Fachwissen Fondsverwaltung - Fondsbuchhaltung

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In einer Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVG) obliegt auf der Grundlage vorhandener Belege eine nach dem jeweiligen Sondervermögen stets getrennte Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle innerhalb eines - je nach Ausgestaltung des Fonds -vorgegebenen Kontenrahmens der Fondsbuchhaltung.

Die auf einer Subfondsebene ausgeführten Buchungsvorgänge müssen im Rahmen einer 1:1 Duplizierung in dem zugehörigen Hauptfonds abgebildet werden.

Die Tätigkeiten in einer Fondsbuchhaltung sind oftmals eng mit einer Zusammenarbeit mit der jeweiligen Depotbank verbunden. So nimmt die Depotbank für den ihr zugeordneten Fonds regelmäßig Kontrolltätigkeiten und Abstimmungstätigkeiten (z.B. Depotbestand) wahr. Des Weiteren liefert die Depotbank der Fondsbuchhaltung bei Bedarf wichtige Informationen, beispielsweise über durchgeführte Kapitalmaßnahmen oder über den von ihr ermittelten Barwert eines Swaps.

Aufgaben bei KVG, die der Fondsbuchhaltung zuzuordnen sind

Überblick über wesentlich zuständigen Themenbereiche eines Fondsbuchhalters

» Anteilscheinbewegung (Mittelzufluss, Mittelabfluss)

» Abrechnung Effekten und Investmentanteile

» Fälligkeiten, Kapitalmaßnahmen, Ereignisse (Dividende, Zinsen, Erträge Investmentanteile)

» Devisenkassageschäfte, Devisentermingeschäfte(Opening/ Closing)

» Finanzterminkontrakte (Future Opening/ Closing, Sperre wegen Initial Margin)

» Optionen (Opening/ Closing)

» Festgelder

» Wertpapierleihe

» Swap Geschäfte (Neuanlage, Erfassung Zinszahlungstermin, Auflösung)

» Quellensteuerrückerstattung

» Aufwandsbuchungen (z.B. Zinsaufwand, Verwaltungsvergütung, Depotbankvergütung,

Depotgebühren, Prüfungskosten, Veröffentlichungskosten, Aufwand für Beratung,

Give-up Gebühren, Gebühren w/ Freistellung Quellensteuer, Lagerstellengebühr)

» Stornobuchungen, Skontrokorrektur, Einstandswertumbuchung

Fondspreisermittlung

Eine Fondswertermittlung kann erst nach einer positiver Prüfung von zu Grunde liegenden Bewertungskursen und unter Berücksichtigung einer täglichen Abgrenzung von Ansprüche, beispielsweise aus Stückzinsen und/oder Zwischengewinnen durchgeführt werden. Anschließend muss der ermittelte Fondspreis von der Depotbank geprüft und bestätigt werden.

Anschließend muss der ermittelte Fondspreis von der Depotbank, der eine entsprechende Fondskontrolltätigkeit obliegt, geprüft und bestätigt werden. Hierfür benötigt die Depotbank entsprechende Nachweislisten (Vermögensaufstellung, Finanzjournal etc.), die bei Bedarf von der KVG zur Verfügung gestellte werden müssen.

Anteilspreisabstimmungen

Der Fondsbuchhaltung obliegt die Abstimmungstätigkeit einer Anteilspreisbestimmung bei Publikumsfonds täglich und bei Spezialfonds mindestens einmal wöchentlich sowie oftmals insbesondere zum Monatsultimo. Eventuell festgestellte Abweichungen sind noch taggleich zu klären und durch Korrekturbuchungen zu beseitigen.

Kontoabstimmungen

Die Kontosalden in einem Fondsbuchungssystem müssen mit den bei den jeweiligen Depotbanken täglich ausgewiesen zugehörigen Cash-Konten Salden (via Bankauszug) identisch sein. Nicht übereinstimmende Salden deuten auf mögliche abweichende Buchungen, auf offene Posten und/ oder auf Bewertungsabweichung hin, die so lange zu recherchieren sind, bis beim Abgleich der Salden keine Differenzen mehr anzeigt werden.

Der Fondsbuchhaltung obliegt im Rahmen der Kontoabstimmung auch eine Prüfung, ob auf den jeweiligen Cash-Konten genügend Liquidität vorhanden ist. Bei Bedarf muss die benötigte Liquidität von einem sogenannten Überlaufkonto auf das jeweilige Cash Konto bei der betroffenen Depotbank übertragen werden.

Wird bei der Kontoabstimmung auf dem Cash-Konto bei einem (Sub-) Fonds eine valutarische Überziehung (Sollsaldo) festgestellt, obwohl eine Vereinbarung besteht, dass bei dem (Sub-) Fonds kein Sollsaldo entstehen darf, muss seitens der Fondsbuchhaltung unverzüglich der für den (Sub-) Fonds zuständige Fondsmanager aufgefordert werden für einen Kontoausgleich zu sorgen. Die bis zum Ausgleich anfallenden Sollzinsen trägt in solchen Fällen grundsätzlich der Fondsmanager.

Für den Fall, dass eine entsprechende Vereinbarung vorsieht, dass ein Sollsaldo automatisch über ein anderes Segment ausgeglichen werden kann, so wird die Depotbank beauftragt die Umbuchung der Liquidität in der entsprechenden Höhe vorzunehmen.

Grenzprüfung

Der Fondsbuchhaltung obliegt die Vornahme einer täglichen Grenzprüfung. Diese Grenzprüfung soll sicherstellen, dass der jeweilige (Sub- und Haupt-) Fonds die gesetzlich vorgegebene und vertraglich vereinbarte Risikosteuerung täglich einhält. Bei Spezialfonds werden von institutionellen Kunden oftmals auch zu beachtende Fondspreisuntergrenzen vorgegeben.

Gesetze, die Regelungen für Grenzprüfungen enthalten (Auszug):

» Finanzmarktförderungsgesetz (Fimafög)

» Investmentmodernisierungsgesetz (OGAW)

» Investmentfondsgesetz

» Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB)

» Pensionskassengesetz

» Allgemeinen Bürgerliches Gesetzbuch (Österreich)

» Bankwesengesetz (Österreich)

» Gesetz über die Organismen für gemeinschaftliche Anlagen (Luxemburg)

Sollte bei der Prüfung festgestellt werden, dass vereinbarte Grenzen nicht eingehalten werden, sind durch die Fondsbuchhaltung gemäß den jeweiligen vertraglichen Regelungen die entsprechenden Personen (Fondsmanager, institutionelle Anleger, etc.) unverzüglich zu informieren.

Wichtige gesetzliche Anlagerichtlinien

Offene Wertpapierfonds (Auszug)

Wertpapiere müssen an einem organisierten Markt gehandelt werden
Bankguthaben mit maximaler Laufzeit von 12 Monate darf bei einer Bank maximal in Höhe von 20 % des Fondsvermögens angelegt werden
Einzelne Position des Sondervermögens dürfen maximal 5 % ausmachen, sofern die Vertragsbedingungen keine Erhöhung auf maximal 10 % vorsehen und in der Gesamtheit aller Positionen über 5 % nicht mehr als 40 % des Sondervermögen ausmachen
Sondervermögen enthält nicht mehr als 10 % der Stimmrechte einer AG

Offene Immobilienfonds (Auszug)

Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte dürfen weltweit gekauft werden. Sofern die Vertragsbedingungen einen Erwerb außerhalb der EWR Mitgliedstaaten erlauben, so muss eine angemessene regionale Streuung gewährleistet werden
Einzelnes Objekt darf nicht mehr als 15 % des Fondsvermögen ausmachen und darf in der Gesamtheit aller Positionen, die mehr als 10 % des Fondsvermögen betragen, nicht mehr als 50% des Fondsvermögens ausmachen
Wert an Grundstücke im Zustand der Bebauung darf - sofern mit dem Abschluss der Bebauung in angemessener Zeit zu rechnen ist - maximal 20 % des Sondervermögens ausmachen
Wert an unbebauten Grundstücken darf - sofern eine eigene Bebauung geplant ist - maximal 20 % des Sondervermögen ausmachen
Wert des Währungsrisiko darf maximal 30 % des Sondervermögen ausmachen
Die vorhandene täglich verfügbare Liquidität des Sondervermögens muss mindestens 5 % und maximal 49 % in Bankguthaben betragen. Alternativ hierzu können auch bestimmte Wertpapiere mit einer variablen Verzinsung und einer kurzen Restlaufzeit gehalten werden
Immobilien können belastet werden, jedoch darf der Wert maximal 30% des Verkehrswertes der Immobilie ausmachen

Buchung von Kapitalmaßnahmen

Eine Benachrichtigung der Fondsbuchhaltung über anstehende Kapitalmaßnahmen obliegt üblicherweise in der Verantwortung der jeweiligen Depotbank.

Vorbereitung der Fonds auf Geschäftsjahresende

Das Sondervermögen eines Fonds ist von der Fondsbuchhaltung anhand von Check- und Prüfungslisten zum Jahresabschluss so gesondert vorzubereiten und abzustimmen bzw. bei Bedarf zu berichtigen, dass sichergestellt wird, dass die Wirtschaftsprüfer nach dem Geschäftsjahresende des Fonds die angeforderten Unterlagen vollständig und aus Buchungssicht fehlerfrei erhalten.

In diesen Zusammenhang obliegt der Fondsbuchhaltung die grundsätzliche Verantwortung, dass alle relevanten Kontoabstimmungs- und dazugehörigen Buchungsunterlagen, die Kontoauszüge und erforderlichen Nachweislisten nach einen geordneten System unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist abgelegt werden.