Fachwissen Compliance - Aufgaben & Organisation

MiFID und dessen Durchführungsbestimmungen enthalten detaillierte organisatorische Vorgaben für Aufbau, Aufgaben und Zuständigkeiten einer Compliance Organisation bei einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen.

Darunter fallen ein Vorhalten von angemessenen Strategien und Prozesse zur Einhaltung der MiFID Anforderungen, ein Vorhalten eines Notfallplans und die Implementierung eines effizienten und gleichfalls transparenten Kundenbeschwerdeverfahren mit Aufzeichnung jeder eingegangenen Beschwerde und deren Abhilfe.

Zudem auch umfangreiche Regelungen für mit Interessenkonflikten behaftete Mitarbeitergeschäfte (inkl. eine Einbindung Dritter) sowie für die Erstellung von Finanzanalysen (insbesondere für von Anlasten getätigten Mitarbeitergeschäfte).

Wertpapierdienstleistungsunternehmen sind verpflichtet, eine der geschäftlichen Struktur und Geschäftstätigkeit entsprechende Aufbau- und Ablauforganisation sowie die laufende Überwachung zur ordnungsgemäßen Durchführung von Wertpapierdienstleistungen und -nebendienstleistungen zu gewährleisten.

Ein Wertpapierdienstleistungsunternehmen unterliegt der Pflicht, alle Dienstleistungen und Geschäfte so zu dokumentieren, dass Aufsichtsbehörde (BaFin) die Einhaltung von MiFID (insbesondere der Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden) kontrollieren kann.

Aufsichtsrechtliche Grundlagen (BaFin)

Richtlinie zur Konkretisierung der sich aus § 33 Abs. 1 WpHG ergebenden Organisationspflichten von Wertpapierdienstleistungsunternehmen

Bekanntmachung von Verhaltensregeln für Mitarbeiter von Wertpapierdienstleistungsunternehmen in Bezug auf Mitarbeitergeschäfte

Die Einhaltung der von BaFin erlassenen Mitarbeiterleitsätze unterliegt einer gesetzlich jährlich vorgeschriebenen Depotprüfung, deren Ergebnisse der BaFin mitzuteilen sind.

Allgemeine organisatorische Anforderungen (§ 25a KWG)

Die organisatorischen Grundanforderungen, die jedes Wertpapierdienstleistungsunternehmen in seiner Gesamtheit (d.h. von allen betroffenen Organisationseinheiten im Unternehmen) erfüllen muss, werden im § 25a KWG geregelt.

Compliance spezifische Anforderungen (§ 33 WpHG)

Wertpapierdienstleistungsunternehmen müssen unter der Berücksichtigung von WpDVerOV Bestimmungen (Aufgaben und Verpflichtung zur Ausgestaltung einer Compliance Funktion) dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz (Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftvorfälle) entsprechend angemessene Grundsätze aufstellen, Mittel vorhalten und Verfahren implementieren, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durch die Mitarbeiter sicherzustellen.

Selbst der Vorstand eines Wertpapierdienstleistungsunternehmens unterliegt den Bestimmungen der geltenden Compliance Regelungen.

Auch die Risiken, die im Falle einer Missachtung der auferlegten Pflichten entstehen können, sind im Vorfeld aufzudecken. Des Weiteren sind angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken so weit wie möglich zu beseitigen bzw. zu minimieren. Hierfür muss im Wertpapierdienstleistungsunternehmen eine dauerhafte und wirksame Compliance Funktion vorhanden sein.

Spezielle Compliance relevanten Organisationspflichten nach 13 WpDVerOV

Übertragung von erforderlichen Aufgaben an eine unabhängige Compliance Funktion

» Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit der implementierten Verfahren

» Überwachung und Bewertung der zur Behebung etwaiger Defizite ergriffenen Maßnahmen

» Überwachung der Produkte, Kunden und Geschäftsfelder des Unternehmens

» Beratung Mitarbeiter hinsichtlich Einhaltung von im WpHG/ WpDVerOV festgelegten Pflichten

» Festlegung des Rahmens / des Risikoprofils zur regelmäßigen Risikoanalyse für

bestehende Compliance Risiken

» Risikoanalyse zur Bestimmung eines Risikoprofils auf Basis der Art, dem Umfang und

der Komplexität der Wertpapierdienstleistung inkl. deren Nebenleistungen sowie

anhand der Art der vertriebenen Finanzinstrumente

» Bericht- und Reportingpflichten gegenüber der Geschäftsleitung

Etablierung einer unabhängigen Compliance Funktion durch organisatorischen Maßnahmen

» Benennung eines Compliance Beauftragten, der für die Compliance Funktion und die

Erstellung von vorgeschriebenen Jahresberichte an die Geschäftsleitung verantwortlich ist

» Die mit der Compliance Funktion beauftragte Personen müssen über die notwendigen

Kompetenzen, Mittel und Fachkenntnisse verfügen und zu allen für ihre Tätigkeit

relevanten Informationen Zugang haben

» Compliance Beauftragter darf nicht in Tätigkeiten eingebunden werden, die er überwacht

» Vergütungsverfahren für die in dieser Funktion eingebundenen Personen darf eine

Beeinträchtigung deren Unvoreingenommenheit nicht wahrscheinlich erscheinen lassen

Organisationsverpflichtungen der Geschäftsleitung nach § 33 WpHG

Verantwortung für die Erfüllung der gesetzlich festgelegten Pflichten

Verantwortung für die Wirksamkeit der zur Einhaltung des WpHG festgelegten Grundsätze sowie für eine regelmäßige Bewertung und Überprüfung der Vorkehrungen und Verfahren

Ergreifen angemessener Maßnahmen zur Behebung etwaiger Mängel

Mindestens einmal jährliches Anfordern eines vom Compliance Beauftragten schriftlichen Berichtes zu den festgelegten Grundsätzen, Mitteln und Verfahren, zu Behebung von Verstößen und zu getroffenen Maßnahmen, die die Risiken solcher Verstöße geeignet beseitigen

Anmerkung: Ein vorhandenes Aufsichtsorgan muss zu den gleichen Angelegenheiten ebenfalls schriftliche Berichte erhalten

Die Rolle des Vorstandes im Compliance Umfeld

Der Vorstand eines Wertpapierdienstleistungsunternehmens sorgt für angemessene interne Verfahren, die geeignet sind erforderliche Maßnahmen zu treffen, um Verstößen gegen Verpflichtungen nach dem WpHG und BaFin Richtlinien sowie gegen Verhaltensregeln für Mitarbeitergeschäfte entgegenwirken zu können.

Kraft seiner Verantwortlichkeit für die internen Compliance Regelungen bestellt er den Compliance Beauftragten und seine Vertreter. Dem Betriebsrat steht bei der Besetzung der Stelle ein Mitbestimmungsrecht zu.

Das Compliance ist zwar unmittelbar dem Vorstand unterstellt, im Rahmen der Aufgabenerfüllung jedoch weisungsunabhängig.

Aufgaben eines Compliance Beauftragten im Bereich von Wertpapierdienstleistungen

Die grundsätzlich wahrzunehmende Aufgaben eines Compliance Beauftragten beziehen sich auf die Beratung des Wertpapierdienstleistungsunternehmen und seiner Mitarbeiter hinsichtlich aller erforderlicher und zugleich geeigneter Maßnahmen, die der Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Mitarbeiter und Kunden dienen und den Ruf des Unternehmens schützen.

Einem Compliance Beauftragten obliegen alle freiwilligen, bankaufsichtsrechtlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen zur Schaffung einer höheren Transparenz und Kontrollierbarkeit der Verhaltensweisen eines Wertpapierdienstleistungsunternehmen und seiner Mitarbeiter in interessenkonfliktträchtigen Bereichen zwecks Verhinderung eines Missbrauchs zum Nachteil von Kunden.

Dem zur Folge erhält ein Compliance Beauftragter für die Durchführbarkeit seiner Aufgaben ein uneingeschränktes Auskunfts-, Zugangs- und Einsichtsrecht zu allen relevanten EDV Systemen eines Wertpapierdienstleistungsunternehmens; selbst zu Personaldaten und zu sonstigen einschlägig relevante Unterlagen, Bücher sowie einschließlich etwaige vorliegende Tonbandaufzeichnungen, die er im Rahmen des rechtlich Zulässigen für seine Aufgabenerfüllung benötigt.

Gegenüber den Mitarbeitern des Wertpapierdienstleistungsunternehmens obliegen dem Compliance Beauftragten ein Auskunftsrecht sowie auch die Pflicht, mit den Daten von Mitarbeitern streng vertraulich umzugehen. Der Umfang der Datenspeicherung ist hierbei mit dem Betriebsrat abzustimmen. Für die Aufbewahrungsdauer der Daten werden gesetzliche, aufsichtsrechtliche und prüfungsrelevante Fristen zu Grunde gelegt.

Ein Compliance Beauftragter verantwortet zudem eine Umsetzung, eine Kontrolle der Einhaltung und der Weiterentwicklung der sich aus den Richtlinien zu Mitarbeitergeschäften ergebenen erforderlichen Maßnahmen und schult die Compliance-relevanten Mitarbeiter entsprechend.

Die Schulungsmaßnahmen sollen i.d.R einmal jährlich erfolgen und die im Bereich von Compliance geltenden - ggf. auf Grund von gesetzlichen Änderungen angepassten - Regelungen enthalten. Letztendlich sollen alle relevanten Mitarbeiter den Erhalt einer derartigen Schulungsmaßnahme durch Unterschrift quittieren.

Ebenfalls 1mal jährlich berichtet der Compliance Beauftragter dem für ihn zuständigen Ressort-Vorstand schriftlich über seine Tätigkeit; sofern zutreffend bei besonderen Anlässen unverzüglich insbesondere über schwerwiegende Verstöße gegen bestehende Leitsätze zu Mitarbeitergeschäften.

Der Bericht eines Compliance Beauftragten wird auch den Aufsichtsrat- bzw. Verwaltungsratmitgliedern des Wertpapierdienstleistungsunternehmens zur Verfügung gestellt.

Grundsätzliche Compliance Aufgaben im Bereich von Wertpapierdienstleistungen

Erfüllung und Umsetzung der Compliance Aufgaben auf Basis von relevanten unternehmensinternen, aufsichtsrechtlichen und gesetzlichen Anforderungen (MiFID, WpHG, KWG, BaFin Rundschreiben, etc.)

» Vermeidung potenzieller Interessenkonflikte zwischen Kunde, Unternehmen und Mitarbeiter

» Sicherstellung von fairen Ausgangsvoraussetzungen für den Abschluss von Anlagegeschäften

» Vermeidung von Handlungen, die Ansehen Institut und Mitarbeiter gefährden oder schädigen

» Integration des Compliance Gedankens als fester Bestandteil der Unternehmenskultur

Kontrolle der Einhaltung von MiFID Anforderungen (Wohlverhaltensregeln) u.a.
» Offenlegung von Vertriebsprovisionen

» Inhaltliche Ausgestaltung von wertpapierbezogenen Werbematerial

» Pflichteinhaltungen: Anlageberatung, beratungsfreies Geschäft, reines Ausführungsgeschäft,
Best Execution Auftragsabwicklung, Vermögensverwaltung, Meldewesen

Sicherstellung Einhaltung von Anforderungen nach §§ 9 (Meldepflichten), 21 (Mitteilungspflichten des Meldepflichtigen) und 22 (Zurechnung von Stimmrechten) WpHG anhand von Stichproben

» Recherche Finanzanalysen

» Nutzung aktuellen Vordrucken (z.B. Depoteröffnung)

» Organisatorische Regelungen (z.B. Verfahrensweise bei der Annahme einer Telefon-Order)

Einhaltung der Bedingungen der Verhaltensrichtlinie (Konkretisierung §§ 31, 32 WpHG)

» Unterstützung der Innenrevision bei der Prüfung (Depot B)

Überwachung von Organisationspflichten nach § 33 WpHG

» Organisatorische und räumliche Trennung des Eigenhandels vom Kundenwertpapierhandel
(Prüfung der Einhaltung im Rahmen von Kontrolltätigkeiten, z.B. § 9 WpHG Meldungen)

» Implementierung organisatorischer Vorkehrungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten

» Mitwirkung bei der Ausgestaltung von operativen Prozessen zur Vermeidung bzw. Steuerung
potentieller Interessenkonflikte sowie zur Überwachung von Mitarbeitergeschäften

Analyse eines Interessen- und Insiderkonfliktpotentials im Bereich von Kundenhandels- sowie Eigenhandelsgeschäften

» Identifizierung, Eingruppierung und Benennung von Mitarbeitern mit besonderen Funktionen

» Tägliche Kontrolle aller Wertpapiergeschäfte von Mitarbeitern anhand von Compliance Listen,

die ausführlichen Informationen zu den einzelnen Transaktionen enthalten (inkl. Kontrolle von

Mitarbeitergeschäfte bei Drittinstituten)

» Überprüfung der Funktionsfähig einer wertpapiergeschäftbezogene Reklamationsbearbeitung

Durchführung regelmäßiger und anlassbezogener Schulungen zwecks Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung von Wertpapier- und Wertpapiernebendienstleistungen und zum Schutz der Mitarbeiter vor unbeabsichtigten Fehlhandlungen

» Hausinterne Schulung zur geltenden und veränderten Compliance Anforderungen

(Schulungsinhalte stehen in Abhängigkeit zu der jeweiligen Beratungskompetenz)

» Mitwirkung bei der Auswahl von geeigneten Weiterbildungsangeboten für Kundenberater und

Mitarbeiter im Wertpapierabwicklungsbereich zu Grundlagen des Wertpapiergeschäftes

Beratung und Unterstützung der Geschäftsbereiche und Mitarbeiter hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sowie der Organisations- und Arbeitsanweisungen

» Bewertung und Überwachung von Maßnahmen zur Behebung von organisatorischen Defiziten

Belehrungen über Mitarbeiterleitsätze und Nachverfolgung dessen Anerkennung

Informationsflusssteuerung von Compliance relevanten Tatbeständen

Erstellung regelmäßigen Report über die Compliance bezogenen Aufgaben an den Vorstand, insbesondere zu den regelmäßig durchgeführten risikobasierte Überwachungshandlungen im Hinblick auf die Einhaltung der im Unternehmen implementierten Compliance Vorkehrungen

Ansprechpartner bei Compliance relevanten Sachverhalten für Mitarbeiter, für BaFin (Aufsichtsbehörde), für Handelsüberwachungsstellen (Börsen) und Strafverfolgungsbehörden sowie Kommunikation und Kooperation im Compliance Bereich mit Kollegen anderer Institute

Erläuterungen zur Vertraulichkeitsverpflichtung eines Compliance Beauftragten

Alle Unterlagen und Informationen, die einem Compliance Beauftragten im Rahmen seiner Tätigkeit zugänglich werden oder von den er in sonstiger Weise Kenntnis erhält, sind - soweit diese nicht auf Verlangen der BaFin Kraft Gesetzes oder bei einer Depotprüfung offen gelegt werden müssen - strengstens vertraulich zu behandeln.

Darunter fallen insbesondere die Meldungen von Mitarbeitern über das Bestehen von Konto- und Depotverbindung bei anderen Wertpapierdienstleistungsunternehmen sowie über die darüber getätigten Wertpapierumsätze. Gleichfalls sind diese Bestimmungen auf Konten und Depots Dritter anzuwenden, für die der Mitarbeiter auf Grund einer Vollmachtserteilung verfügungsberechtigt ist.

Wertpapiertitel, die auf einer Beobachtungsliste geführt werden sowie die Gründe für die Aufnahme von Wertpapiertiteln in die Beobachtungs- oder gar Sperrliste dürfen vom Compliance Beauftragten ebenfalls nicht offen gelegt werden.

Abweichend hiervon muss ein Compliance Beauftragter dem Vorstand eines Wertpapierdienstleistungsunternehmens hingegen derartige Auskünfte erteilen.

Für den Fall, das auf Grund von Verstößen durch Mitarbeiter gegen Compliance Regelungen zur Klärung und Ergreifung von Maßnahmen die Einbindung von Mitarbeitern notwendig wird, ist der Kreis der einzuschaltenden Mitarbeiter - die dann der Verschwiegenheitspflicht ebenfalls unterliegen - so klein wie möglich zu halten.

Exkurs Beobachtungsliste (Watch List)

Sind einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen bei gehandelten Wertpapieren und Derivaten noch nicht veröffentlichte Informationen über einen Emittenten bekannt, müssen diese Gattungen auf einer vom Compliance Beauftragten aktuell zu haltenden Beobachtungsliste stehen, sofern ein Bekanntwerden dieser Informationen in der Öffentlichkeit den Marktpreis der Gattung beeinflussen könnte.

Den Mitarbeitern eines Wertpapierdienstleistungsunternehmens obliegt die streng vertrauliche Mitwirkungspflicht dem Compliance Beauftragten ein Vorliegen von Insiderinformation unverzüglich mitzuteilen.

Bei Gattungen, die auf der Watch-List eines Compliance Beauftragten stehen, kann ein Compliance Beauftragter derartige Mitarbeitergeschäfte von vorne an einschränken oder auch nach Anhörung des betroffenen Mitarbeiters den Abschluss eines solchen Wertpapiergeschäftes untersagen.

Hat der Compliance Beauftragter Hinweise, dass ein bereits ausgeführtes Wertpapiergeschäft auf Grund eines bestandenen Informationsvorsprunges bei dem Wertpapierdienstleistungsunternehmen nicht mit den Insiderregeln vereinbar erscheint, kann er nach einer entsprechenden Prüfung das betroffene Mitarbeitergeschäft stornieren oder die Liquidation einzelner Wertpapierpositionen verlangen.

Der Compliance Beauftragter kann in die Beobachtungsliste auch Depots von Personen aufnehmen, wenn er Erkenntnisse hat, dass die Inhaber dieser Depots über Insiderkenntnisse verfügen.

Exkurs Sperrliste (Restricted List)

Ein Compliance Beauftragter kann bei einem Wertpapierdienstleistungsunternehmen Gattung benennen, deren Handel allen oder nur bestimmten Mitarbeitern des Unternehmens nicht erlaubt ist. Durch eine geeignete und zugängliche interne Veröffentlichung im Unternehmen sind die betroffenen Mitarbeiter dann über das Bestehen bestimmter Handelsbeschränkungen aufmerksam zu machen.

Den Mitarbeitern wird damit untersagt, für diese Gattung für sich selbst oder auf Grund von Vollmachten Wertpapieraufträge auszuführen.

Auszug aus dem Wertpapierhandelsgesetzbuch

WpHG Abschnitt 6 Verhaltenspflichten, Organisationspflichten, Transparenzpflichten
§ 31	Allgemeine Verhaltensregeln
§ 31a	Kunden
§ 31b	Geschäfte mit geeigneten Gegenparteien
§ 31c	Bearbeitung von Kundenaufträgen
§ 31d	Zuwendungen
§ 31e	Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen über ein anderes Wertpapierdienstleistungsunternehmen
§ 31f	Betrieb eines multilateralen Handelssystems
§ 31g	Vor- und Nachhandelstransparenz für multilaterale Handelssysteme
§ 31h	Veröffentlichungspflichten von Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach dem Handel
§ 32	Systematische Internalisierung
§ 32a	Veröffentlichen von Quotes durch systematische Internalisierer
§ 32b	Bestimmung der standardmäßigen Marktgröße und Aufgaben der Bundesanstalt
§ 32c	Ausführung von Kundenaufträgen durch systematische Internalisierer
§ 32d	Zugang zu Quotes, Geschäftsbedingungen bei systematischer Internalisierung
§ 33	Organisationspflichten
§ 33a	Bestmögliche Ausführung von Kundenaufträgen
§ 33b	Mitarbeiter und Mitarbeitergeschäfte
§ 34	Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
§ 34a	Getrennte Vermögensverwahrung
§ 34b	Analyse von Finanzinstrumenten
§ 34c	Anzeigepflicht
§ 34d	Einsatz von Mitarbeitern in der Anlageberatung, als Vertriebsbeauftragte oder als Compliance Beauftragte
§ 35	Überwachung der Meldepflichten und Verhaltensregeln
§ 36	Prüfung der Meldepflichten und Verhaltensregeln
§ 36a	Unternehmen, organisierte Märkte und multilaterale Handelssysteme mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum
§ 36b	Werbung der Wertpapierdienstleistungsunternehmen
§ 36c	Register über Honorar-Anlageberater
§ 36d	Bezeichnungen zur Honorar-Anlageberatung
§ 37	Ausnahmen