Fachwissen Bargeldlogistik (Cash Management)

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"Nur Bares ist Wahres“! Bargeld ist in Deutschland trotz einer Vielzahl von vorhandenen bargeldlosen Zahlungsverfahren daher traditionell weiterhin das meistgenutzte - und somit vielleicht auch als das wichtigste wahrgenommene - Zahlungsmittel.

Für den Einzelhandel und für die Kreditinstitute, aber insb. für Geld- und Wertdienstleistungsunternehmen sind daher (Fälschung-) Sicherheit und Effizienz die vorrangigsten Anforderungen, die an eine optimale Bargeldlogistik gestellt werden.

Entsprechend hierzu müssen bei guten Konzepten zur Automatisierung und Standardisierung des Bargeldkreislaufes neben den Risikoaspekten auch die Kostenbelastungen im ausgewogenen Spannungsfeld zwischen Sicherheit und Wirtschaftlichkeit stehen.

Die große Bedeutung, die der Bargeldversorgung und -infrastruktur beizumessen ist, zeigt sich nicht zu Letzt daran, dass - dem gesetzlichen Auftrag "Sorge für die bankmäßige Abwicklung des Zahlungsverkehrs ..." abgleitet - das Bargeld ein strategisches Kerngeschäftsfeld der Deutschen Bundesbank ist.

Des Weiteren lassen die präventiven Zahlungsgewohnheiten in Deutschland darauf schließen, dass das Bargeld auch auf absehbare Zeit seine besondere Bedeutung behalten wird. Der technische Fortschritt hatte beispielsweise einen erheblichen Einfluss darauf, dass die Nutzung der von Bankkunden direkt zu bedienenden Ein- und Auszahlungsterminals sogar stetig gestiegen ist.

Die operative Bargeldversorgung von Endverbrauchern ist daher eine originäre Aufgabe von Kreditinstituten, die größtenteils an ein beauftragtes Geld- und Wertdienstleistungsunternehmen ZAG konform ausgelagert wird.

Tätigkeiten, die im Rahmen einer Bargeldversorgung von Geschäftsstellen und Geldautomaten bei einem Kreditinstitut anfallen, u.a.

Bearbeitung eingehender Bargeldbestellung-Anforderungen von Filialen
Überwachung und Steuerung Bargeldbestände Geldausgabeautomaten (Kassettenstatus)
Erstellung von Stückelungslisten für das Werttransportdienstleistungsunternehmen
Geldbestellung bei der Bundesbank bzw. Landeszentralbank (LZB) auslösen
Geldausgabeautomat außer Betrieb nehmen und Abstimmungsvorgang auslösen

Sortenhauptkasse (Bargeld in Fremdwährungen)

In der Regel vornehmlich größere Kreditinstitute bieten ihren Kunden nicht nur Bargeld in der Währung EURO sondern auch Käufe und Verkäufe von Bargeld in gängigen Fremdwährungen (z.B. USD) an. Auch hier müssen die Kreditinstitute im Rahmen einer Bargeldlogistik entsprechende Prozesse aufgesetzt haben.

Fremdwährungsbestände werden bei Kreditinstituten in der sogenannten Sortenhauptkasse geführt. Eine Verwaltung von Sorten erfordert insbesondere folgende wesentliche Tätigkeiten:

Disponieren von eingehenden Kundenbestellungen/ -aufträgen
Bestellung von Sorten für die Hauptkasse
Umrechnung An- und Verkauf von Sorten und Buchungen zum Kurs am Schalter
Regelmäßige Bewertung der Sorten (z.B. zum Monatsultimo)
Überwachung CpD Konto Sortenbestand zum Tagesabschluss

Münzen und Edelmetalle

Unter dem Begriff Münzen sind zum einen reguläre Umlaufmünzen (z.B. 50 Cent Münze, 2 Euro Münze etc.) und zum anderen Gedenk- sowie Sammlermünzen zu verstehen, welche zwar formal auch Umlaufmünzen sind, jedoch selten in den regulären Bargeldkreislauf wandern.

Bei Sammlermünzen (z.B. Nominalwert 20 Euro) liegt es aber nicht vorrangig daran, dass diese nur im jeweiligen Ausgabeland als gesetzliche Zahlungsmittel gelten, sondern weil es sich hier um Sonderprägungen handelt, die auf Grund von besonderen Motiven in Verbindung einer limitierten Auflage bei Sammlern oftmals sehr begehrt sind.

Sammlermünzen sind bei der Deutschen Bundesbank erhältlich, werden aber auch von vielen Kreditinstituten zum Ankauf angeboten.

Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)

Seit dem das ZAG am 31. Oktober 2009 in Deutschland in Kraft getreten ist, dürfen bestimmte Dienstleistungen den rechtlichen Rahmenbedingungen nach nur noch von Unternehmen erbracht werden, die im Besitz einer Lizenz als Zahlungsinstitut sind.

Die Verrechnung von Kundengeldern eines Geld- und Wertdienstleistungsunternehmen bei der Deutschen Bundesbank über ein eigenes Girokonto ist hiernach schon ein erlaubnispflichtiger Zahlungsdienst. Lediglich der Transport und die Bearbeitung von Bargeldern zählt hingegen zu den erlaubnisfreien Tätigkeiten von Geld- und Wertdienstleistungsunternehmen.

Anmerkung: Ein unerlaubtes Erbringen von Zahlungsdiensten stellt eine Straftat mit Androhung von Geldstrafen oder sogar Freiheitsentzug dar.

Geldautomaten

Kreditinstitute bieten ihren Kunden sowohl im Innenbereich des Kreditinstituts als auch in unterschiedlichen Außenbereichen neben Terminals (Kontoauszugsdrucker, Überweisungsterminal) auch (teilweise freistehende) Selbstbedienungsgeräte mit Bargeldausgabe- und Bargeldannahmefunktionen an.

Um einen reinen Geldausgabeautomaten (GAA) handelt es dann, wenn dieser lediglich über eine Geldausgabefunktion verfügt. Multifunktionale Endgeräte bieten ergänzend hierzu auch eine Funktion zur Bargeldeinzahlung an.

Werden darüber hinaus die eingezahlte Banknoten nach einer Echtheitsprüfung über dieses Gerät wieder zur Auszahlung bereitgestellt, spricht man vom Einsatz eines kombinierten Cash Recycling Systems, welches nicht nur als Banknoten- sondern auch als Münzrecycler ausgestattet werden kann.

Angemerkt sei an diese Stelle, dass ein Einsatz von standardisierten Geldkassetten, die in Geldausgabegeräten unterschiedlicher Hersteller eingesetzt werden können, grundsätzlich sowohl den Transport als auch die Übergabe und die Bearbeitung von Banknoten erleichtern.

Elektronische Kassensysteme (Point-of-Sale Systeme)

Unter elektronische Kassensysteme ist der Einsatz von automatischen Geräten (Hardware) an Kassen und Schalter mit einer (Sicherheits-) Software zu verstehen, die speziell für gesicherte Geldein- und Geldauszahlungen bei Kreditinstituten konzeptioniert worden und neben einer fehlerfreien Abrechnung auch für eine revisionssichere Aufzeichnung (u.a. vollständig, nicht nachträglich veränderbar, Protokollierungen von Storno) aller Zahlungsvorgänge verantwortlich sind.

Neben der klassischen Kassenfunktionen müssen somit alle relevanten Kassendaten dieser POS Geräte kompatibel an das zentrales Kundeninformationssystem des Kreditinstituts übergeben werden können.

Innovative Bargeldverarbeitungstechniken bieten heutzutage geschlossene Kassensysteme an, d.h. selbst die Mitarbeiter eines Kreditinstitutes haben keinen Zugriff auf das Bargeld - welches nach einem maschinellen Zählen direkt in einen Tresor wandert - mehr.

Selbstverständlich sind bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) wie auch die relevanten Regelungen der Abgabenordnung (insbesondere §§ 145, 146 AO) oder des Geldwäschegesetzes (§§ 2,3 GWG) zu beachten.

UVV Kassen (Unfallverhütungsvorschriften)

Seitens der Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung) wurden speziell auf die Anforderungen bei Kreditinstituten mit Bargeldverkehr und Geldwechselinstituten ausgerichtete Normen (Richtlinien für Überwachungsanlagen, Gefahrenmeldetechnik und organisatorische Sicherungsmaßnahmen) erlassen, bei denen eine weitgehend größtmögliche Sicherung von personell besetzten Arbeitsplätzen in Kreditinstituten sowie der Schutz von installierten Geräteautomaten (Ein- und Auszahlungsautomaten) insbesondere um Angriffe auf Gesundheit und Leben der Mitarbeiter (Überfälle) zu verhindern - im Fokus steht.