Post AG einen entsprechenden Vertrag geschlossen hat.

Der Zweck einer Geschäftsbeziehung ist dann zu ermitteln, wenn dieser nicht selbsterklärend, also abweichend, ist (z.B. geschäftliche Nutzung eines Privatkontos). Das sich der Geschäftszweck im Laufe der Geschäftsbeziehung verändern kann, wird das Kreditinstitut durch das Geldwäschegesetz zu einem ständigen Monitoring - und bei Unstimmigkeiten zur Aktualisierung - der erhaltenen Daten verpflichtet.

Anmerkung: Der erforderliche Umfang für die Ermittlung von Informationen ist risikobasierend, d.h. dieser steht in Abhängigkeit der vom Vertragspartner ausgewählten Komplexität der Bankdienstleistungen.

Die Aufnahme von Geschäftsbeziehung bzw. die Durchführung von Transaktionen setzt voraus, dass das Kreditinstitut die Erfüllung der obliegenden Sorgfaltspflichten in Abhängigkeit zu der Risikoeinschätzung in einem angemessenen Umfang sicherstellen kann. Die getroffenen Maßnahmen unterliegen dem Erfordernis zur kontinuierlichen Überwachung (Monitoring); insbesondere in der Hinsicht, ob die Informationen übereinstimmend weiter so wie ursprünglich ermittelt fortbestehen.

Neben den nach § 9 GwG bestehenden Erfordernis zu angemessenen kreditinstitutsinternen organisatorischen Vorkehrung gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (z.B. Gefährdungsanalyse, Einsatz geschäfts- und kundenbasierende Research-/Überwachungssysteme, Benennung von Geldwäschebeauftragten) werden die Kreditinstitute nach § 25c KWG zudem zu Maßnahmen verpflichtet, die für eine Verhinderung von betrügerischen Handlungen (z.B. technische und menschliche Kontrollmaßnahmen, Mitarbeiterschulung) als geeignet erscheinen.

Alle im Rahmen einer Identifizierung aufgezeichneten Feststellungen sind nach § 8 Abs. 3 GwG fünf Jahre aufzubewahren, um auch im Nachhinein den möglichen Strafbestand von Geldwäsche beweisen zu können.

Diese Daten dürfen papierhaft vorgehalten aber auch auf Datenträger gespeichert werden, sofern sicher gestellt werden kann, dass diese Daten unverfälscht bar während der Aufbewahrungsdauer jederzeit verfügbar und lesbar sind. Die aufgezeichneten Daten dürfen nach § 15 Abs. 2 GwG lediglich zur Verfolgung von möglichen Geldwäschevorgängen für Besteuerungs- und Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung verwendet werden. Die in Frage kommenden Straftaten sind im §§ 129a Abs. 2 und 261 Abs. 1 StGB erwähnt und können eine Freiheitsstrafe von mehr als 3 Jahren zu Folge haben.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt im Übrigen erst mit Beendigung des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet wurde.

Bei Neueinstellung sind durch die Personalabteilung entsprechende Vorkehrungen zur Überprüfung der Zuverlässigkeit dieser (auch zeitlich befristeten) Mitarbeiter/ Leiharbeiter – sofern diese zur Durchführung von Finanztransaktionen befugt sind - sicherzustellen. Hierfür sind das Heranziehen des Lebenslaufes, der Zeugnisse, des polizeiliches Führungszeugnisses (nicht älter als 6 Monate) und ggf. weiterer Referenzen geeignet.

Sollten seitens der Personalabteilung Zweifel an der Zuverlässigkeit eines potentiellen Mitarbeiters/ Leiharbeiters aufkommen, sollte der Geldwäschebeauftragte des Unternehmens hinzugezogen werden.

Selbiges sollte auch dafür gelten, wenn im Einzelfall während eines Beschäftigungsverhältnisses aus einem geldwäscherelevanten und auf Tatsachen beruhende Grunde über die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses entschieden werden soll, beispielsweise weil:

• Mitarbeiter beging einschlägige Straftaten
• Mitarbeiter verletzt immer wieder geldwäscherechtliche Pflichten, z.B. Meldung i.S. D. § 11 GWG
• Mitarbeiter ist an zweifelhaften Transaktionen beteiligt